Elaboración de presupuestos en tiempos de COVID-19

 

El sector empresarial en Colombia se ha visto enfrentado a constantes cambios, dada la llegada del COVID-19.

La ejecución presupuestal durante 2020 tuvo fuertes cambios; por tanto, para este 2021 no te puedes quedar sin conocer cuáles son los pasos para realizar un presupuesto en tiempos de crisis.

La llegada del COVID-19 resultó ser desfavorable para la ejecución presupuestal del sector empresarial en Colombia y muchos otros países del mundo.

Así pues, durante el 2020 se dio prioridad a formular respuestas que a corto plazo resultaran efectivas.

Las modificaciones presupuestales, como las proyecciones de ventas, de recaudos y fuentes de financiación, fueron constantes ante la incertidumbre del sector empresarial en el país.

Así pues, teniendo en cuenta la nueva cepa del virus y el crecimiento de contagios ralentizado a través de las cuarentenas obligatorias, el final de virus no parece cercano, a pesar de la llegada de la vacuna al territorio nacional.

En cuanto a las medidas relacionadas con los procesos de vacunación, el Ministerio de Salud de Colombia estableció el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19.

Sin embargo, la información que se ha dado a conocer por el Gobierno nacional no detalla la duración de las etapas de vacunación. Por ello, las empresas en Colombia no podrán descuidar su planeación para este 2021.

“las empresas deberán tener en cuenta cada vez más la importancia de los presupuestos flexibles”

En concordancia con lo anterior, para la elaboración y ejecución de los distintos presupuestos en este nuevo año, las empresas deberán tener en cuenta cada vez más la importancia de los presupuestos flexibles.

La flexibilidad de los presupuestos está relacionada de forma directa con la disposición de la gerencia para realizar modificaciones a las cifras y a los planes establecidos.

Lo anterior implica que las empresas tomen decisiones con mayor autonomía, pero con altos riesgos, lo que ha sido común dados los escenarios de alta incertidumbre que han tenido lugar desde la llegada del COVID-19.

“los presupuestos en tiempos de crisis se clasificarían como presupuestos flexibles y a corto plazo ”

En efecto, los presupuestos en tiempos de crisis se clasificarían como presupuestos flexibles y a corto plazo , lo que contribuye a que las empresas logren pronosticar sus ingresos, costos y gastos para controlar el desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta que pueden surgir modificaciones.

Etapas para elaborar un presupuesto en tiempos de crisis

Etapa 1. Preiniciación

Para empezar, en la elaboración de presupuestos se debe considerar el sector económico al cual pertenece la empresa, toda vez que la pandemia, si bien ha afectado de forma negativa el desempeño de ciertas actividades económicas, también ha estimulado otras. Algunos ejemplos de actividades fortalecidas son las relacionadas con el sector financiero y la comercialización de productos de salud.

De acuerdo con los análisis relacionados con el sector y sus respectivas oportunidades y amenazas, se podrán determinar las estrategias y opciones de crecimiento para detallar cuáles serán los objetivos de la empresa y así proyectar expectativas que sean acordes con la situación.

Para conocer más acerca de los análisis necesarios a la hora de elaborar un presupuesto, consulta nuestra Cartilla Práctica Presupuesto: herramienta de gestión organizacional y financiera.

Algunas de las medidas relacionadas con aspectos legales y especiales durante la pandemia podrán determinar las expectativas de la empresa, por ejemplo, las actividades económicas asociadas al comercio de alimentos en restaurantes deberán evaluar el impacto económico y las estrategias a implementar dado los decretos de toque de queda, que probablemente se implementarán a lo largo de este 2021 en el país.

Al mismo tiempo, esta etapa precedente a la elaboración deberá incluir el estado de operaciones del período inmediatamente anterior, constituidas en este caso por la ejecución del presupuesto y las medidas tomadas durante el año 2020 con la llegada de la pandemia al país; en consecuencia, se deberá contar con información de procesos y medidas que hayan logrado ser útiles en las respuestas a la contingencia.

Etapa 2. Elaboración

Los presupuestos de operación, como por ejemplo el presupuesto de ventas en tiempos de crisis, han tenido algunos cambios significativos.

Como se mencionó en párrafos anteriores algunas actividades han sido impulsadas y, por ello, las expectativas de venta cambiaron en muchas empresas.

En esta etapa es importante realizar un estudio del punto de equilibrio, el cual permitirá conocer el nivel de ventas mínimo para que la empresa pueda cubrir sus costos y gastos, sean fijos o variables. En dicho estudio se identifican los costos y gastos tanto fijos como variables de los productos o servicios prestados por la empresa, así como sus precios de venta.

Al calcular el punto de equilibrio, se logra obtener un soporte para la planeación operativa y financiera de la empresa. Lo siguiente a realizar sería determinar el volumen de ventas, el cual, en la mayoría de los casos, se espera que sobrepase el punto de equilibrio para que la empresa pueda generar ganancias. Definido lo anterior, se plantean las estrategias para alcanzar lo presupuestado.

Etapa 3. Ejecución

En esta etapa se ponen en marcha las estrategias encaminadas a cumplir los objetivos relacionados con las ventas, el recaudo y la financiación.

No obstante, en tiempos de contingencia es común que surjan algunos cambios durante la ejecución; por ello es importante la etapa 4.

Etapa 4. Control y evaluación presupuestal

Durante la ejecución se deben realizar controles y evaluaciones parciales al cumplimiento de las metas planteadas en el presupuesto.

En esta etapa se busca identificar cuáles son las falencias o fortalezas en la ejecución, con el fin de poner a consideración las estrategias planteadas o el presupuesto mismo.

En ocasiones, las empresas suelen ser muy optimistas en sus presupuestos fundamentados en los supuestos del crecimiento económico; sin embargo, la pandemia del COVID-19 ha traído muchos cambios a la economía mundial, que deben ser evaluados en la primera etapa, con el fin de no realizar modificaciones sustanciales al presupuesto.

Etapa 5. Evaluación final

Una vez el período presupuestado llegue a su final, la dirección o quien sea el encargado del cumplimiento presupuestal deberá realizar un análisis definitivo al presupuesto elaborado y tener en cuenta los resultados presentados en los estados financieros.

Aquí se podrá evaluar la eficacia de las estrategias y los procesos implementados durante la ejecución.

Esta evaluación no solo pretende entender los hechos pasados, sino que también fundamenta una base para presupuestos y estrategias futuras.

A continuación, encontrarás un checklist para la elaboración de presupuestos en tiempos de COVID-19.

Auditoría forense y demás herramientas para combatir el fraude empresarial

 

René Castro afirma que en Colombia el fraude contable no está tipificado como delito.

Álvaro Fonseca explica que la auditoría forense valora el impacto de los fraudes causados a las víctimas.

Jeisson Ramírez dice que se necesita sentido común para identificar indicios de conductas no éticas.

El fraude corporativo y la corrupción al interior de las empresas aumentaron de la mano del COVID-19. Y es que las áreas encargadas de controlar los riesgos han visto cómo su personal ha disminuido.

A lo anterior se suma que muchos de estos profesionales han tenido que atender otras tareas al interior de las empresas donde trabajan.

Bajo este contexto se conjugan con mayor frecuencia o facilidad factores que aumentan el riesgo y la exposición al fraude.

Lupa a auditores y revisores fiscales cuando ocurren fraudes

René Mauricio Castro Vaca, contador público, consultor antilavado, antifraude y anticorrupción, y vicepresidente de la firma RICS Management relata en #CharlasConActualícese que, siempre que se presentan fraudes en las organizaciones, las personas externas a estas se preguntan en dónde estaban los auditores o revisores fiscales.

«Frente a esto, la auditoría interna debe evaluar la posibilidad de ocurrencia de fraude y cómo la organización gestiona el riesgo de este último», afirma.

Explica que el fraude es cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de la confianza. Son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o negocio.

«Cabe recordar que en Colombia no está tipificado como delito el fraude contable, y a los contadores públicos, en caso de presentarse uno, nos aplica la falsedad en documento público y privado. Por este tipo de delitos es que desafortunadamente muchos contadores públicos van a la cárcel», recalca.

Importancia de la auditoría forense

Álvaro Fonseca Vivas, Ph. D. en Investigación y Docencia en tercer año de formación, magíster en Docencia, especialista en Administración Financiera y contador público, socio de la Asociación Latinoamericana de Investigadores del Fraude y Crímenes Financieros, narra en #CharlasConActualícese que la auditoría forense es una herramienta contra el fraude.

Explica que se trata de una ciencia contable que entrega credibilidad en los resultados de las investigaciones forenses. Además, le aporta a los funcionarios e instituciones de la administración de la justicia información objetiva de sus hallazgos en el sector privado, público y social.

«Otro punto a destacar es que valora el impacto de los fraudes y delitos causados a las víctimas, encontrados en el resultado de su investigación y que fueron cometidos por los diferentes victimarios», afirma.

La auditoría forense aplicada a diferentes áreas surge para detectar e investigar el fraude cometido a través de documentos y actos. Se ha ampliado su campo de acción en la medida en que se han desarrollado técnicas específicas para combatir el crimen organizado. Se trabaja estrechamente con la administración de justicia, sirviendo como perito experto o auxiliar.

Herramientas para combatir el fraude empresarial

“contadores públicos deben tener un conjunto de herramientas para combatir el fraude al interior de las empresas”

Jeisson Ramírez Morales, contador público, representante legal de Touché Asesores SAS y certificado por ACCA en NIA dice en Actualícese que los contadores públicos deben tener un conjunto de herramientas para combatir el fraude al interior de las empresas.

“Experiencia, sólidos conocimientos técnicos normativos y mucho sentido común para identificar indicios de conductas que se salen de los lineamientos éticos o que puedan significar un abuso de las normas contables, tributarias, etc. Para estos temas es de gran ayuda tener conocimientos en auditoría forense y minería de datos”, explica Ramírez Morales.

De igual manera, se debe conservar la evidencia objetiva de las presuntas actuaciones indebidas, para luego brindar dicha información ante la alta dirección de la compañía.

“Si los indicios de la conducta atípica también involucran a esta, de igual forma se deberá conservar la evidencia objetiva y, en este caso, acudir ante las autoridades pertinentes para denunciar los hechos”, afirma.

Declaraciones de IVA, retención e INC de 2021 que requieren firma de contador

 

Tener al cierre de 2020 un patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 100.000 UVT, es uno de los requisitos para que las declaraciones de IVA, retención e INC de 2021 deban contar con la firma de un contador.

En este editorial te contamos cuáles son las demás condiciones.

Las normas contenidas en los artículos 512-6, 602 y 606 del Estatuto Tributario –ET– establecen los casos en los cuales las declaraciones del INC, IVA y retención en la fuente, respectivamente, que se presenten durante el actual año 2021, requerirán contar con por lo menos la firma de un contador.

De acuerdo con dichas normas, si el declarante que debe presentar cualquiera de esas tres declaraciones (sin importar si es perteneciente al régimen ordinario, al régimen especial, al grupo de los no declarantes de renta o al régimen simple), no está obligado a nombrar revisor fiscal, pero es un declarante (persona natural, sucesión ilíquida o persona jurídica) que si está obligado a llevar contabilidad (al menos para fines fiscales; ver el caso especial de los productores de los bienes exentos agropecuarios del artículo 477 del ET), sus declaraciones de INC, IVA y retención en la fuente de todo el año 2021 requerirán la firma de contador público cuando se cumpla alguno de los siguientes tres requisitos:

1. Su patrimonio bruto fiscal a diciembre 31 de 2020 fue superior a 100.000 UVT (100.000 x 35.607=$3.560.000.000). Es por este criterio de referencia que resulta muy importante tener definido el patrimonio bruto del año 2020 en forma temprana, pues si se cumplió con ese tope, entonces la primera declaración que llevaría firma de contador sería la de retención en la fuente de enero de 2021.

2. Sus ingresos brutos fiscales del año 2020 (antes de restar devoluciones en ventas, o ingresos no gravados), teniendo en cuenta tanto los que forman rentas ordinarias como los que forman ganancias ocasionales, fueron superiores a 100.000 UVT ($3.560.000.000).

3. Cuando no se cumpla con ninguno de los dos requisitos anteriores, pero la declaración del IVA del respectivo bimestre, cuatrimestre o año termine arrojando saldo a favor. Al respecto, debe tenerse presente que las declaraciones anuales del IVA del ejercicio 2021 solo aplicarán para aquellos contribuyentes que se acojan al régimen simple.

En relación con lo anterior, es importante destacar que en el formulario 325 para las declaraciones bimestrales de IVA de los prestadores de servicios desde el exterior (el cual fue prescrito con la Resolución 0069 de diciembre de 2018 y se utiliza para las declaraciones de los años 2018 y siguientes) no se incluyó ninguna casilla para la firma de contador ni de revisor fiscal.

Por tanto, se entiende que ninguno de los tres requisitos antes mencionados le aplicaría a la presentación del formulario 325 y, en consecuencia, dicho formulario siempre se podrá presentar sin la firma del contador o revisor fiscal.

Efectos de una declaración que se presente sin la firma de contador

De acuerdo con lo indicado en el literal d) del artículo 580 del ET, si alguna declaración tributaria se presenta sin la firma obligatoria de contador público, será dada por no presentada.

En todo caso, para que eso suceda será necesario que la Dian detecte la omisión de la firma del contador dentro del período de firmeza de la declaración. Esto significa que, si la Dian no se pronuncia dentro de dicho período, entonces la declaración se dará por válidamente presentada.

Lo anterior se sustenta en doctrinas como las contenidas en los conceptos 52996 de junio 6 de 2000, 38451 de junio 18 de 2003 y el último párrafo de la Circular 0066 de julio de 2008. En todas ellas la Dian ha llegado a conclusiones como la siguiente:

“En consecuencia, si la declaración incurre en alguna de las causales para darla como no presentada, la Administración debe proferir el correspondiente auto declarativo dentro del término ordinario de firmeza contemplado en el artículo 714 o en el inciso séptimo del artículo 147 del Estatuto Tributario; si transcurrido dicho término la Administración no profiere auto declarativo, la declaración queda en firme.”

¿Cómo subsanar el defecto de la ausencia de la firma de contador?

Para subsanar el defecto de la ausencia de la firma de contador, se tendría que volver a presentar la declaración.

Sin embargo, no puede perderse de vista que cuando el contribuyente decida volver a presentar la declaración antes de que la Dian lo obligue a ello, deberá liquidar la sanción de extemporaneidad que se origine desde el día del vencimiento hasta el día de la nueva presentación de la declaración.

Sin embargo, dicha sanción se podrá reducir aplicando la instrucción contenida en el parágrafo 2 del artículo 588 del ET , en la cual se lee lo siguiente:

“Las inconsistencias a que se refieren los literales a), b) y d) del artículo 580, 650-1 y 650-2 del Estatuto Tributario siempre y cuando no se haya notificado sanción por no declarar, podrán corregirse mediante el procedimiento previsto en el presente artículo, liquidando una sanción equivalente al 2 % de la sanción de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de 1.300 UVT.”

De acuerdo con dicha norma, el contribuyente calcularía toda la sanción de extemporaneidad que le corresponda, pero luego la reduciría a su 2 % cuidando adicionalmente que el valor final no quede por encima de 1.300 UVT.

Además, luego de calcular esa primera reducción de su sanción, también podrá aplicar adicionalmente la reducción del artículo 640 del ET, con lo cual podrá tomar el valor anteriormente calculado y reducirlo a su 50 % o a su 75 % (ver Concepto Dian 14116 de julio de 2017).

En cualquier caso, el valor final a liquidar por sanción de extemporaneidad no podría quedar por debajo de 10 UVT (valor de la sanción mínima; ver artículo 639 del ET; ver la respuesta a la pregunta 8 del Concepto Dian 5981 de marzo de 2017).