Aunque se trata de un gasto fijo que debes hacer tres veces al año, es posible optimizar más los recursos.
En material legal, la dotación laboral en Colombia no ha tenido ningún cambio, sigue siendo una prestación social obligatoria que los empleadores deben entregar a sus colaboradores que cumplan con los siguientes requisitos:Ganar menos de dos salarios mínimos vigentes.
Estar vinculado desde hace tres meses, como mínimo.
Pero, en la práctica, sí hay algo que ha transformado a las empresas: la cantidad de trabajadores que ahora cumplen con sus funciones desde sus hogares, ya sea a través de la modalidad del teletrabajo o el trabajo en casa.
Esa realidad del trabajo remoto, que llegó para quedarse, le trae nuevos retos y preguntas a las empresas.
Te damos algunas recomendaciones que pueden ser claves para que tu empresa ahorre más:
¿Cómo se puede ahorrar en el suministro de dotación laboral?
1. Estudia tus gastos y costos en insumos de dotación
El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, que regula la dotación laboral, no determina el valor específico de esta prestación, pero sí detalla que debe alcanzar para un par de zapatos y un vestido de labor.
Además del valor que destines para las prendas, suma en qué otro gastos está incurriendo tu empresa actualmente, ya sea para la entrega de uniformes u otras prendas:
$ Tiempo administrativo destinado a la cotización y contratación con diferentes proveedores.
$ Gastos de bodegaje y transporte de prendas.
$ Tiempo que tarda el departamento de Recursos Humanos alistando la entrega.
$ Quejas, reclamos y cambios de prendas por inconformidades del personal.
2. Analiza cuál es la dotación más adecuada para el personal
Luego de tener claro cuánto le cuesta la dotación a tu empresa, analiza el factor más importante para la entrega de este beneficio.
Las prendas que les entregues, tanto a los teletrabajadores como al resto del personal que no trabaje en esta modalidad, deben adaptarse a las tareas que realizan y el ambiente en el que se encuentren.
Es clave que determines qué tipo de ropa desean usar los colaboradores que trabajan desde sus casas, pues seguramente no necesitan lo mismo que reciben aquellos que siguen visitando la sede física de tu organización.
3. Ahorra en gastos adquiriendo dotación de manera inteligente
Seguramente, con los dos pasos anteriores, vas a evidenciar dos factores que hacen parte de esta nueva normalidad y que no se pueden ignorar: Las necesidades de dotación laboral de tu personal son diversas.
Los gastos y el tiempo invertido en transporte y entrega de prendas pueden aumentar significativamente por el trabajo remoto.
¿Es posible la reducción de costos? ¿Cómo lograrlo? Haz un análisis de mercado y determina el valor que les vas a entregar a tus colaboradores para la compra de un par de zapatos y un vestido de labor.
Quítale la carga administrativa y logística a tu empresa y contrata un servicio de entrega de dotación que garantice la correcta destinación del recurso.
Permíteles a los trabajadores elegir sus propias prendas: nadie mejor que ellos conoce lo que los hace sentir más cómodos durante su jornada de trabajo.
Evita los trámites e inconvenientes con diferentes proveedores, elige uno solo que ofrezca una amplia red de comercios de ropa y calzado.
Ahórrate los gastos que suelen aparecer a la hora de entregar prendas, como el cambio de tallas y la devolución de prendas con imperfecciones.
4. Automatiza tus procesos de entrega de dotación laboral
La automatización de procesos es ahorro, y la mejor forma de hacerlo con la dotación laboral es contratando un servicio que le permita a tu empresa comprar y entregar la dotación de forma 100% digital.
Esto te permitirá: Hacerlo desde la comodidad de tu casa u oficina, sin necesidad de desplazarte a otros lugares.
Ahorrar gastos de transporte y desplazamiento para entrega de papelería o firmas de contratos.
Entregarle a tus colaboradores el beneficio de manera fácil y rápida.
5. Evitar sanciones y demandas es ahorro asegurado
Entregar las tres dotaciones laborales al año, en los tiempos que lo estipula la ley, te ahorrará cualquier gasto relacionado a sanciones o demandas que interponga algún empleado en caso de no recibir esta prestación social.
Las fechas límites de entrega son: 30 de abril.
31 de agosto.
20 de diciembre. (30 de diciembre en el sector público).
Recuerda que está prohibido: Entregar la dotación en dinero en efectivo o consignación a las cuentas de nómina.
Descontar parcial o totalmente el valor de la dotación de la remuneración de tus colaboradores.
Y no te olvides: ¡la mejor forma de aumentar la productividad y ahorrar costos en tu empresa es mantener motivados a tus colaboradores!
Entregando una dotación laboral que los haga sentir cómodos y valorados, ayudas a aumentar el compromiso y la satisfacción laboral de tus equipos.
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