Cómo ahorrar en una empresa con la dotación laboral? 5 formas de hacerlo

 Aunque se trata de un gasto fijo que debes hacer tres veces al año, es posible optimizar más los recursos.

En material legal, la dotación laboral en Colombia no ha tenido ningún cambio, sigue siendo una prestación social obligatoria que los empleadores deben entregar a sus colaboradores que cumplan con los siguientes requisitos:Ganar menos de dos salarios mínimos vigentes.

Estar vinculado desde hace tres meses, como mínimo.

Pero, en la práctica, sí hay algo que ha transformado a las empresas: la cantidad de trabajadores que ahora cumplen con sus funciones desde sus hogares, ya sea a través de la modalidad del teletrabajo o el trabajo en casa.

Esa realidad del trabajo remoto, que llegó para quedarse, le trae nuevos retos y preguntas a las empresas.

Te damos algunas recomendaciones que pueden ser claves para que tu empresa ahorre más:

¿Cómo se puede ahorrar en el suministro de dotación laboral?

1. Estudia tus gastos y costos en insumos de dotación

El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo, que regula la dotación laboral, no determina el valor específico de esta prestación, pero sí detalla que debe alcanzar para un par de zapatos y un vestido de labor.

Además del valor que destines para las prendas, suma en qué otro gastos está incurriendo tu empresa actualmente, ya sea para la entrega de uniformes u otras prendas:

$ Tiempo administrativo destinado a la cotización y contratación con diferentes proveedores.

$ Gastos de bodegaje y transporte de prendas.

$ Tiempo que tarda el departamento de Recursos Humanos alistando la entrega.

$ Quejas, reclamos y cambios de prendas por inconformidades del personal.

2. Analiza cuál es la dotación más adecuada para el personal

Luego de tener claro cuánto le cuesta la dotación a tu empresa, analiza el factor más importante para la entrega de este beneficio.

Las prendas que les entregues, tanto a los teletrabajadores como al resto del personal que no trabaje en esta modalidad, deben adaptarse a las tareas que realizan y el ambiente en el que se encuentren.

Es clave que determines qué tipo de ropa desean usar los colaboradores que trabajan desde sus casas, pues seguramente no necesitan lo mismo que reciben aquellos que siguen visitando la sede física de tu organización.

3. Ahorra en gastos adquiriendo dotación de manera inteligente

Seguramente, con los dos pasos anteriores, vas a evidenciar dos factores que hacen parte de esta nueva normalidad y que no se pueden ignorar: Las necesidades de dotación laboral de tu personal son diversas.

Los gastos y el tiempo invertido en transporte y entrega de prendas pueden aumentar significativamente por el trabajo remoto.

¿Es posible la reducción de costos? ¿Cómo lograrlo? Haz un análisis de mercado y determina el valor que les vas a entregar a tus colaboradores para la compra de un par de zapatos y un vestido de labor.

Quítale la carga administrativa y logística a tu empresa y contrata un servicio de entrega de dotación que garantice la correcta destinación del recurso.

Permíteles a los trabajadores elegir sus propias prendas: nadie mejor que ellos conoce lo que los hace sentir más cómodos durante su jornada de trabajo.

Evita los trámites e inconvenientes con diferentes proveedores, elige uno solo que ofrezca una amplia red de comercios de ropa y calzado.

Ahórrate los gastos que suelen aparecer a la hora de entregar prendas, como el cambio de tallas y la devolución de prendas con imperfecciones.

4. Automatiza tus procesos de entrega de dotación laboral

La automatización de procesos es ahorro, y la mejor forma de hacerlo con la dotación laboral es contratando un servicio que le permita a tu empresa comprar y entregar la dotación de forma 100% digital.

Esto te permitirá: Hacerlo desde la comodidad de tu casa u oficina, sin necesidad de desplazarte a otros lugares.

Ahorrar gastos de transporte y desplazamiento para entrega de papelería o firmas de contratos.

Entregarle a tus colaboradores el beneficio de manera fácil y rápida.

5. Evitar sanciones y demandas es ahorro asegurado

Entregar las tres dotaciones laborales al año, en los tiempos que lo estipula la ley, te ahorrará cualquier gasto relacionado a sanciones o demandas que interponga algún empleado en caso de no recibir esta prestación social.

Las fechas límites de entrega son: 30 de abril.

31 de agosto.

20 de diciembre. (30 de diciembre en el sector público).

Recuerda que está prohibido: Entregar la dotación en dinero en efectivo o consignación a las cuentas de nómina.

Descontar parcial o totalmente el valor de la dotación de la remuneración de tus colaboradores.

Y no te olvides: ¡la mejor forma de aumentar la productividad y ahorrar costos en tu empresa es mantener motivados a tus colaboradores!

Entregando una dotación laboral que los haga sentir cómodos y valorados, ayudas a aumentar el compromiso y la satisfacción laboral de tus equipos.

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Valor de la dotación laboral según el Código Sustantivo del Trabajo

 ¿Sabes cuántas dotaciones se dan al año en Colombia y si estas tienen un tope mínimo o máximo? ¡Descúbrelo aquí!

Las empresas deben entregar dotación para empleados tres veces al año e incluir en ellas un par de zapatos y un traje de trabajo. En este artículo te contamos más detalles de lo que dice el Código Sustantivo de Trabajo al respecto.

La entrega de dotación para empleados genera algunas dudas dentro de las empresas. Desde definir cuáles empleados deben recibirla hasta las dinámicas de compra y entrega.

Pero sobre todo, las dudas más frecuentes tienen que ver con lo económico. ¿Cuál es el costo de dotación por empleado?, es una de las preguntas más comunes. Sigue leyendo para encontrar la respuesta.

¿Cómo se hace la entrega de dotación según el Código Sustantivo de Trabajo?

Empecemos recordando las reglas claras que define la ley respecto a esta prestación social (que puedes encontrar entre el artículo 230 y 234 del Código Sustantivo del rabajo):La dotación de cada empleado está compuesta por un par de zapatos y un vestido/traje de trabajo.

La dotación se entrega en especie, no está permitido entregarla con dinero en efectivo.

La dotación se suministra cada cuatro meses, es decir, tres veces al año.

El empleador no debe cobrarle a sus colaboradores ningún valor por la dotación que les entrega.

La dotación se le entrega a los empleados que devenguen hasta dos salarios mínimos legales vigentes.

Para recibir la primera dotación, un empleado debe llevar mínimo tres meses en la empresa.

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Entrega y valor de la dotación para empleados: claves para tu empresa

Para planear la entrega y costo de dotación por colaborador, recuerda tener en cuenta los siguientes factores:

1. Siempre debes entregar la dotación en especie

Nunca entregues la dotación a través de dinero en efectivo o consignaciones a sus cuentas (excepto los empleados que terminen el contrato con tu empresa y exijan el pago de dotaciones pendientes). Debes garantizar la correcta destinación del beneficio.

2. Garantiza que el valor de la dotación sea suficiente

No existe un tope mínimo o máximo definido por el Código Sustantivo del Trabajo para la dotación de empleados. Pero, si entregas bonos o tarjetas, debes garantizar que el monto alcance para la compra de una muda de ropa compuesta por zapatos y traje/vestido de laboro.

3. Cubre la totalidad del gasto

En ningún caso el empleado debe poner dinero propio para cubrir parte del valor de su dotación. Nunca debe descontarse del pago de su nómina.

4. Analiza el monto destinado a dotación

Definir el valor de la dotación requiere de un análisis del puesto del empleado, sus tareas y condiciones de trabajo.

El artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo define la dotación como “vestido de labor”, por lo tanto las prendas deben estar pensadas para complementar las labores del trabajador.

Por lo anterior, cada puesto en la organización requiere un tipo de dotación diferente, con valores distintos.

Por ejemplo:Una empresa que comercia con mercancía a bajas temperaturas y requiere que sus empleados se mantengan entrando y saliendo de grandes neveras deberá entregar dotación que responda a esas condiciones. Seguramente, los colaboradores deberán vestir ropa de materiales especiales, que pueden ser más caros que un simple traje o una camisa.

Ahora imagina que en la misma empresa trabajan recepcionistas cuya dotación se compondrá, hipotéticamente, de tacones y traje.

También habrá un mensajero que seguramente necesite un jean, una camisa fresca y unos zapatos cómodos.

Estos ejemplos evidencian que el valor de la dotación dependerá siempre del colaborador que la recibe. En una misma empresa puede haber dotación de diferentes clases, tipos y marcas.

Es por esto que no existe un monto mínimo ni máximo para entregar la dotación obligatoria por la ley. Los artículos del Código nunca plantean valores específicos para la dotación laboral.

Entonces, ¿cómo puede tu empresa definir el valor de la dotación? Calculando el valor necesario para comprar la vestimenta que requiera cada uno de tus colaboradores.

Con los bonos digitales y tarjetas Dotación Pass, tu empresa le permite elegir a cada colaborador su propia dotación en miles de comercios de ropa y calzado en el país. Podrás fijar el monto de cada beneficio y resolver las tres entregas del año de forma fácil y rápida.

Valor de la dotación laboral según el Código Sustantivo del Trabajo (sodexo.co)

Personas naturales obligadas a presentar de forma virtual su declaración de renta AG 2022

 

El artículo 1.6.1.13.2.15 del DUT 1625 de 2016, después de reemplazarse por el Decreto 2487 de 2022, establece que los no residentes deben presentar su declaración del AG 2022 únicamente de forma virtual.

Descubre cómo las personas naturales residentes podrán hacerlo litográficamente.

De acuerdo con lo indicado en el artículo 1.6.1.13.2.15 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituido con el Decreto 2487 de diciembre 16 de 2022, entre el 9 de agosto y el 19 de octubre de 2023 transcurrirán los vencimientos para la presentación y pago oportuno de las declaraciones de renta del año gravable 2022 (obligatorias y/o voluntarias) de las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes) que no estén calificadas como grandes contribuyentes (recuérdese que los vencimientos para la presentación y pago de la declaración de renta de las 30 personas naturales actualmente calificadas como grandes contribuyentes venció durante abril de 2023; ver el artículo 1.6.1.13.2.11 del DUT 1625 de 2016, sustituido con el Decreto 2487 de diciembre de 2022 y modificado con el artículo 3 del Decreto 219 de febrero de 2023; ver también la Resolución Dian 12220 de diciembre 26 de 2022).

Ahora bien, es importante destacar que los contribuyentes deben presentar la mencionada declaración del año gravable 2022 únicamente de forma virtual en los siguientes casos:

1. Cuando se trate de la declaración presentada por las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas no residentes (sin importar si están o no obligadas a llevar contabilidad de sus operaciones en Colombia): este tipo de contribuyentes deberá presentar su declaración solamente en el formulario 110 (expedido por la Dian con su Resolución 000022 de febrero 14 de 2023) y siempre deberán hacerlo de forma virtual, pues así lo dispone el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.13.2.15 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituido con el Decreto 2487 de diciembre de 2022. En dicha norma se lee:

Parágrafo. Las personas naturales residentes en el exterior deberán presentar la declaración del impuesto sobre la renta y complementario en forma electrónica y dentro de los plazos antes señalados. Igualmente, el pago del impuesto y el anticipo podrán efectuarlo electrónicamente o en los bancos y demás entidades autorizadas en el territorio colombiano dentro del mismo plazo.

2. Cuando se trate de la declaración presentada por las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas no residentes (sin importar si están o no obligadas a llevar contabilidad): este tipo de contribuyentes deberá presentar su declaración solamente en el formulario 210 (expedido por la Dian con su Resolución 000056 de abril 3 de 2023), pero solo estarán obligadas a presentarla de forma virtual si les aplica alguno de los 7 criterios mencionados en el artículo 1 de la Resolución 12761 de diciembre de 2011, a saber:Ser usuario aduanero.

Ser notario.

Estar obligado a facturar electrónicamente.

Ser funcionario de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.

Estar obligado a suministrar información exógena.

Estar obligado a presentar declaraciones informativas, individuales y consolidadas de precios de transferencia.

Actuar como representantes legales, revisores fiscales o contadores de otros contribuyentes que están obligados a presentar sus declaraciones de forma virtual.

Consecuencias de presentar la declaración en papel en los bancos en lugar de hacerlo virtualmente

Si el contribuyente está obligado a presentar sus declaraciones en forma virtual, pero lo termina haciendo en forma litográfica (es decir, diligenciando el formulario en el portal de la Dian, imprimiéndolo, firmándolo con bolígrafo y llevándolo al banco), dicha declaración se podrá dar por no presentada, pero solo si la Dian detecta dicha irregularidad dentro del periodo de firmeza de la declaración (que puede ser de 3 años si no incluye pérdidas o compensación de pérdidas, o de 5 años en caso de que sí las incluya, o de hasta 12 o 6 meses si tiene los requisitos del beneficio de auditoría; ver los artículos 689-3 y 714 del ET, 117 de la Ley 2010 de 2019, los conceptos 52996 de junio 6 del 2000, 38451 de junio 18 del 2003 y el último párrafo de la Circular 0066 de julio del 2008).

“si alguien no está obligado a declarar de forma virtual, de todas formas, podrá presentar su declaración de dicha forma”

Para cumplir con la presentación virtual de las declaraciones tributarias es necesario contar con un RUT emitido por la Dian, haber creado una cuenta de usuario en el portal de dicha entidad y haber generado de forma virtual y gratuita una firma electrónica dentro de dicho portal. Además, si alguien no está obligado a declarar de forma virtual, de todas formas, podrá presentar su declaración de dicha forma y lo único que tendría que hacer presencialmente en los bancos es el respectivo pago del saldo a cargo que le llegue a arrojar la declaración.

Actualmente, luego de los cambios que se hicieron con la Resolución 000080 de julio de 2020, cualquier persona natural (incluso las no obligadas a declarar virtualmente) pueden generar fácilmente dicha firma electrónica todas las veces que sea necesario en caso de que se le olviden sus respectivas contraseñas.

Declaración virtual de personas naturales | | Actualícese (actualicese.com)

¿qué sucede con la retención en la venta de activos fijos?

 

Las personas naturales y jurídicas contribuyentes del régimen simple de tributación gozan de varios beneficios, entre ellos, no estar sujetas ni obligadas a practicar retención en la fuente, salvo las relativas a pagos laborales.

Sin embargo, ¿qué sucede con la retención en la venta de activos fijos?

De acuerdo con el artículo 911 del Estatuto Tributario –ET–, los contribuyentes del régimen simple de tributación no se encuentran sujetos a retención en la fuente y tampoco estarán obligados a practicar retenciones ni autorretenciones en la fuente, salvo las correspondientes a los pagos laborales.

Así, en los pagos por compras de bienes o servicios realizados por contribuyentes del régimen simple, el receptor del pago, contribuyente del régimen ordinario y agente retenedor del impuesto de renta, deberá actuar como agente autorretenedor, sin perjuicio de la retención en la fuente a título de IVA señalada en el numeral 9 del artículo 437-2 del ET.

Ahora bien, el artículo 1.5.8.3.1 del Decreto 1625 de 2016, en su inciso tercero, aclara que los ingresos obtenidos en la enajenación de bienes que hagan parte de los activos fijos del contribuyente del régimen simple, poseídos por menos de 2 años al momento de su enajenación, no estarán sometidos a retención en la fuente a título del impuesto de renta.

Por tanto, para efectos de la aplicación de lo anterior, el contribuyente del régimen simple deberá comprobar su condición de responsable del SIMPLE (código de responsabilidad 47) mediante la exhibición del RUT. Así mismo, la posesión de los activos fijos por menos de 2 años deberá ser comprobada ante el agente de retención, que deberá conservar las informaciones y pruebas a las que se refiere el artículo 632 del ET en los términos previstos en el artículo 46 de la Ley 962 de 2005.

Cuando a los contribuyentes del SIMPLE se les practiquen retenciones en la fuente a título de renta de forma indebida, dichos valores deberán ser reintegrados por el agente retenedor, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.

Por su parte, en ningún caso el contribuyente del SIMPLE, al que le practiquen indebidamente retenciones en la fuente o autorretenciones a título del impuesto sobre la renta, podrá acreditar estos valores en los respectivos impuestos como menor valor a pagar del anticipo en el recibo electrónico del SIMPLE y/o en la declaración anual consolidada.

Contribuyentes del régimen simple no están sujetos a retención en la fuente por venta de activos fijos poseídos por menos de 2 años

Con el Oficio 487 de 2023, la Dian reiteró lo previsto en los artículos 911 del ET y 1.5.8.3.1 del Decreto 1625 de 2016, aclarando que no estarán sometidos a retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta los ingresos obtenidos en la enajenación de bienes que hagan parte del activo fijo del contribuyente del régimen simple, siempre y cuando hayan sido poseídos por menos de 2 años al momento de la enajenación.

En este orden de ideas, al momento de realizar la venta del activo fijo, el notario no deberá realizar la retención en la fuente prevista en el artículo 398 del ET, para lo cual, el contribuyente del SIMPLE deberá presentar copia del RUT donde conste la responsabilidad 47. Así, no se deberá exigir el pago de la mencionada retención.

¿Y si el activo fijo fue poseído por más de 2 años?

Tratándose de un activo fijo poseído por más de dos (2) años, el contribuyente del régimen simple si estará sujeto a retención en la fuente sobre el ingreso de la ganancia ocasional formada por la venta de dicho activo, toda vez que las ganancias ocasionales tienen el mismo tratamiento tributario, tanto en el régimen simple como en el régimen ordinario.

“si un contribuyente del régimen simple obtiene ingresos clasificados como ganancias ocasionales, sí deberá practicársele la respectiva retención. Pero no será el caso si percibe ingresos que le formen una renta ordinaria”

Por tanto, si un contribuyente del régimen simple obtiene ingresos clasificados como ganancias ocasionales, sí deberá practicársele la respectiva retención. Pero no será el caso si percibe ingresos que le formen una renta ordinaria.

Retención en la fuente por venta de activos fijos en el SIMPLE | | Actualícese (actualicese.com)