La Dian recopila respuestas a múltiples preguntas relacionadas con la facturación electrónica, nómina electrónica, Radian y otros temas en su Concepto Unificado 0106. Una de ellas se relaciona con la solicitud de reintegro de costos y gastos y su soporte en una factura de venta.
Conoce la respuesta aquí.
A través del Concepto Unificado 0106 de agosto de 2022 (de 181 páginas), la Dian recopiló las respuestas a 81 preguntas que en los años más recientes se abordaron mediante diferentes conceptos y oficios relacionados con la obligación de facturar, la facturación electrónica, el documento de nómina electrónica y el Radian.
Es importante destacar que en la actualidad las normas reglamentarias más importantes relacionadas con dichos temas son las introducidas con el Decreto 358 de marzo de 2020 y las resoluciones Dian 000042 de mayo de 2020, 000013 de febrero de 2021 y 000085 de abril de 2022.
Sin embargo, en razón de que el artículo 13 de la Ley 2155 de septiembre 14 de 2021 le introdujo varias modificaciones importantes al artículo 616-1 del ET (sistema de facturación), es importante estar pendiente de dos proyectos de normas que ya se anunciaron durante el presente año 2022 en los portales del Minhacienda y de la Dian. Con estas se volvería a cambiar la reglamentación sobre estos temas, lo cual claramente provocaría que una parte importante del Concepto Unificado 0106 de agosto de 2022 quede automáticamente desactualizada (ver el proyecto de decreto publicado por el Ministerio de Hacienda el 1 de julio de 2022 y el proyecto de resolución publicado por la Dian el 19 de agosto de 2022).
Las solicitudes de reintegro de costos y gastos no se deben soportar en factura electrónica de venta
Entre las múltiples preguntas que la Dian resuelve en el Concepto 0106 de agosto de 2022 se encuentra la contenida en el numeral 1.3.1, con la cual se vuelve a ratificar lo que en el pasado ya se había dicho en otras doctrinas (como la del Concepto 87967 de septiembre de 2000) en relación con el hecho de que una solicitud de reintegro o reembolso de costos y gastos no se debe soportar en una “factura de venta”.
En el mencionado numeral 1.3.1 se lee lo siguiente:
1.3.1. Descriptor: Reembolso de gastos
Al respecto, se informa que la normatividad vigente sobre la materia está comprendida por el artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016 y el artículo 74 de la Resolución DIAN 000042 de 2020. Adicionalmente, se precisa que las adquisiciones que haya efectuado el mandatario por el mandante están soportadas en facturas, que el mandatario debe identificar si corresponden a operaciones propias o del mandante y, las que corresponden a este serán el soporte para recuperar los gastos que efectúe el mandatario por el mandante.
Nótese que se trata de la adquisición de bienes y/o servicios que fueron facturados, en su momento, por el respectivo proveedor, frente a las cuales el mandatario efectuó su pago, luego, en tanto correspondan al desarrollo del mandato, lo que el mismo pretende frente al mandante es su reembolso, caso en el cual no tiene lugar expedir una factura por este hecho.
Por lo tanto, bajo el supuesto de reembolso de gastos, debe concluirse que éste no da lugar a la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente, dado que dicho concepto no se origina en la venta de un bien o en la prestación de un servicio. No obstante, se precisa que para que el contratante pueda imputarse las deducciones por estos costos, gastos y/o impuestos descontables según corresponda, los mismos deben estar debidamente soportados.
(El subrayado es nuestro).
Implicaciones de no facturar el reintegro de costos y gastos
A partir de lo anterior, podemos destacar lo siguiente. Supóngase que una empresa incurre, por ejemplo, en un costo o gasto como el de pagar un servicio de arrendamiento, y hasta practica las retenciones de renta y de IVA sobre dicho costo y gasto, pero luego pide a otra empresa que comparte el mismo edificio que le reintegre una parte o la totalidad de ese costo o gasto; entonces, sucederá lo siguiente:
“para solicitar un reintegro de costos y gastos, lo único que se debe elaborar es una simple cuenta de cobro detallando los costos y gastos que se solicita que sean reintegrados”
a. La solicitud del reintegro de costos y gastos no se factura, pues según el artículo 615 del ET lo único que se factura es la «venta» (de bienes o servicios), pero nunca se deben hacer «facturas de venta» por algo que en realidad no se está vendiendo. Por tanto, para solicitar un reintegro de costos y gastos, lo único que se debe elaborar es una simple cuenta de cobro detallando los costos y gastos que se solicita que sean reintegrados. Esta cuenta de cobro debe detallar el nombre del tercero.
b. Puesto que las solicitudes de reintegro de costos no corresponden ni a una «venta» ni a una «prestación de servicios», es por eso por lo que nunca generarán el respectivo IVA. Además, la segunda empresa que reintegrará el dinero tampoco debe practicarle a la primera empresa ninguna retención en la fuente, pues a la primera empresa no se le está formando un ingreso.
c. Cuando la primera empresa reciba el valor del reintegro, tiene que registrarlo como un menor valor del costo o gasto en que había incurrido primero (así lo exigen incluso las normas internacionales). Es un error registrarlo como un ingreso bruto (contable o fiscalmente), pues en realidad no es un ingreso. Además, si lo refleja como un ingreso eso alteraría la lectura de los estados financieros y de las declaraciones de renta y de IVA y hasta la del ICA.
d. Si la primera empresa que incurrió en el costo o gasto terminó pagando un valor por IVA sobre dicho costo o gasto, pero luego pide el reintegro de la totalidad o una parte de dicho costo junto con su IVA, en tal caso esa primera empresa no podrá tomarse dicho IVA como descontable en sus declaraciones de este impuesto. En realidad, tanto el costo como el IVA pasan a ser propiedad del tercero al que se le solicitó el reintegro.
