De no ser así, los dineros que se entreguen a los empleados para educación o capacitación pueden constituir un gasto o un préstamo a empleados.
Si una entidad cooperativa clasificada en el grupo 2 del Decreto 2420 de 2015, les otorga a sus empleados auxilios educativos para postgrados con cargo a su fondo de capacitación y/o educación y le coloca unas condiciones especiales a este auxilio como permanencia del empleado en la entidad durante y hasta un tiempo después de terminado el postgrado, y sino se cumple por parte del empleado estas condiciones deben reintegrar a la entidad las sumas otorgadas como auxilio educativo desde un 50% y hasta el 100% del auxilio.
Las preguntas son:
¿Al estar contemplada una condición, se debe registrar un préstamo a empleados?
¿O por tratarse de que estos recursos salen de un fondo pasivo de la ley cooperativa (Fondo Educación), no se configuraría préstamo a empleados? ”
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Considerando lo establecido en la Ley 1314 de 2009, respecto de la capacidad legal para que los Organismos de Inspección, Supervisión, Vigilancia y Control puedan establecer normas específicas sobre sus vigilados, el Capítulo IV de la Circular Básica Contable y Financiera, emitida por la Superintendencia de la Economía Solidaria, en su numeral 2.1 y 2.1.1. expone lo siguiente:
“CIRCULAR BASICA CONTABLE Y FINANCIERA
CAPÍTULO IV
FONDOS SOCIALES Y FONDOS MUTUALES
2.1 FONDO DE EDUCACIÓN
Es un fondo social pasivo de carácter agotable. En éste se colocan los recursos dinerarios con destino al fortalecimiento del quinto principio cooperativo, orientado a brindar formación, es decir, educación en economía solidaria con énfasis en los temas específicos relacionados con la naturaleza jurídica de cada organización, capacitación a sus administradores en la gestión empresarial, entre otros temas.
Las actividades de asistencia técnica, de investigación y de promoción del cooperativismo hacen parte de la educación cooperativa. Este contexto aplica igualmente para las asociaciones mutuales que deberán establecer un fondo permanente de educación, cuya constitución e incremento será previsto en los estatutos.
El fondo de educación se proveerá de recursos económicos a través de excedentes del ejercicio. Una vez agotados estos recursos y, con el objetivo de garantizar la continuidad de las actividades propias del fondo, podrán ser reconocidos directamente con cargo al gasto en el periodo en que se incurran, atendiendo lo dispuesto en los marcos técnicos normativos contables, siempre y cuando, hayan sido incluidos dentro del presupuesto del año respectivo, y sin que ello implique registros contables para incrementar el saldo del fondo de educación en el estado de situación financiera, de conformidad con las actividades a cubrirse.
Para el caso de las cooperativas y pre-cooperativas de trabajo asociado, se dará prioridad a la capacitación de los asociados en economía solidaria con énfasis en trabajo asociado.
2.1.1. Pagos que pueden sufragarse con cargo al fondo de educación
Con cargo al fondo de educación, sólo se podrán sufragar los siguientes conceptos:
a. Cursos presenciales o a distancia, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asociados que asistan a dichos eventos.
b. Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación, información y capacitación de sus lectores.
c. Elaboración o compra de medios audiovisuales, cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus usuarios y la creación de páginas WEB destinadas a la capacitación sobre el tema de educación.
d. Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la organización solidaria o que contribuyan a su actividad económica, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario.
e. Adquisición de bienes muebles, que tengan por objeto principal, dotar a las organizaciones solidarias de los medios o instalaciones adecuadas para adelantar las actividades de educación. En este caso, el presupuesto debe diferenciar claramente las partidas que implican gasto, de las que constituyen inversión, existiendo un sano equilibrio entre las mismas, de acuerdo con las necesidades particulares de cada organización y el monto de los recursos destinados a la educación.
f. Se pueden sufragar aquellos costos y gastos indirectos que surgen en virtud de la realización de los eventos educativos tales como: gastos de viaje, hospedaje, conferencistas, refrigerios, materiales de apoyo consumibles, transportes terrestres o aéreos, alquiler de auditorios y su logística.
Todas las actividades que se realicen con cargo al fondo de educación deben estar debidamente reglamentadas por el órgano de administración competente y sus erogaciones deberán tener relación directa de causalidad con la naturaleza del mismo, sin perjuicio del cumplimiento de normas específicas que las adicionen, modifiquen o complementen.”
Entiéndase que una cosa son los asociados y otra los empleados. Para el caso en cuestión, de darse una asignación de recursos provenientes del fondo de educación a los empleados de la cooperativa, tal decisión debe estar acorde con los estatutos o convención colectiva si la hubiere, lo cual debe darse dentro del marco legal. La asamblea con base en sus funciones, así como el Consejo de Administración pueden estar autorizados para ello también. De no ser así, los dineros que se entreguen a los empleados para educación o capacitación pueden constituir un gasto o un préstamo a empleados.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
