Cómo realizar fácilmente una conciliación bancaria en un sistema contable

 

Efectuar la conciliación bancaria en un sistema contable resulta ser un importante y frecuente proceso operativo al interior de las entidades.

A continuación, te contamos los aspectos que no debes perder de vista y te explicamos paso a paso todos los detalles en el proceso para su realización.

La conciliación bancaria es un proceso operativo mediante el cual se pueden contrastar y conciliar las cifras reconocidas en la información financiera con las reportadas por la entidad bancaria correspondiente.

La conciliación bancaria permite identificar diferencias entre los saldos contables y los extractos bancarios, de ahí que hay múltiples razones por las cuales, por lo general, los saldos de los extractos bancarios no coinciden con los de las subcuentas destinadas para bancos en el efectivo y sus equivalentes; por este motivo, la entidad se ve obligada a realizar periódicamente un proceso de contrastación en el que se comparan detalladamente los movimientos reportados por el banco en los extractos y los que se reconocieron en la información financiera.

Aspectos clave para realizar una conciliación bancaria en un sistema contable

La siguiente infografía resume los aspectos que deben tenerse en cuenta para realizar una conciliación:

1. Comprobar el documento en el software para realizar la conciliación

Por medio de una nota bancaria, una nota contable o una nota interna, o cualquier otro documento destinado solamente a la contabilización de las partidas conciliatorias, es posible introducir información que permita realizar ajustes periódicos a los saldos objeto de conciliación en un software contable.

“el primer aspecto que debe verificar el contador, auditor o auxiliar contable en el proceso de conciliación bancaria será el de verificar que esté creado el documento en el sistema contable destinado para tal fin”

Por lo anterior, el primer aspecto que debe verificar el contador, auditor o auxiliar contable en el proceso de conciliación bancaria será el de verificar que esté creado el documento en el sistema contable destinado para tal fin.

2. Identificar las diferencias entre los saldos contables y los extractos bancarios

Mientras se efectúa la conciliación bancaria pueden existir múltiples diferencias entre los saldos examinados, razón por la que presentamos las diferencias más comunes:Errores de digitación por parte de la empresa.

Errores de la entidad financiera en la liquidación de determinados conceptos.

Ausencia de reconocimiento en el sistema de información financiera de la compañía, de notas débito y crédito realizadas por la entidad financiera.

Existencia de cheques que la entidad reconoció en su información financiera al momento de realizar el giro, pero que no han sido cobrados por el portador.

Consignaciones realizadas por terceros (clientes) a la cuenta bancaria, pero que no estaban reconocidas en la información financiera.

3. Verificar los datos del tercero y fecha de la transacción que presenta diferencias

Además de la revisión de las cifras que necesitarán ajustarse, es importante identificar los datos del tercero en el software, para esto se debe verificar la información contenida en contabilidad versus los datos de los movimientos detallados en los extractos. De igual manera, verificar la fecha de la transacción reportada es un procedimiento que no debe pasarse por alto.

4. Contabilizar los ajustes que deben efectuarse

Para tener claridad en este punto, observemos la contabilización de un pago realizado a un proveedor por medio de un cheque registrado en el siguiente comprobante de egreso:

Comprobante de egreso No 0073 28 de marzo de 2022
Código/Concepto	Débito	Crédito
2205 Proveedores	$ 1.000.000
1110 Bancos nacionales		$ 1.000.000

Al realizar la conciliación bancaria se identifica que el cheque fue devuelto por el banco, lo cual ha originado diferencias entre los extractos bancarios y los saldos de los libros contables, por lo cual se procede a realizar el siguiente ajuste en una nota bancaria a final de mes para revertir la operación:

Nota bancaria No 0011 31 de marzo de 2022
Código/Concepto	Débito	Crédito
2205 Proveedores		$ 1.000.000
1110 Bancos nacionales	$ 1.000.000

En este segundo ejemplo veamos el caso del registro del pago de un cliente por mercancía vendida, registrado en el correspondiente recibo de caja:

Recibo de Caja No 0025 15 de abril de 2022
Código/Concepto	Débito	Crédito
1305 Clientes		$ 12.000.000
1110 Bancos nacionales	$ 12.000.000

Igual a como sucedió en el ejemplo anterior, el cheque fue devuelto, por lo que se presentaron diferencias entre los registros contables y los extractos bancarios, por lo que será necesario revertir la operación en una nota bancaria, así:

Nota bancaria No 0012 30 de abril de 2022
Código/Concepto	Débito	Crédito
1305 Clientes	$ 12.000.000
1110 Bancos nacionales		$ 12.000.000

Transacciones pendientes por identificar

En la verificación de los ajustes que deben hacerse a los saldos examinados en la conciliación bancaria es posible identificar una transacción registrada por el banco de un abono de un cliente a la entidad; sin embargo, este registro no está en contabilidad, pues no hay un reporte de su identificación.

Guía para realizar una conciliación bancaria en un sistema contable | | Actualícese (actualicese.com)

Pensiones que no se pueden restar como exentas en el formulario 210 del año gravable 2021

 

El artículo 206 del ET y el artículo 1.2.1.20.2 del DUT 1625 de 2016 indican que solo las pensiones obtenidas en Colombia podrían ser restadas como rentas exentas.

Por tanto, las pensiones obtenidas en el exterior no se podrán restar como exentas, excepto si fueron obtenidas en países de la CAN.

Las personas naturales y sucesiones ilíquidas que al cierre del año gravable 2021 calificaban como residentes fiscales ante el Gobierno colombiano, y que según los artículos 592 y 594-3 del ET queden obligadas a presentar declaración de renta, deberán utilizar los renglones 99 a 103 del formulario 210 para informar los ingresos por pensiones que hayan obtenido tanto en Colombia como en el exterior.

Sin embargo, es importante destacar que solo en el caso de las pensiones obtenidas en Colombia se podrá aplicar la norma del numeral 5 del artículo 206 del ET para que las mismas puedan ser restadas como rentas exentas, lo cual implica que las pensiones obtenidas en el exterior no se podrán restar como exentas.

En efecto, en el numeral 5 y el parágrafo 3 del artículo 206 del ET se lee:

Artículo 206. Rentas de trabajo exentas. Están gravados con el impuesto sobre la renta y complementarios la totalidad de los pagos o abonos en cuenta provenientes de la relación laboral o legal y reglamentaria, con excepción de los siguientes:

(…)Las pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos profesionales, hasta el año gravable de 1997. A partir del 1 de enero de 1998 estarán gravadas solo en la parte del pago mensual que exceda de 1.000 UVT.

El mismo tratamiento tendrán las indemnizaciones sustitutivas de las pensiones o las devoluciones de saldos de ahorro pensional. Para el efecto, el valor exonerado del impuesto será el que resulte de multiplicar la suma equivalente a 1.000 UVT, calculados al momento de recibir la indemnización, por el número de meses a los cuales esta corresponda.

(…)

Parágrafo 3. Para tener derecho a la exención consagrada en el numeral 5 de este artículo, el contribuyente debe cumplir los requisitos necesarios para acceder a la pensión, de acuerdo con la Ley 100 de 1993.

(…)

Como puede verse, el parágrafo 3 del artículo 206 del ET anteriormente citado indica que solo si las pensiones se obtuvieron conforme a la Ley 100 de 1993 (la cual exige hacer aportes a los fondos de pensiones que funcionan dentro de Colombia) tendrán derecho a la exención mencionada en el numeral 5 del mismo artículo 206 del ET.

Adicionalmente, en el numeral 2 del artículo 1.2.1.20.2 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituido con el Decreto 1435 de noviembre 5 de 2020, se establece:Rentas de pensiones: son rentas de pensiones los ingresos de pensiones de jubilación, invalidez, vejez, de sobrevivientes y sobre riesgos laborales, así como aquellas provenientes de indemnizaciones sustitutivas de las pensiones o las devoluciones de saldos de ahorro pensional, obtenidos de conformidad con la legislación colombiana.

Aquellos ingresos obtenidos por los conceptos mencionados en el inciso 1 del numeral 2 del presente artículo y que correspondan a rentas de fuente extranjera, se reconocerán en la cédula de pensiones y no les será aplicable la limitación establecida en el numeral 5 del artículo 206 del Estatuto Tributario conforme con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 206 del Estatuto Tributario. Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en los convenios para evitar la doble imposición suscritos por Colombia y que se encuentren en vigor.

“las pensiones obtenidas en el exterior no se podrían restar como exentas, a menos que correspondan a pensiones obtenidas en países con los cuales existan convenios para evitar la doble tributación”

Esta norma también aclara que las pensiones obtenidas en el exterior no se podrían restar como exentas, a menos que correspondan a pensiones obtenidas en países con los cuales existan convenios para evitar la doble tributación (ver artículo 235-2 del ET). Ese es justamente el caso de las naciones de Ecuador, Perú y Bolivia, países de la Comunidad Andina de Naciones con las cuales se aplican las medidas de la Decisión 578 de mayo de 2004, de forma que el ingreso solo es gravado únicamente en el país donde fue obtenido.

En declaraciones de renta del año gravable 2021 se deberá empezar a utilizar el nuevo código de actividad económica 0020

En relación con este tema, sin importar si las pensiones que se declaren en el formulario 210 del año gravable 2021 fueron obtenidas en Colombia o en el exterior, es importante destacar que en dichas declaraciones se deberá empezar a utilizar por primera vez el nuevo código de actividad económica 0020, creado con la Resolución 114 de diciembre de 2020.

Dicho código debe figurar previamente en la sección respectiva del RUT que el declarante posea ante la Dian y será utilizado en el formulario 210 solo si las pensiones fueron su principal fuente de ingresos operacionales durante el año gravable 2021.

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