Simulador en Excel para realizar la liquidación de contratos de trabajo

 

Con este liquidador podrás realizar las simulaciones que requieras para conocer cuánto liquidar de nómina al finalizar el contrato laboral (ya sea con o sin justa causa).

Te invitamos a revisar todos los anexos de este formato en Excel, la normativa correspondiente y el material relacionado incluido.

Cuando finaliza un contrato laboral el empleador debe definir, en primera medida, si este ha finalizado con o sin justa causa; dependiendo de esto se realizará la liquidación de los valores a la fecha de finalización de contrato con o sin indemnización por parte del empleador.

Valores que se deben liquidar

Además de definir si hay o no lugar a una indemnización, entre los valores a liquidar se encuentran:

Las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías, intereses a las cesantías) y las vacaciones, desde la última fecha de pago hasta el día de finalización del contrato.

Los pagos que constituyen salario (correspondientes al último período laborado).

Los pagos que no constituyen salario (correspondientes al último período laborado).

Las deducciones que deben realizarse al empleado por concepto de aportes al sistema de seguridad social integral, retención en la fuente u otros valores a deducir (préstamos a empleados, libranza, etc.).

Aportes del empleador por el último período laborado; tanto los que tienen que ver con el sistema de seguridad social integral, como los parafiscales.

Anexos de este formato en Excel

Teniendo en cuenta los valores que deben ser liquidados en la nómina, compartimos este liquidador en Excel, que incluye los siguientes anexos:

Material relacionado: aquí encontrarás diferentes materiales, como respuestas, análisis y casos prácticos elaborados por nuestros investigadores.

Liquidación al terminar el contrato: en el que se podrán conocer los valores a favor del empleado (por concepto de vacaciones, prestaciones sociales y pagos salariales y no salariales devengados en el último período) y las deducciones a realizar (por aportes al sistema de seguridad social integral, retención en la fuente, préstamos a empleados, entre otros).

Aportes y provisiones empleador: en el que se podrán revisar los valores que debe asumir el empleador por aportes al sistema de seguridad y aportes parafiscales.

Indemnización: aquí se podrán conocer los valores asumidos por el empleador para la indemnización a la que haya lugar ante una liquidación de contrato sin justa causa (ya sea a término fijo, indefinido u obra o labor).

Resumen: valores finales a pagar al empleado por los conceptos mencionados en los anteriores puntos.

Descarga aquí nuestro Simulador en Excel para realizar la liquidación de contratos de trabajo.

Para ampliar tus conocimientos sobre este tema, te compartimos el siguiente tutorial en el que el Dr. Luis Miguel Merino expone los pormenores que se deben tener en cuenta al liquidar el contrato laboral, si hay o no lugar a indemnización y otras consideraciones.

ABC de la contratación de aprendices

 

En Colombia, los empleadores personas naturales o jurídicas del sector privado con quince (15) o más trabajadores se encuentran obligados a contratar aprendices.

Conoce algunas pautas respecto a esta contratación y los costos que representa la vinculación de aprendices por la vigencia 2021.

El artículo 32 de la Ley 789 de 2002 establece que las empresas privadas dirigidas por personas naturales o jurídicas que realicen cualquier actividad económica (a excepción de la construcción) y tengan vinculados a quince (15) o más trabajadores tienen la obligación de contratar aprendices en Colombia.

En la siguiente infografía te presentamos una síntesis de los puntos más importantes para tener en cuenta respecto a la contratación de aprendices:

Aprendices que deben ser contratados por número de trabajadores

El artículo 33 de la ley en mención establece el número de aprendices que debe ser contratado según el número de trabajadores vinculados a la empresa, de la siguiente manera:

Haz clic aquí para ver las recomendaciones que te interesarán y están relacionadas con la temática de este artículo.

Un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.

Un (1) aprendiz en las empresas que tengan entre 15 y 20 trabajadores.

En el siguiente video, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral, explica cuáles empresas se encuentran obligadas a contratar aprendices:

Contratación de aprendices en empresas de servicios temporales

En una empresa de servicios temporales existen los trabajadores de planta, que son aquellos que trabajan en las instalaciones de la EST, y los trabajadores en misión, que son aquellos enviados a las empresas usuarias.

En lo que respecta a nuestro caso en concreto, el artículo 1 del Decreto 3769 de 2004 establece que, para efectos de la determinación del número de aprendices en una empresa de servicios temporales, deben tenerse en cuenta los trabajadores de planta. Los trabajadores en misión no se tienen en cuenta, debido a que no desarrollan la actividad económica de las EST.

Por su parte, en lo que concierne a la empresa usuaria, tampoco los trabajadores en misión se tienen en cuenta para la determinación de la cuota de aprendices que tiene la obligación de contratar, debido a que esta empresa no es el empleador de dichos trabajadores.

Amplía este tema mediante nuestro editorial Aprendices: contratación en una empresa de servicios temporales.

A continuación, Angie Marcela Vargas, abogada consultora en derecho laboral, explica cómo debe llevarse a cabo la contratación de aprendices en empresas de servicios temporales:

Contratación de aprendices en las empresas de servicios temporales

Modalidad de contratación

Los aprendices deben ser vinculados a la empresa mediante un contrato de aprendizaje. Este tipo de contrato, aunque es una forma especial de vinculación dentro del derecho laboral, no se debe entender como un contrato de trabajo, ya que carece de los elementos de la subordinación y el salario. Tiene una duración máxima de dos (2) años (artículo 2.2.6.3.1 del Decreto 1072 de 2015), la cual deberá comprender el desarrollo de las etapas lectiva y productiva.

Lo anterior, debido a que la celebración de este contrato tiene como finalidad la formación práctica del aprendiz, con el patrocinio de una empresa o empleador persona natural que le suministre las herramientas para la adquisición de conocimientos y experiencia requeridos para la actividad en la que se está formando.

Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral, explica, a continuación, en qué consiste el contrato de aprendizaje y cómo debe ser su tratamiento:

Monetización por la no contratación de aprendices

El artículo 34 de la Ley 789 de 2002 establece que las empresas obligadas a contratar aprendices que opten por no hacerlo o no cuenten con la capacidad administrativa para el efecto podrán monetizar la cuota de aprendices que se encuentran obligadas a contratar. Esta monetización podrá ser:

Total: cuando la empresa no contrate a ningún aprendiz, deberá pagar la monetización por cada uno de los aprendices obligada a contratar.

Parcial: ocurre cuando, por ejemplo, el empleador tenga la obligación de contratar cinco (5) aprendices, pero contrata tres (3). En este caso, le corresponde pagar cuota de monetización por los dos (2) aprendices restantes.

Esta monetización debe ser llevada a cabo mediante las siguientes fórmulas:

Monetización total 

Monetización parcial

Número de trabajadores x 5 % x 1 salario mínimo mensual legal vigente –smmlv– 

Número de trabajadores x 5 % x 1 smmlv x número de trabajadores a monetizar parcialmente/número de aprendices obligados a contratar

En el siguiente video, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral, explica cómo debe realizarse el pago de la cuota de monetización:

Monto del apoyo de sostenimiento para 2021

Un aprendiz debe recibir mensualmente un apoyo de sostenimiento, el cual varía de monto según la etapa de formación en la que se encuentre el aprendiz y según la tasa de desempleo certificada por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística –Dane– cada año. Atendiendo a esto, tenemos lo siguiente:

Fase lectiva: el 50 % de un smmlv. Este porcentaje es fijo, es decir, no varía por ninguna circunstancia.

Fase práctica: el 100 % de un smmlv siempre que la tasa de desempleo nacional del año inmediatamente anterior sea inferior al 10 %. En caso de que la tasa de desempleo sea superior a dicho porcentaje, el valor del apoyo equivaldrá al 75 %.

En lo que refiere al monto de este apoyo en la fase práctica para este año, el Dane certificó para 2020 una tasa de desempleo a nivel nacional del 13,3 %. Por esta razón, por la vigencia 2021, los aprendices en dicha fase recibirán el 75 % de un smmlv.

Atendiendo a lo anterior, tenemos las siguientes cifras:

Fase lectiva 

Fase práctica

$454.263 

$681.395

Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral, explica en el siguiente video cómo influye la tasa de desempleo en la determinación del monto del apoyo de sostenimiento:

Aporte a seguridad social y demás acreencias laborales

Durante la vigencia del contrato de aprendizaje, le corresponde a la empresa patrocinadora pagar a favor del aprendiz los siguientes aportes a seguridad social según la etapa en la que se encuentre, a saber:

Fase lectiva: aportes a salud.

Fase práctica: aportes a salud y riesgos laborales.

Dichos aportes en ambas fases deben ser realizados sobre la base de un (1) smmlv ($908.526 para 2021), sin que deba realizarse ningún descuento al apoyo de sostenimiento recibido por el aprendiz, debido a que, recordemos, este no constituye salario, lo cual supone que le corresponde a la empresa patrocinadora asumir el total de los aportes.

Dado lo anterior, se tiene que por el 2021 la empresa patrocinadora debe pagar el aporte a salud por el aprendiz, correspondiente al valor de:

$908.526 x 12,5 % = $113.566

Y por el aporte a riesgos laborales (nivel I):

$908.526 x 0,522 = $4.743

Nota: estos aportes hacen al aprendiz acreedor de todos sus beneficios, por lo tanto, se le deben reconocer los períodos de incapacidad de origen común o laboral, para lo cual la empresa patrocinadora deberá realizar el pago de las incapacidades directamente al aprendiz sobre el valor de un (1) smmlv (independientemente de que el apoyo de sostenimiento se pague al 50 % o 75 %) y realizar el recobro a la EPS.

También debe ser reconocida para las aprendices la licencia de maternidad en las mismas condiciones que a las trabajadoras, esto es, por el término de 18 semanas calendario y con el mismo procedimiento de pago y recobro de las incapacidades.

Así pues, se tiene que estos son los únicos pagos que deben realizarse a favor del aprendiz, además del apoyo de sostenimiento. Dado esto, para un aprendiz no existe la obligación de pagar el aporte a pensión, auxilio de transporte, prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías), vacaciones, licencias, parafiscales, entre otros conceptos.

Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral, a continuación, explica los pagos a seguridad social que deben realizarse a favor de los aprendices:

Pila para realizar aportes a seguridad social

Los aportes a seguridad social deben realizarse mediante la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila–. En lo que refiere a los aprendices, debe utilizarse la planilla E: empleados, y marcar el código 12 cuando el aprendiz se encuentre en etapa lectiva para realizar el aporte solo a salud, y el código 19 cuando se encuentre en etapa práctica o productiva y así poder efectuar los pagos a salud y riesgos laborales.

Es importante marcar estos códigos para que el sistema no tome al aprendiz como trabajador y, como consecuencia, tenga que realizar el pago de todos los aportes o los intereses en mora por realizar el pago de la Pila incompleto.

Multa por no contratar aprendices

El artículo 2.2.6.3.15 del Decreto 1072 de 2015 establece que el Sena podrá imponer sanciones cuando la empresa patrocinadora incumpla con la vinculación de los aprendices a los que se encuentra obligada o con el pago de la cuota de monetización. Dichas sanciones son las siguientes:

Multa por no contratar aprendices: cuando la empresa no contrate la cuota mínima de aprendices, deberá pagar el equivalente al monto del apoyo de sostenimiento (75 % o 100 % de un smmlv) para el año en el que sea impuesta la sanción (Consulta el Acuerdo 4 de 2014, donde podrás encontrar cómo funciona la graduación de las multas por no contratar aprendices).

Multa por no pagar el valor de la cuota de monetización: en el evento en que la empresa incumpla el pago de la cuota de monetización, deberá pagar el valor de esta más los intereses moratorios diarios conforme a la tasa máxima establecida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Pago constitutivo de salario: ¿cómo identificarlo?

 

Muchos empleadores pactan con sus trabajadores que algunos pagos no constituyen salario. ¿Es válido realizar un pacto de desalarización?

Conoce las pautas que ha dado la Corte Suprema de Justicia para identificar en qué casos un pago es salario y en qué casos tienen o no tiene validez dichos pactos.

El salario, como remuneración dada al trabajador con ocasión del contrato laboral, es un parámetro fundamental en el reconocimiento de otros derechos laborales, tales como la prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías, vacaciones, aportes a seguridad social e indemnizaciones, dado que dichos emolumentos laborales se liquidan y pagan teniendo como base para dicho cálculo la remuneración salarial que devengue mensualmente el trabajador.

Por ello, es fundamental en la relación laboral determinar de forma adecuada qué pagos constituyen salario y cuáles no, a fin de realizar un correcto reconocimiento de los derechos antes mencionados y evitar problemas futuros.

En las últimas décadas, muchos empleadores, bajo la motivación de disminuir la carga prestacional que deben pagar a sus trabajadores, hacen uso de una serie de políticas de desalarización, en aras de establecer parte de la remuneración de sus trabajadores como no salarial y así ahorrarse dinero.

Sin embargo, pese a que se realicen pactos con el trabajador de esta índole, es importante que el empleador conozca e implemente de forma apropiada las diferentes reglas que la Corte Suprema de Justicia ha establecido, a fin de determinar si un pago realmente es salarial o no, con el objeto de que a futuro no se le convierta dicha desalarización en un dolor de cabeza.

Pautas para identificar pagos constitutivos de salario

Dichas reglas o pautas fueron recientemente recordadas y recopiladas por la Sala Laboral de la Corte en la Sentencia SL5146 de 2020 y son las siguientes:

Todo lo que el trabajador recibe como contraprestación directa del servicio es salario, sin importar la denominación o nombre que se le dé

La Corte Suprema de Justicia, en Sentencia con radicado 42277 de 2012, de manera reiterada ha manifestado que el salario resulta ser la retribución o lo que recibe el trabajador por sus labores personales subordinadas prestadas al empleador; por ello, el mismo artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– establece que se considerará como tal, sin importar el nombre o denominación que se le quiera dar.

Un ejemplo de ello son las comisiones, las cuales constituyen salario conforme a lo establecido en el artículo en mención y, además, debido a que estos pagos se realizan al trabajador como contraprestación del trabajo realizado.

Estas comisiones siempre serán salario, sin importar si se pretende ocultar dicho pago con pactos o denominaciones diferentes, como bonificaciones, metas, participaciones, entre otros.

No constituyen salario las sumas que entrega el empleador por causa distinta a la puesta a disposición de la capacidad de trabajo

Esto se refiere que todo pago realizado al trabajador, que sea por causa diferente a la prestación del servicio, es decir, que no guarda relación con la realización de la labor, no constituye salario (artículo 128 del CST). La Corte enuncia como tal:

Sumas recibidas por el trabajador en dinero o en especie, no para su beneficio personal o enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones, tales como gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes.

Las prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías).

El subsidio familiar, las indemnizaciones, los viáticos accidentales y permanentes; estos últimos en la parte destinada al transporte y representación.

Las sumas ocasionales y entregadas por mera liberalidad del empleador que, desde luego, no oculten o disimulen un propósito retributivo del trabajo, es decir, que dicha suma ocasional o por mera liberalidad no debe guardar relación con la prestación del servicio.

Para determinar si un pago es salarial, prima la realidad sobre las formalidades

Cuando se está en el estudio del carácter salarial de un rubro, se debe verificar si materialmente el respectivo pago tiene como causa real y efectiva la realización de un trabajo o si retribuye el servicio, es decir, que en el análisis se debe dar aplicación a lo que realmente retribuía ese pago, por encima del rótulo o pacto que hayan hecho las partes.

Es importante recordar que todo pago que sea contraprestación del servicio prestado es salario (consultar las sentencias CSJ SL12220-2017, CSJ SL2852-2018, CSJ SL1437-2018 y CSJ SL1993-2019).

Los pactos de exclusión salarial no deben ser utilizados para desnaturalizar el carácter salarial de ciertos pagos

Si bien el artículo 128 del CST permite que las partes excluyan el carácter salarial de ciertos pagos, este artículo de ninguna forma autoriza a las partes a suprimir o desnaturalizar el carácter salarial de ciertos pagos que por esencia y por las condiciones reales lo tienen. Es decir, que estos acuerdos no se pueden utilizar por ejemplo para establecer como no salariales los porcentajes sobre comisiones (artículo 127 CST) o pagos periódicos que retribuyen el servicio y se pagan para el beneficio personal del trabajador (consultar las sentencias CSJ SL del 27 de noviembre de 2012 bajo radicado 42277, CSJ SL12220-2017, CSJ SL5159-2018, CSJ SL1437-2018, CSJ SL1798-2018, CSJ SL2852-2018 y CSJ SL1899- 2019).

Los pactos de desalarización solo pueden ser utilizados en pagos que no compensan directamente el trabajo

“los pactos de desalarización que pretendan extraer el carácter salarial de un pago, que por naturaleza lo es, no son válidos”

Como se ha manifestado con anterioridad, los pactos de desalarización que pretendan extraer el carácter salarial de un pago, que por naturaleza lo es, no son válidos.

Lo anterior significa que, conforme a lo establecido por la Corte Suprema de Justicia, estos pactos solo pueden utilizarse en pagos que no compensan directamente el trabajo, pero que podrían confundirse con un emolumento salarial. Sobre ello puntualiza la Corte, mediante la Sentencia SL5159 de 2018:

“Lo anterior teniendo en cuenta que la posibilidad que le otorga la ley a las partes no recae sobre los pagos retributivos del servicio o que tengan su causa en el trabajo prestado u ofrecido, sino sobre aquellos emolumentos que pese a no compensar directamente el trabajo, podrían llegar a ser considerados salario.

Tal es el caso de los auxilios extralegales de alimentación, habitación o vestuario, las primas de vacaciones o de navidad. Nótese que estos conceptos no retribuyen directamente la actividad laboral en tanto que buscan mejorar la calidad de vida del trabajador o cubrir ciertas necesidades; sin embargo, de no mediar un acuerdo de exclusión salarial podrían ser considerados salario o plantearse su discusión. Por lo tanto, no es correcto afirmar que se puede desalarizar o despojar del valor de salario a un pago que tiene esa naturaleza, sino, más bien, anticiparse a precisar que un pago esencialmente no retributivo, en definitiva, no es salario por decisión de las partes”.

Cuando existan pagos periódicos el empleador es quien debe demostrar que no son retributivos del servicio y, por lo tanto, no constituyen salario

Por último, expone la Corte que cuando haya un pago regular o periódico, el empleador será quien deberá demostrar que dicho emolumento no tiene como finalidad directa la de retribuir los servicios del trabajador, ni enriquecer su patrimonio, sino que tienen una destinación diferente, como puede ser la de garantizar el cabal cumplimiento de las labores o cubrir determinadas contingencias (consultar las sentencias con radicación n° 69731 SCLAJPT-10 V.00 37, CSJ SL12220-2017, CSJ SL1437-2018 y CSJ SL5159- 2018).

Por todo lo anterior, es claro que los pactos salariales deben ser realizados con sumo cuidado y en obediencia a las reglas antes mencionadas, so pena de ser considerados como salario y ser condenados a la reliquidación y pago de prestaciones sociales, seguridad social, entre otros derechos laborales.

Declaración anual del IVA año gravable 2020 para inscritos en el SIMPLE: casos especiales

 

Durante febrero de 2021 se tendrá que presentar la declaración anual del IVA para los contribuyentes del SIMPLE, correspondiente al año gravable 2020.

Este tipo de declaración deberá contener los mismos valores que se debieron anticipar a lo largo del año 2020 en el formulario 2593.

De acuerdo con las normas que regularon durante el año gravable 2020 el funcionamiento del nuevo régimen simple (ver artículos 903 al 916 del Estatuto Tributario –ET–, modificados con el artículo 74 de la Ley 2010 de 2019; ver también el Decreto 1091 de agosto de 2020 y las resoluciones 000035 de abril 22 de 2020 y 000097 de octubre 27 de 2020), las personas naturales o jurídicas que iniciaron el 2020 perteneciendo al régimen ordinario tuvieron oportunidad hasta el 31 de julio de 2020 para optar por trasladarse voluntariamente hacia el régimen simple (siempre y cuando cumplieran los requisitos de los artículos 905 y 906 del ET).

Adicionalmente, las personas naturales o jurídicas que se fueron inscribiendo por primera vez en el RUT a lo largo del año gravable 2020, siempre tuvieron la opción de decidir en dicho momento si deseaban comenzar perteneciendo al régimen ordinario o si lo hacían de una vez en el régimen simple.

De todas formas, es posible que algunas comenzaran operaciones en el régimen ordinario y luego, a más tardar en julio 31 de 2020, optaran por trasladarse al régimen simple.

En vista de lo anterior, si algún contribuyente (persona natural o jurídica) cerró el año gravable 2020 perteneciendo al régimen simple y al mismo tiempo sucedió que sí fue responsable del IVA por las actividades de los numerales 2 al 4 del artículo 908 del ET durante una parte o la totalidad de dicho año, entonces tendrá que presentar una declaración anual del IVA (que se vencerá entre el 22 y el 26 febrero de 2021; ver artículo 915 del ET y el artículo 1.6.1.3.2.51 del DUT 1625 de 2016, luego de ser modificado con el artículo 1 del Decreto 1680 de diciembre 17 de 2020), pero tomando en cuenta los siguientes puntos importantes:

Caso 1: contribuyentes que antes de optar por el SIMPLE habían pertenecido al régimen ordinario y presentado declaraciones bimestrales o cuatrimestrales del IVA

Haz clic aquí para ver las recomendaciones que te interesarán y están relacionadas con la temática de este artículo.

Aquellos contribuyentes que iniciaron el año gravable 2020 en el régimen ordinario (o que se inscribieron en él por primera vez durante 2020), y que antes de optar por el régimen simple cumplieron a su vez con presentar una o varias declaraciones bimestrales o cuatrimestrales del IVA en el formulario 300, fueron contribuyentes que también debieron elaborar el formulario 2593 para anticipos bimestrales obligatorios del régimen simple por cada uno de los bimestres del año 2020 en los que tuvieron operaciones.

Sin embargo, y a diferencia de lo que sucedió con el formulario 2593 del año 2019, en el formulario 2593, utilizado a lo largo del año 2020, sí se incluyó el renglón 61 para que en el mismo se pudieran restar los valores por IVA que se hubieran previamente declarado y pagado en los formularios 300 del IVA hasta antes de optar por el régimen simple.

En vista de ello, al momento de elaborar su “declaración anual del IVA del año gravable 2020” (usando otra vez el formulario 300 y marcando esta vez la casilla para declaración “anual”), es claro que todos los valores que allí quedarán reportados tendrán que coincidir con los que primero fueron reportados en los formularios 2593 del mismo año gravable 2020.

Caso 2: contribuyentes que no habían presentado declaraciones de IVA durante 2020 hasta antes de optar por el régimen simple

En el caso de los contribuyentes que se inscribieron en el régimen simple en algún momento dentro del año 2020, pero que antes de ese momento no habían presentado ni pagado ninguna declaración del IVA en el formulario 300, todas sus operaciones del IVA del año 2020 también quedaron reportadas primero en los renglones 56 al 60 de los formularios 2593 presentados a lo largo del año 2020.

“cuando los contribuyentes del SIMPLE elaboren el formulario 300 para la declaración anual del IVA, los valores allí reportados serían efectivamente los mismos que también fueron reportados durante todo el 2020 en los formularios 2593”

Por consiguiente, cuando los contribuyentes del SIMPLE elaboren el formulario 300 para la declaración anual del IVA, los valores allí reportados serían efectivamente los mismos que también fueron reportados durante todo el 2020 en los formularios 2593.

Seguridad social para trabajadores independientes en 2021

Los trabajadores independientes tienen la obligación de realizar aportes a seguridad social siempre que sus ingresos sean superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente.

Conoce, a continuación, los porcentajes para realizar estos aportes por el año 2021.

¿Cuáles son los porcentajes de pago de aportes a seguridad social para los trabajadores independiente por el año 2021?

Un trabajador independiente es aquel que presta sus servicios a favor de un tercero con total independencia, es decir, no cumple un horario ni se encuentra sujeto a cumplir órdenes por parte de un empleador.

En Colombia, este tipo de trabajadores pueden clasificarse en tres grupos:

Trabajador independiente con contrato de prestación de servicios: persona natural o jurídica vinculada mediante contrato de prestación de servicios.

Trabajador independiente cuenta propia: este trabajador realiza una actividad económica por su cuenta y riesgo.

Rentista de capital: este trabajador percibe ingresos provenientes del arrendamiento de bienes muebles o inmuebles, rendimientos financieros, etc.

Porcentajes de aportes a seguridad social en 2021

Un trabajador independiente, indistintamente del grupo en el que se encuentre, tiene la obligación de realizar aportes a seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales) siempre que sus ingresos mensuales sean iguales o superiores a un (1) salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–. No realizar esto aportes podría implicarle sanciones impuestas por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales –UGPP– mediante un proceso de fiscalización.

Atendiendo a lo anterior, este tipo de trabajadores debe realizar dichos aportes sobre los siguientes porcentajes:

Salud: 12,5 %

Pensión: 16 %

Riesgos laborales: 0,522 % (nivel I).

Parafiscales (caja de compensación familiar): 2 %.

Respecto al pago de estos aportes, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

El porcentaje del aporte a riesgos laborales puede variar dependiendo del nivel de riesgo.

Este aporte debe realizarse en el caso del prestador de servicios cuando el contrato sea superior a un (1) mes y el nivel de riesgo se encuentre entre I y III.

Cuando el nivel de riesgo para el trabajador sea calificado en VI o V, el aporte debe ser realizado por el contratante.

Un trabajador independiente no tiene la obligación de realizar aportes parafiscales, no obstante, puede efectuar un aporte a una caja de compensación familiar para el acceso a sus beneficios por el porcentaje señalado.

Estos aportes deben ser realizados sobre el 40 % de los ingresos mensuales percibidos por el trabajador según su actividad.

Esquema de presunción de costos

La UGPP, mediante la Resolución 209 de 2020, estableció el esquema de presunción de costos para que los trabajadores cuenta propia y rentista de capital realicen la deducción de los costos en los que incurren en el desarrollo de sus actividades y con el valor restante determinen el valor de sus aportes a seguridad social.

Conoce cómo funciona este esquema de presunción de costos mediante nuestro editorial Presunción de costos para independientes: así lo calcula la UGPP.

En la siguiente infografía realizamos una síntesis de los puntos más relevantes para tener en cuenta respecto a este esquema de presunción de costos:

Aporte al Fondo de Solidaridad Pensional

Un trabajador independiente debe realizar el aporte al Fondo de Solidaridad Pensional cuando su ingreso base de cotización –IBC– (40 % de sus ingresos mensuales) supere los cuatro (4) smmlv, esto es, $3.634.104. En caso de que el IBC no sea igual o superior a este último valor, el trabajador no se encuentra obligado a realizar este aporte.

En el siguiente video, Natalia Jaimes Lúquez explica cómo procede el pago al FSP por parte de un trabajador independiente:

a la/s febrero 10, 2021  

Novedades y formatos de retención en la fuente (procedimientos 1 y 2) para el año gravable 2021

 

Conoce qué se debe atender durante el 2021 para el cálculo de la retención en la fuente a título de rentas de trabajo (laborales y no laborales).

En este editorial encontrarás la descripción y enlaces de las herramientas que elaboró nuestro líder en investigación tributaria, Diego Guevara Madrid.

Cuando una persona natural residente percibe rentas de trabajo (laborales y no laborales), se le debe practicar retención en la fuente; y para determinar qué porcentajes usar y qué procedimientos tener en cuenta, se debe revisar si el beneficiario del pago o abono en cuenta obtuvo pagos laborales, honorarios, comisiones, servicios, emolumentos o demás compensaciones por servicios personales.

Cuando la persona natural residente obtiene pagos laborales, es posible practicarle retención en la fuente a través de los procedimientos 1 o 2. Por su parte, si el pago se realiza a personas naturales residentes que no tengan vínculo laboral y que reciban pagos o abonos en cuenta por concepto de honorarios, comisiones, servicios, emolumentos y demás compensaciones por servicios personales (que manifiesten que durante el año no subcontratan a otras dos (2) o más personas), se aplica el procedimiento 1.

Ahora bien, cuando la persona que percibe rentas de trabajo sin vínculo laboral manifieste que sí vincula a otras dos (2) o más personas, su retención se practicará con las tarifas tradicionales del artículo 392 del ET (modificado por el artículo 16 de la Ley 2070 de diciembre 31 de 2020): 3,5 %, 4 %, 6 %, 11 %, etc.

Teniendo en cuenta esto, para realizar un correcto cálculo es necesario atender lo dispuesto en los artículos 383 (retención en la fuente), 385 (procedimiento 1), 386 (procedimiento 2) y 388 (depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente) del ET, entre otras disposiciones consagradas en dicho estatuto, y el DUT 1625 de 2016, además de cualquier otra norma relacionada.

Depuración para determinar el valor de la retención

Al efectuar la depuración para determinar el valor de la retención, así como para establecer el porcentaje fijo de retención en el caso del procedimiento 2, a los ingresos brutos se deben restar los ingresos no gravados, las deducciones del artículo 387 del ET y las rentas exentas contempladas en los artículos 126-1, 126-4, 206 (modificado con el artículo 32 de la Ley 2010 de 2019) y 206-1 del ET (modificado con el artículo 33 de la Ley 2010 de 2019).

Los valores de todas las deducciones y rentas exentas (excluyendo las rentas exentas de los numerales 6, 7, 8 y 9 del artículo 206 del ET, al igual que las rentas exentas del artículo 206-1 del ET) se seguirán sometiendo al límite del 40 % de los ingresos netos (ingresos brutos menos ingresos no gravados), y en valores absolutos dicho límite no puede exceder las 5.040 UVT anuales (ver el parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016).

Al valor neto obtenido se le aplicará la tabla del artículo 383 del ET (modificado por el artículo 42 de la Ley 2010 de 2019), la cual posee siete rangos con una tarifa marginal máxima del 39 %.

¿Siguen vigentes los cambios de la Ley 2010 de 2019?

A pesar de las intenciones de generar una reforma tributaria en el 2020 con ocasión a la emergencia generada por el COVID-19, a fin de cuentas el Gobierno nacional aplazó su preparación y emisión para presentarla durante 2021.

Adicionalmente, durante el 2020, no se produjeron normas o sentencias de la Corte Constitucional que afectaran el texto de las normas que regulan la retención en la fuente sobre rentas de trabajo (excepto por lo contemplado en el artículo 392 del ET, modificado por el artículo 16 de la Ley 2070 de diciembre 31 de 2020, en el que se dispuso una tarifa fija del 4 % para practicar retenciones en la fuente a personas naturales o jurídicas que presten los servicios del sector cultural que quedaron expuestos en la norma).

Siendo así, durante el 2021 la determinación de la retención en la fuente se regirá bajo las mismas premisas que se tuvieron en cuenta durante el 2020, atendiendo las disposiciones de la Ley 2010 de 2019 que aún se encuentran vigentes, tanto al momento de realizar el cálculo bajo el procedimiento 1 como bajo el 2.

Liquidadores de retención en la fuente a través de los procedimientos 1 y 2

Tenemos a disposición de nuestros suscriptores (suscripción Básica, Oro y Platino) los liquidadores de retención en la fuente a través de los procedimientos 1 y 2, que además de la normativa incluyen diferentes alertas y comentarios; dichas herramientas fueron elaboradas por nuestro líder en investigación tributaria, Diego Guevara Madrid.

En la primera herramienta Liquidador de retención en la fuente con procedimiento 1 sobre rentas de trabajo durante 2021 encontrarás la depuración de la retención en la fuente a través del procedimiento 1, aplicable a las personas naturales residentes que perciban rentas de trabajo (laborales y no laborales). Esta te será de utilidad para:

Liquidar la retención en la fuente sobre pagos laborales.

Liquidar la retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta de quien percibe rentas de trabajo sin vínculo laboral (servicios, comisiones, honorarios, emolumentos, compensaciones de corporaciones de trabajo asociado, etc.), cuando dichos pagos se deban someter a retención en la fuente con la tabla del artículo 383 del ET (porque el beneficiario manifiesta que no vincula a otras 2 o más personas a su actividad).

Liquidar la retención en la fuente para los pagos o abonos en cuenta

al cobrador de rentas de trabajo sin vínculo laboral (servicios, comisiones, honorarios, emolumentos, compensaciones de corporaciones de trabajo asociado, etc.), cuando dichos pagos no se deben someter a retención en la fuente con la tabla del artículo 383 del ET (porque el beneficiario manifiesta que sí vincula a otras 2 o más personas a su actividad).

En la segunda herramienta, Liquidador de procedimiento 2 con porcentaje fijo para la retención sobre salarios en diciembre de 2020, encontrarás el liquidador para determinar el porcentaje fijo de retención a diciembre de 2020, y el liquidador de retención en la fuente a través del procedimiento 2 aplicable a las personas naturales residentes con relación laboral.

Además de acceder a estos formatos con tu suscripción Básica, Oro o Platino, puedes ingresar a nuestra herramienta avanzada Tablas de retención en la fuente a título de impuestos nacionales durante el año fiscal 2021, en la que se agrupan los conceptos, cuantías mínimas y tarifas que se deberán tener presentes durante 2021 para practicar retenciones en la fuente a título de renta, IVA e INC, además de incluir comentarios por parte de nuestro líder de investigación tributaria, Diego Guevara Madrid. 

También te compartimos el formato Comparativo de normas tributarias afectadas con las leyes 2068, 2069 y 2070 de diciembre 31 de 2020 (elaborado por el mismo autor), el cual muestra alrededor de 23 normas contenidas en el Estatuto Tributario que fueron modificadas por diferentes leyes emitidas el 31 de diciembre de 2020.

Cesantías retiradas durante 2020: efectos en la declaración de renta o en el SIMPLE del AG 2020

 

Las personas naturales residentes que durante 2020 hayan retirado valores por cesantías deberán tener en cuenta si pertenecen al régimen ordinario o al régimen simple y examinar el año al que pertenecía dicha cesantía, pues de esa forma se determinará si deberán tributar o no sobre dichos valores.

A lo largo del año 2020 muchas personas naturales, a causa de la crisis económica generada por el COVID-19, perdieron sus puestos de trabajo y, por tanto, tuvieron que tomar forzosamente la decisión de utilizar los valores por cesantías que tenían acumulados en sus respectivos fondos de cesantías (caso de personas con contratos laborales posteriores a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo laboral de sus empleadores (caso de los asalariados con régimen laboral anterior a la Ley 50 de 1990).

Ahora bien, si estas personas naturales quedaron obligadas a presentar la declaración de renta en el régimen ordinario por el año gravable 2020 (por no cumplir al final de dicho año todos los requisitos del artículo 1.6.1.13.2.7 del DUT 1625 de 2016, modificado con el Decreto 1680 de diciembre 17 de 2020), o si están obligadas a presentar la declaración anual consolidada de 2020 (pues durante ese año alcanzaron a optar por el régimen simple), deberán tener en cuenta los siguientes puntos importantes para determinar si los valores del retiro de las cesantías les producirán algún tipo de impuesto:

1. Caso de las personas que en 2020 pertenecían al régimen ordinario

Estas personas deben tener en cuenta lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 27 del Estatuto Tributario –ET– más lo dispuesto en el artículo 1.2.1.20.7 del DUT 1625 de 2016. En consecuencia, deben revisar si las cesantías que retiraron durante el año 2020 correspondían a alguna de las siguientes dos opciones:

a. Eran valores por cesantías que ya habían sido guardadas en el fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990), en algún momento antes de diciembre 31 de 2016. En este caso, al retirarlas durante 2020, las deberán reconocer como un ingreso fiscal del año gravable 2020. Además, podrán restarlas como renta exenta sin someterlas al límite del 40 % al que se refiere el artículo 336 del ET. Adicionalmente, el saldo de este tipo de cesantías que siguiera quedando a diciembre 31 de 2020 en el fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990) no las tienen que incluir en su patrimonio fiscal a diciembre 31 de 2020.

b. Eran valores por cesantías que habían sido guardadas en el fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990), en algún momento después de diciembre 31 de 2016. En este caso, al retirarlas durante 2020, no las deberán reconocer como un ingreso fiscal del año gravable 2020, pues ya las habían reconocido como ingreso fiscal en las declaraciones de los años 2017, 2018 y 2019. Las únicas que tendrían que reconocer como ingreso fiscal del año 2020 serían las que se enviaron al fondo de cesantías en febrero de 2020 (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o las que el empleador solo les causó en el pasivo durante 2020 (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990).

Las partidas que sí deban reconocer como ingreso del año 2020 podrán restarlas como renta exenta, pero sometiéndolas al límite del 40 % al que se refiere el artículo 336 del ET. Adicionalmente, el saldo de este tipo de cesantías que siguiera quedando a diciembre 31 de 2020 en el fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990) las tienen que incluir en su patrimonio fiscal a diciembre 31 de 2020.

En relación con lo anterior, si el asalariado no puede identificar a cuál de los dos casos corresponde el valor de cesantías que retiró durante 2020, podrá solicitarle la aclaración respectiva ya sea al fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o a su respectivo empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990).

Los administradores de tales cesantías, en todo caso, deben aplicar la regla contenida en el inciso segundo del parágrafo 3 del artículo 1.2.1.20.7 del DUT 1625 de 2016, el cual establece que, cuando el trabajador retire parcialmente sus cesantías, entonces se entenderá que primero está retirando las cesantías que ya estaban depositadas o acumuladas hasta diciembre de 2016.

Además, si se estudia el artículo 12 de la Resolución Dian 000098 de octubre de 2020, a través de la cual se solicitó la información exógena del año gravable 2021 (que se entregará durante 2022), los fondos de cesantías deberán empezar a usar una nueva versión del formato 2274 (la versión 2) para reportar a la Dian el detalle de los retiros de cesantías que realicen durante el año los asalariados, y en dicho reporte se exigirá distinguir si el retiro corresponde a cesantías que se habían acumulado hasta diciembre de 2016 o a nuevas cesantías depositadas en el fondo después de dicha fecha.

Esa exigencia tan detallada en la elaboración del formato 2274 no se solicitó para el reporte del gravable 2020, el cual se entregará durante el año 2021 (ver artículo 12 de la Resolución 000070 de octubre de 2019). Sin embargo, tal como ha sucedido en años anteriores, es posible que la Dian alcance a modificar a última hora el texto de la Resolución 000070 de octubre de 2019 y les solicite el mismo grado de detalle a los fondos de cesantías para el reporte del año gravable 2020.

2. Caso de las personas que en 2020 pertenecían al régimen simple

Mientras una persona natural esté percibiendo ingresos laborales, no podrá en ese mismo año fiscal optar por el régimen simple (ver artículos 905 y 906 del ET). Sin embargo, una persona que en el pasado tuvo ingresos laborales y luego dejó de tenerlos (pues empezó a trabajar solamente como independiente) sí pudo haber optado por el régimen simple ya sea en el año 2019 o 2020, y en cualquiera de tales años pudo haber retirado los valores acumulados por concepto de cesantías en un fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990).

Estas personas deben, por tanto, tomar en cuenta lo dispuesto en los artículos 903 al 916 del ET y lo dispuesto en el Decreto 1091 de agosto de 2020. En consecuencia, deben revisar si las cesantías que retiraron durante el año 2020 correspondían a alguna de las siguientes dos opciones:

“al retirarlas durante 2020, las deberán reconocer como un ingreso fiscal del año gravable 2020 en su formulario 260 de la declaración anual del simple”

a. Eran valores por cesantías que ya habían sido guardadas en el fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990), en algún momento antes de diciembre 31 de 2016. En este caso, al retirarlas durante 2020, las deberán reconocer como un ingreso fiscal del año gravable 2020 en su formulario 260 de la declaración anual del simple. Además, debieron incluirlas también de forma previa en el formulario 2593 de anticipos del bimestre del año 2020 en el que se efectuó el retiro. Estos ingresos siempre quedarán sometidos a la tarifa que aplique dentro de las establecidas en el artículo 908 del ET, pues en el régimen simple no se pueden restar ningún tipo de rentas exentas.

b. Eran valores por cesantías que habían sido guardadas en el fondo de cesantías (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o en el pasivo del empleador (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990), en algún momento después de diciembre 31 de 2016. En este caso, al retirarlas durante 2020, no las deberán reconocer como un ingreso fiscal del año gravable 2020, pues ya las habían reconocido como ingreso fiscal en las declaraciones de renta del régimen ordinario de los años 2017, 2018 y 2019, o en la declaración anual del simple del año 2019 (todo dependiendo de la fecha en que la persona decidió abandonar el régimen ordinario y trasladarse voluntariamente al régimen simple).

Las únicas que tendrían que reconocer como ingreso fiscal del año 2020 en el formulario 260 (y también, previamente, en el formulario 2593 del bimestre en el que se hizo el retiro) serían las enviadas al fondo de cesantías en febrero de 2020 (caso de los asalariados con régimen posterior a la Ley 50 de 1990) o las que el empleador solo les causó en el pasivo durante 2020 (caso de los asalariados con régimen anterior a la Ley 50 de 1990).

“Las partidas que sí deban reconocer como ingreso del año 2020 siempre quedarán sometidas a la tarifa que aplique dentro de las establecidas en el artículo 908 del ET, pues en el SIMPLE no se pueden restar ningún tipo de rentas exentas”

Las partidas que sí deban reconocer como ingreso del año 2020 siempre quedarán sometidas a la tarifa que aplique dentro de las establecidas en el artículo 908 del ET, pues en el SIMPLE no se pueden restar ningún tipo de rentas exentas.