El uso de la factura electrónica representa una reducción en costos operacionales.
Facturar fuera de tiempo, presentar datos incorrectos o no fijar condiciones de pago son algunos.
Según la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en su artículo 6 de la resolución 0042 de 2020, toda empresa responsable de facturar deberá hacerlo electrónicamente.
Sin embargo, en este proceso de transición, es común que algunas compañías incurran en errores al emitirla y, por ende, se vean expuestas a sanciones de las entidades gubernamentales. Acá los principales errores que cometen las compañías y cómo evitarlos.
De hecho aunque la Dian estableció hace algunos años que todas las compañías están obligadas a emitir estas facturas, en las últimas semanas, la Dian cerró 39 establecimientos de comercio de Bogotá por no expedir de manera oportuna la factura electrónica en todas sus ventas.
De acuerdo con Siigo, proveedor tecnológico en la nube autorizado por la Dian, para evitar cualquier tipo de penalidad, recopiló los errores más comunes a la hora de facturar electrónicamente.
La empresa además señala que existen diversos softwares contables y administrativos cuyos servicios permiten facturar electrónicamente para cumplir con todas las obligaciones tributarias. Pues buscan disminuir los errores.
Facturar fuera de los tiempos
Muchas de las compañías tienen problemas porque olvidan emitir la factura o lo hacen demasiado tarde. En ese sentido, siempre se recomienda que la factura se genere justo después de vender el producto o prestar el servicio para desarrollar una operación comercial óptima.
Presentar información incompleta o imprecisa
Para las empresas es indispensable diligenciar todos los campos que requiere una factura, como los datos del cliente, fecha de emisión, valor, impuestos y descripción del bien o servicio. Asimismo, debe cerciórese de que toda la información suministrada, incluidas las tipografías y códigos, sean correctos y legibles.
Pedir más datos de los necesarios
Los datos del cliente para la creación de la factura electrónica son: apellidos, nombres o razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico. No se requiere información sobre el Rol Único Tributario (RUT) o copias del certificado de Cámara de Comercio, por ejemplo.
Así que evite pedir más de lo que va a usar y a necesitar.
La Dian cierra 39 establecimientos comerciales en Bogotá por no expedir factura electrónica.
Cuide los detalles
Recuerde detallar al máximo la información de las facturas para evitar malentendidos o retrasos. Preste especial atención a las condiciones de pago, pues tienen que ser claras entre ambas partes. Lo anterior aplica para cargos adicionales, plazos de pago, descuentos, intereses por mora, etcétera.
Errores en los impuestos
Es usual que los contribuyentes incurran en errores al determinar el IVA, ya que este varía en función del tipo de producto, si el cliente se encuentra en el extranjero o inclusive cuando en la transacción están contemplados productos o servicios exentos de dicho impuesto.
