El formulario 220, cuando queda diligenciado completamente con los datos a cargo del trabajador, servirá para sustentarle a la Dian las razones por las que el asalariado no tuvo la obligación de declarar. Por esto es necesario conservarlo durante 5 años.
Te explicaremos el motivo de este requerimiento.
De acuerdo con lo indicado en el artículo 1.6.13.2.15 del DUT 1625 de 2016 (luego de ser modificado con el Decreto 1778 de diciembre de 2021), entre el 9 de agosto y el 19 de octubre de 2022 las personas naturales y/o sucesiones ilíquidas (residentes o no residentes, obligadas o no a llevar contabilidad) deberán presentar oportunamente sus declaraciones de renta (obligatorias o voluntarias) por el año gravable 2021.
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Para el caso de los asalariados y demás personas naturales a las cuales se les expidió por el año gravable 2021 un formulario 220 con la información de las rentas de trabajo que percibieron durante dicho año gravable, es importante considerar algunos elementos. Al respecto, cabe destacar que, si el contribuyente que recibió dicho formulario concluyó que no está obligado a declarar por el año gravable 2021 (y que tampoco debe hacerlo de forma voluntaria, algo que el artículo 6 del Estatuto Tributario –ET– concede como posibilidad solo a las personas naturales residentes no obligadas a declarar que fueron objeto de retenciones durante el respectivo año fiscal), en tal caso el mencionado formulario 220 se convierte en el documento que reemplaza su declaración de renta.
Así lo confirma la nota que figura al final de dicho formulario:
Nota: Este certificado sustituye para todos los efectos legales la declaración de Renta y Complementario para el trabajador o pensionado que lo firme.
Y en la parte final del instructivo que viene al respaldo del formulario la Dian incluye el siguiente mensaje en letras mayúsculas:
CONSERVE ESTE CERTIFICADO COMO SUSTITUTO O SOPORTE DE SU DECLARACION DE RENTA. LA DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PODRÁ EXIGIRLO.
“dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando esta lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta”
Es por lo anterior que el formulario 220 contiene varios espacios (ver renglones 56 al 73) para que los diligencien directamente el asalariado o el pensionado. Si los valores que allí diligencian les sirven para comprobar que cumplen todos los topes de ingresos, patrimonio, consignaciones y demás para quedar exonerados de declarar renta, dicho formulario 220 será el principal sustento para probarle a la Dian, cuando esta lo requiera, que la persona no quedaba obligada a declarar renta.
El formulario 220 debe conservarse por 5 años
De acuerdo con la norma del artículo 632 del ET, si el formulario 220 se convierte para el contribuyente en la prueba de que no estaba obligado a presentar declaración de renta, lo deberá conservar durante 5 años.
Dicha norma establece actualmente lo siguiente:
Artículo 632. Deber de conservar informaciones y pruebas. Para efectos del control de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales, las personas o entidades, contribuyentes o no contribuyentes de los mismos, deberán conservar por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1º. de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo, los siguientes documentos, informaciones y pruebas, que deberán ponerse a disposición de la Administración de Impuestos, cuando ésta así lo requiera:
(…)
2. Las informaciones y pruebas específicas contempladas en las normas vigentes, que dan derecho o permiten acreditar los ingresos, costos, deducciones, descuentos, exenciones y demás beneficios tributarios, créditos activos y pasivos, retenciones y demás factores necesarios para establecer el patrimonio líquido y la renta líquida de los contribuyentes, y en general, para fijar correctamente las bases gravables y liquidar los impuestos correspondientes.
Los 5 años que menciona esta norma son justamente los mismos 5 años de plazo que tendría la Dian para perseguir a un obligado a declarar que no lo haya hecho oportunamente (ver artículos 715 y siguientes del ET).
Es por lo anterior que todo asalariado (así no tenga la obligación de presentar declaración de renta) debe preocuparse por pedirle a su empleador que le entregue su formulario 220 en el que se certifiquen los ingresos por todo el año o la fracción de año fiscal en que haya tenido vínculo laboral. Por su parte, todo empleador se debe preocupar por emitirlo y entregarlo incluso sin tener que esperar que el asalariado se lo solicite (ver Fallo 12859 de febrero de 2003 del Consejo de Estado).
