Este mes de marzo, las compañías deben realizar varios tramites, entre ellos realizar la asamblea de accionistas o de junta directiva.
Si usted tiene una empresa, debe saber que hay ciertas obligaciones que debe cumplir antes de que se acabe este mes que recién comienza.
Por ejemplo, realizar la reunión ordinaria de la Asamblea de Accionistas y Junta Directiva (según aplique), donde -entre otras cosas- se deben aprobar los informes de gestión de los administradores y los balances de fin de ejercicio del año inmediatamente anterior, es decir, de 2022, según dice un informe de Cuatrecasas.
Las Asambleas de Accionistas o Junta Directiva es el máximo órgano de la dirección. Lo conforma la Asamblea General de Accionistas la cual está integrada por los accionistas inscritos en el libro denominado “Libro de Registro de Acciones”, o de sus representantes o mandatarios, reunidos conforme a las prescripciones de los Estatutos y la ley.
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectúan dos veces al año a más tardar el último día hábil de los meses de marzo y septiembre. Los propósitos de estas asambleas son: examinar la situación de la sociedad, designar administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio y resolver sobre la distribución de utilidades, así como para acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
CAROLINA TREJOSASOCIADA SENIOR EN CUATRECASAS
“Si no se renueva la matrícula mercantil, le pueden imponer sanciones de hasta 17 salarios mínimos. Si no lo hace por tres años consecutivos, se podría declarar que la sociedad se encuentra disuelta”
Si no es convocada la Asamblea, esta se reunirá por derecho propio el primer día de abril a las 10.00 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
“Antes del 31 de marzo la Junta Directiva debe presentar los balances de fin de ejercicio junto con el representante legal a la Asamblea de Accionistas y adicional a esto se debe agregar una información detallada de la sociedad como la remuneración de los directivos, qué transferencias ha hecho la sociedad a título gratuito, si tiene o no inversiones en otras sociedades o productos en moneda extranjera”, aseguró Carolina Trejos, asociada senior, líder de asuntos corporativos y M&A en Cuatrecasas.
Aunque aclara que es discutible si este mismo balance lo deben realizar las Juntas Directivas en las SAS, “debería ser una atribución que se tenga especialmente si eso se contempló así en los estatutos, pero es un punto sujeto a discusión aunque normalmente es un tema que se agrega a los informes que la administración presenta a la Asamblea de Accionistas”.
La segunda obligación de las compañías este mes es la de renovar la matrícula mercantil y la de establecimientos de comercio. Al renovar su matrícula, actualiza sus datos y cumple con los deberes legales.
Además, le permite a su empresa que sea contactada por otras que consultan el Registro mercantil para hacer negocios y puede participar en licitaciones y concursos estatales.
“Es importante porque si no se cumple, las sociedades pueden estar sujetas a sanciones de hasta 17 smmlv”, dijo Trejos.
Agregó que si deja de renovarla por tres años consecutivos se podría declarar que la sociedad se encuentra disuelta, “seguirá así hasta que se demuestre lo contrario”.
Así mismo, antes de que se acabe marzo, debe actualizar la información reportada ante el Registro Nacional de Bases de Datos (Rnbd) ante la SIC.
Lo anterior, sin perjuicio de otras obligaciones de reporte o de información de cambios sustanciales que su empresa tenga conforme a la ley.
Debe validar si a su empresa le surgen obligaciones de implementar los programas de transparencia y ética empresarial. Según el informe con la Ley 2195 de 2022, se esperan nuevas reglamentaciones sobre estos programas.
Por último, se debe reportar la información sobre el beneficiario final a través del sistema electrónico del RUB, antes del 31 de julio de 2023 para personas jurídicas creadas antes del 31 de mayo de 2023, o dentro de los dos meses siguientes a su inscripción en el RUT.
