El 31 de julio de 2023 vence el plazo para que las personas jurídicas y asimiladas, así como estructuras sin personería jurídica, reporten el RUB a la Dian.
Para el proceso de elaboración y presentación, los obligados deberán emplear los sistemas informáticos dispuestos por esta entidad para tal fin.
Tal como lo abordamos en nuestro editorial Registro único de beneficiarios finales –RUB–: no dejes pasar la fecha para cumplir con esta obligación, hasta el 31 de julio de 2023, las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares señaladas en el artículo 4 de la Resolución 000164 de 2021 deben realizar el suministro inicial de la información en el registro único de beneficiarios finales –RUB–, a través de los sistemas electrónicos de la Dian.
Para efectos de elaborar el RUB, el obligado podrá realizarlo, bien sea mediante la opción de “carga individual”, con la cual se podrán reportar entre 1 a 20 beneficiarios finales, o mediante la opción de “carga masiva”, para la cual se requiere descargar el prevalidador del formato 2688 dispuesto por la Dian, en el cual se podrán reportar entre 1 y 50.000 beneficiarios finales.
Nota: si el reportante es una estructura sin personería jurídica –ESPJ– o similar, no obligada a inscribirse en el RUT, debe contar con un número de identificación de estructura sin personería jurídica –NIESPJ–, el cual podrá autogestionar a través del representante legal del administrador de la ESPJ.
Carga individual
Para elaborar el RUB mediante la opción “carga individual”, el obligado debe ingresar al sistema Muisca de la Dian mediante la opción de usuario registrado, en donde ingresará mediante “NIT”.
Una vez allí, debe seleccionar en el menú principal la opción “Registro único de beneficiarios finales”:
Seguidamente, debe dar clic en “Registrar beneficiarios”.
El sistema inmediatamente lo redireccionará al menú “Registro único de beneficiarios finales”, en donde podrá encontrar todas las opciones para realizar el registro de información, consulta de errores en el reporte, actualizar o anular la información reportada, entre otros.
Para registrar la información de los beneficiarios finales, se debe seleccionar la opción “Registrar información”.
Seguidamente, se habilitarán los siguientes campos en la ventana “Acciones al portador”, en donde se debe seleccionar la opción “Sí” o “No”, según sea el caso.
Posteriormente, si el reporte del RUB se realiza mediante “caga individual”, se debe seleccionar dicha opción en “Haz clic aquí”.
La plataforma permitirá agregar los beneficiarios finales, para lo cual será necesario determinar primero si este es o no un beneficiario condicionado. Si se responde “Sí”, el sistema solicitará la información de la condición y la fecha en la que se estableció tal condición. Si se responde “No”, el sistema solicitará los datos básicos, la ubicación, los criterios de determinación, fechas y porcentaje de participación del beneficiario final.
Seguidamente, se deben registrar los datos básicos del beneficiario final, su ubicación, los criterios para su determinación y otros datos solicitados por el sistema, para posteriormente agregarlo.
Nota: es importante no perder de vista que la carga individual se puede emplear para reportar hasta 20 beneficiarios.
Para finalizar el proceso, se debe confirmar la información reportada, para lo cual el sistema mostrará el siguiente mensaje:
Una vez se confirme si se ha reportado o no la totalidad de los beneficiarios finales, el sistema mostrará la información registrada en el RUB con el propósito de que esta sea verificada antes de que este sea presentado. Para esto, se podrá ver el PDF con la información o bien descargar el mismo.
Al elegir la opción “Ver PDF”, el sistema mostrará el formato 2687 y habilitará la siguiente pregunta:
Si se está de acuerdo con la información suministrada, se debe dar clic en “Sí”; en caso contrario, se debe editar la información.
Al verificar la información suministrada, el sistema mostrará la confirmación de esta y la opción de “Firmar y presentar”, por lo cual podrás finalizar el proceso.
Nota: para el proceso de firma del documento se requiere la clave de la firma electrónica del representante legal de la persona jurídica obligada a realizar el reporte del RUB, así como la clave dinámica que llega directamente al buzón de mensajes de la plataforma Muisca y al correo electrónico registrado en el RUT del representante.
Finalmente, el sistema generará el PDF con el formato 2687 – Reporte de beneficiarios finales formalizado, por lo cual podrás descargar la copia del reporte presentado.
Carga masiva
“Para elaborar el RUB mediante la opción “carga masiva”, se debe realizar el cargue de la información de los beneficiarios (formato 2688 – Carga beneficiarios finales), el cual tendrá como resultado el Formato 100006”
Para elaborar el RUB mediante la opción “carga masiva”, se debe realizar el cargue de la información de los beneficiarios (formato 2688 – Carga beneficiarios finales), el cual tendrá como resultado el Formato 100006.
Para concluir el proceso de presentación de la información de los beneficiarios a través del RUB, se debe presentar el formato 2687 – Reporte beneficiarios finales.
Es importante tener en cuenta que mediante la opción de carga masiva no se podrán reportar las acciones del portador.
Para realizar este proceso, primero se debe descargar el prevalidador dispuesto por la Dian para tal fin, el cual se encuentra dentro del portal web de la administración tributaria, en la opción “Prevalidadores”.
Al seleccionar la opción “Registro único de beneficiarios finales – RUB”, el sistema automáticamente descargará un archivo con el prevalidador del formato 2688, el cual debe ser instalado en el ordenador donde se realizará el proceso.
Una vez se haya instalado el respectivo prevalidador, será posible hacer uso del mismo. Este se encuentra en formato Excel.
Allí se podrá registrar la información de los beneficiarios finales que serán reportados en el RUB y, posteriormente, generar el archivo XML que será subido a la plataforma de la Dian.
Es importante tener en cuenta que, para efectos de general el XML del formato 2688, es necesario revisar primero los datos diligenciados en los siguientes campos:Año de envío: año actual.
Concepto: 1.
Número de envío: corresponde al número consecutivo generado por el sistema al momento de colocar el archivo.
Fecha de envío: fecha actual.
Fecha inicial: 01-01 del año objeto de reporte.
Fecha final: 31-12 del año objeto de reporte.
Para cargar el archivo XML al sistema de la Dian, se debe ingresar a la plataforma Muisca mediante la opción de usuario registrado, en donde se ingresará con el NIT. Allí se debe seleccionar la opción “Presentación de información por envío de archivos”.
Posteriormente, se debe colocar el archivo XML del formato 2688 en el sistema de la Dian, para lo cual será necesario seleccionar la opción “Colocar archivos en su bandeja de entrada”.
Allí se debe buscar el código del formato a reportar y el sistema traerá el formato que se debe registrar.
Se debe seleccionar el archivo XML que se encuentra en la carpeta “Salida” del prevalidador del formato 2688 instalado en el respectivo computador donde se realiza el proceso.
Una vez se cargue el archivo en el sistema, será necesario volver a seleccionar la opción “Presentación de información por envío de archivos” y seguidamente dar clic en “Diligenciar solicitud envío de archivos”
Ten en cuenta que se deben diligenciar los siguientes campos:Año informado.
Nombre y extensión del primer archivo XML.
Número total de registros de los archivos de envío (número de beneficiarios reportados).
Cantidad de archivos (cantidad de archivos XML).
Cuando se hayan diligenciado los datos solicitados en la solicitud, se debe dar clic en “Solicitar”, guardar la solicitud y firmarla mediante el instrumento de firma electrónica.
Posteriormente, el sistema generará el PDF Con la presentación del formato 100006 – Presentación de información por envío de archivos.
Nota: una vez haya finalizado el proceso de solicitud de envío de archivos, es importante consultar el envío realizado en la misma opción “Presentación de información por envío de archivos”. Esto permitirá verificar si el archivo fue recibido de manera satisfactoria por parte de la Dian o si presenta algún tipo de error.
Seguidamente, será necesario volver al menú principal y seleccionar la opción “Registro único de beneficiarios finales”. Es este menú se debe seleccionar “Mis novedades” para verificar si el archivo cargado presenta errores.
Cuando se hayan verificado los archivos cargados, será necesario regresar al menú principal de la sección de registro único de beneficiarios finales, seleccionar la opción “Reporte información” y seguidamente dar clic en “Agregar beneficiarios finales por carga masiva”.
Allí el sistema mostrará los archivos cargados en la plataforma con la información de los beneficiarios finales que será reportada en el RUB. Una vez se seleccionen los archivos que se van a reportar, se debe dar clic en “Continuar”.
Para finalizar el proceso, se debe verificar la información suministrada, y posteriormente proceder a “Firmar y presentar” el documento, tal como se indicó líneas atrás en el proceso de “carga individual”.
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