Obligación RUB y sanciones: Guía informativa y actualizaciones

 

¿Quiénes tenían la obligación de presentar el RUB hasta el 31 de julio de 2023?

Las siguientes categorías de entidades y estructuras tenían dicha obligación:

Sociedades y entidades nacionales de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 12-1 del Estatuto Tributario.

Establecimientos permanentes.

Estructuras sin personería jurídica o similares.

Personas jurídicas extranjeras y estructuras sin personería o similares cuyos activos ubicados en

Colombia representen más del 50% del valor total de los activos poseídos por la entidad o estructura, según sus estados financieros.

Personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en Colombia no se efectúe en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a suministrar información en el RUB.

¿Cuáles podrían ser las posibles sanciones en caso de no haber presentado el Registro Único de Beneficiarios (RUB)? Si no se llevó a cabo el registro antes del 31 de julio, el obligado podría enfrentar una sanción equivalente a 1 UVT o $42.412 por cada día de retraso en la inscripción.

¿Cuál sería la sanción correspondiente por presentar información con errores?

Si en el RUB se proporciona información falsa, inexacta o incompleta, se impondrá una sanción equivalente a 100 UVTs – $4.241.200.

¿Existe la posibilidad de realizar correcciones posteriormente?

Como tal no existe la opción de corregir el registro inicial, sin embargo, se podrá llevar a cabo una actualización a través de los sistemas informáticos de la DIAN, sí, al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, hubo cambios en la información.

¿Qué obligaciones deben ser cumplidas después de haber completado el registro?.

Luego de completar el registro, los obligados deberán: (i) conservar los documentos que respalden la información proporcionada y la diligencia debida realizada durante cinco (5) años, a partir del 1° de enero del año siguiente en que la información se haya suministrado, actualizado o eliminado en el RUB, y (ii) deberán mantener actualizada la información en el RUB en caso de modificaciones. La actualización deberá realizarse electrónicamente los primeros días de enero, abril, julio y octubre de cada año si se observan cambios en la información desde la última actualización. Si no hay cambios no se necesitará llevar a cabo alguna actualización.

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Datos personales: ojo con el tratamiento y uso que le dan candidatos y partidos políticos

 

Aquí hablaremos sobre...Recolección y uso de datos personales: esto es lo que debe saber para que no lo engañen

Tiempo de uso de los datos personales

Seguridad y confidencialidad de los datos personales

La SIC expidió una circular dirigida a candidatos, partidos y movimientos políticos, exigiendo que estos protejan los datos personales de los electores.

No se pueden utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar datos personales.

Aprende qué dice la ley al respecto de este tema.

Se acerca el momento de las elecciones en Colombia. Partidos políticos y candidatos son el «pan nuestro de cada día», pero como futuro votante debe tener cuidado con sus datos personales, porque a estos les podrían dar un manejo erróneo sin que usted se dé cuenta.

Por lo anterior, la Superintendencia de Industria y Comercio –SIC– expidió la Circular Externa 001 del 17 de enero de 2022, dirigida a candidatos, partidos y movimientos políticos, con la cual se les da la instrucción de no usar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de los datos personales.

El desarrollo de campañas electorales, plebiscitos, referendos, consultas populares y otras maneras de participación democrática no suspenden el derecho fundamental a la protección de datos personales, cuya normativa sigue plenamente vigente y es de obligatorio cumplimiento por los(as) candidatos(as) a elecciones populares, los partidos y movimientos políticos, movimientos sociales o grupos significativos de ciudadanos que inscriban candidatos(as) a elecciones.

Recolección y uso de datos personales: esto es lo que debe saber para que no lo engañen

Lo concerniente al tratamiento de datos personales debe aplicarse sin importar los procedimientos, metodologías o tecnologías que se utilicen para recolectarlos, uso o tratamiento de esta información.

“No se podrán recolectar datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del titular del dato”

La circular indica que se debe tener en cuenta lo que ordenan los artículos 4, 9, 12, 17 y 18 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 4 del Decreto 13774 de 2013, incorporado en el DUR 1074 de 2015:No se pueden utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales.

Se tendrá que informar a la persona la finalidad específica de la recolección de sus datos. Únicamente se podrán recolectar los datos pertinentes y adecuados para el objetivo del tratamiento. No se pueden usar los datos para finalidades diferentes a las autorizadas por las personas naturales.

No se podrán recolectar datos personales sin la autorización previa, expresa e informada del titular del dato. La autorización se puede obtener de forma escrita, verbal y electrónica, según se describe en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, pero se debe conservar evidencia de esta y entregarle prueba de la autorización a la persona titular del dato en caso de que la solicite.

Tiempo de uso de los datos personales

Los datos recolectados solo se podrán almacenar durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento. Una vez cumplida la finalidad, se deberán suprimir de oficio.

Seguridad y confidencialidad de los datos personales

Las campañas y candidatos políticos deberán “implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento”.

De igual manera, están en la obligación de garantizar los principios de confidencialidad, acceso y circulación restringida.

En caso de que se creen nuevas bases de datos en el desarrollo de campañas electorales, es necesario inscribirlas en el Registro Nacional de Bases de Datos –RNBD–. Esta base de datos deberá inscribirse dentro de los dos meses siguientes a su creación.

Esta instrucción solo aplica para los responsables del tratamiento obligados a inscribir sus bases de datos en el RNBD, según lo establecido en el Decreto 090 de 2018, esto es, las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT.

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Notificación personal a personas en el exterior, ¿hacia la agilidad en trámites judiciales?

Es indudable que la regulación contenida en la Ley 2213 de 2022, que dio vigencia permanente al Decreto 806 de 2020, implicó una flexibilización más que oportuna de ciertos trámites judiciales que han facilitado la vida de litigantes y jueces.

¿Cuáles son estos trámites?.

Uno de estos trámites son las notificaciones personales, las cuales, con base en el artículo 8 de esta ley, pueden hacerse a través del envío de un correo electrónico al destinatario.

No obstante, la Ley 2213 guardó silencio en cuanto a la posibilidad de efectuar este tipo de notificaciones a personas domiciliadas en el exterior.

¿Es viable implementar la notificación por correo electrónico para quienes no se encuentran ubicados en Colombia?.

Podría pensarse que ante la ausencia de una disposición que restrinja expresamente la aplicación de la regulación de la Ley 2213 únicamente a personas ubicadas en Colombia, sería viable notificar vía correo electrónico a personas con domicilio en otros países.

Esta postura encontraría sustento en el hecho de que el esquema de notificación personal del CGP es eminentemente escritural, anticuado, y desentona con las tendencias actuales de virtualidad y rapidez que no deberían ser ajenas a las comunicaciones judiciales.

¿Qué alternativas de notificación se han planteado para las personas que no se encuentran domiciliadas en Colombia?.

La otra postura, esto es, aquella según la cual sí sería posible notificar personalmente a alguien domiciliado en el exterior a través de un correo electrónico, encontraría sustento, no solo en el principio de territorialidad de la ley, sino también en cuestiones de fondo como el derecho al debido proceso. Podría argumentarse, por ejemplo, que un correo electrónico contentivo del auto admisorio de la demanda enviado a alguien domiciliado en el extranjero que no está familiarizado con terminología jurídico-procesal o con la identificación de los despachos judiciales colombianos, que no tiene certeza sobre la autenticidad del correo electrónico o la identidad de su remitente, y que incluso puede no entender el español, no debería poder vincularlo a un proceso judicial. Así, podría sostenerse que por la importancia de estas notificaciones debería haber absoluta seguridad de que el destinatario de una notificación personal efectivamente recibió y comprendió el contenido e implicaciones de la decisión por notificar, antes de poder tenerla por notificada, lo cual puede ser difícil de garantizar a través de un correo electrónico.

¿Qué señala la jurisprudencia actual?.

La jurisprudencia actual ha optado por no permitir la notificación personal a personas domiciliadas en el exterior a través de correo electrónico, y de exigir que la misma se lleve a cabo a través de los mecanismos de cooperación internacional establecidos para el efecto, tal y como la Convención de la Haya de 1965 . Es fácil anticipar que estos mecanismos de cooperación internacional en muchas ocasiones conllevan engorrosos y demorados trámites escriturales ante funcionarios gubernamentales.

Pareciera ser entonces que hay razones para no permitir la notificación personal a destinatarios domiciliados en el extranjero a través de correo electrónico, y pareciera también que la forma de notificación idónea para el efecto, que corresponde en la mayoría de los casos a un trámite contenido en una convención internacional expedida hace casi 60 años, no permite lograr la agilidad pretendida por la Ley 2213 en materia de notificaciones personales.

Sería muy conveniente crear un instrumento legal de carácter transfronterizo, actualizado y capaz de seguir el ritmo de las sociedades actuales, y que a la vez garantice a las partes domiciliadas en el exterior su derecho a conocer y reaccionar adecuadamente ante decisiones judiciales proferidas en nuestro país.

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