BIENVENIDOS AL PORTAL TRIBUTARIO, CONTABLE Y LEGAL. BRINDAMOS CONSULTORIAS Y ASESORIAS INTEGRALES EN TRIBUTARIAS, AUDITORIAS, CONTABLES, Y LEGALES.DE COBERTURA REGIONAL Y NACIONAL. SOMOS UNA FIRMA COLOMBIANA, CON MAS DE 24 AÑOS.NUESTRO PRINCIPAL OBJETIVO BRINDAR UN SERVICIO ENMARCADO EN OPORTUNIDAD, CALIDAD, RESPONSABILIDAD Y CUMPLIMIENTO DE NORMAS, EN BENEFICIO DE NUESTROS CLIENTES.Y SE TRADUZCA EN GENERACION DE RESULTADOS FINANCIEROS Y REMUNERACIONES COMPETITIVAS CON NUESTROS COLABORADORES.
Revisar los saldos de las cuentas contables, identificar las partidas que no son aceptadas fiscalmente y ajustarlas al final del período son procesos obligatorios para la conciliación contable y fiscal.
Te contamos aspectos clave que se deben tener en cuenta como parte de su planeación.
La elaboración de los estados financieros hace parte de las responsabilidades del contador durante el cierre contable. Para lograr este proceso con éxito, se hace necesario una correcta planeación de la conciliación contable y fiscal.
El proceso de cierre contable debe realizarse una vez finalizado el ejercicio. Sin embargo, es necesario prepararse con antelación, por eso, a continuación, veremos algunos procesos obligatorios que deben tenerse presentes:
Cierre contable y conciliación fiscal
El cierre contable implica una serie de procesos realizados por una entidad al final del período contable. Consiste en la cancelación de las cuentas de resultados (ingresos, costos y gastos) y el traslado de la utilidad o pérdida obtenida al patrimonio, con el fin de elaborar los estados financieros que finalmente reflejarán la situación financiera y el desempeño de la entidad en determinada fecha. El proceso de cierre contable debe realizarse una vez finalizado el ejercicio.
En este orden de ideas, en palabras breves, el cierre fiscal consiste en la determinación de los impuestos que debe pagar la entidad, y para ello se deben identificar las partidas que no son aceptadas fiscalmente.
De acuerdo con el artículo 772-1 del Estatuto tributario, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deberán conciliar las diferencias que surjan entre la aplicación de los marcos técnicos normativos contables y las disposiciones del Estatuto Tributario.
Por lo anterior, el Dr. Juan Fernando Mejía, consultor de Estándares Internacionales, explica puntos importantes que se deben tener en cuenta en la planeación de este imprescindible proceso:
Pautas para realizar la conciliación contable y fiscal
De acuerdo con la exposición del Dr. Juan Fernando Mejía, algunas acciones importantes para una adecuada conciliación contable y fiscal son las siguientes:
1. Revisar los saldos de las cuentas y realizar ajustes al final del período
El punto de partida para este proceso serán los saldos de final del período. El párrafo A111 de la NIA 315 establece en el punto “b” que las afirmaciones sobre saldos contables al cierre del período demuestran su existencia, derechos y obligaciones, integridad, valoración e imputación.
Por su parte, el artículo 21-1 del Estatuto Tributario –ET– indica que para determinar el impuesto de renta los obligados a llevar contabilidad deben considerar el valor de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos que hayan resultado de la aplicación de los Estándares Internacionales.
Por tanto, es clave la revisión de las partidas y realizar los ajustes pertinentes por las diferencias contables y fiscales. Al respecto, consulta nuestro editorial
2. Debitar ingresos y acreditar gastos
En el artículo 446 del Código de Comercio se indica que debe presentarse el balance de pérdidas y ganancias del ejercicio social a la junta directiva para su aprobación o improbación, por ello, con antelación deberá prepararse la información.
Para conocer este balance será necesario debitar ingresos y acreditar gastos, y registrar la utilidad o pérdida según corresponda:
Cuenta Débito Crédito
41xx xxx
51xx xxx
5905 – utilidades o pérdidas del ejercicio xxx
3. Contabilizar en el patrimonio las utilidades o pérdidas del ejercicio
De acuerdo con lo establecido en el artículo 446 del Código de Comercio, debe presentarse a la junta directiva “un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable”.
Luego de ser aprobado el proyecto por la gerencia, se procede a realizar el reconocimiento de la utilidad o pérdida en el patrimonio:
Cuenta Débito Crédito
5905 – utilidades o pérdidas del ejercicio xxx
36xx – patrimonio xxx
4. Trasladar las reservas y dividendos por pagar
Es necesario contabilizar los dividendos por pagar gravados y no gravados, de acuerdo con el proyecto de distribución de utilidades aprobado.
Se deben considerar para esta contabilización:Las reservas obligatorias gravadas.
Las reservas obligatorias no gravadas.
Las reservas estatutarias gravadas.
Las reservas estatutarias no gravadas.
Las reservas ocasionales gravadas.
Las reservas ocasionales no gravadas.
Recomendaciones para el cierre contable y fiscal
Los estados financieros deben reflejar con la mayor precisión la situación de una persona, sea esta natural o jurídica, en un período determinado, por ello, es necesario tener en cuenta que el reconocimiento y medición apropiado de las partidas no debe verificarse solamente durante el cierre, antes bien, es un proceso que debe estar presente a lo largo del período contable.
Otro aspecto que debe tenerse en cuenta es que revisar que cada una de las partidas estén medidas y reconocidas de la forma adecuada no solo toma relevancia a nivel contable sino también a nivel fiscal, considerando que ambos son indispensables para representar la realidad sobre la situación de la entidad.
Para calcular los costos que asume un empleador cuando contrata a un trabajador con el salario mínimo, deben considerarse la remuneración y obligaciones como los aportes a seguridad social, las prestaciones sociales, entre otras.
Conoce aquí los costos que representa dicha contratación en 2023.
Cuando un empleador contrata a un trabajador mediante un contrato de trabajo debe tener en cuenta no solo la obligación de remunerar el servicio prestado, sino otros deberes como el pago de los aportes correspondientes a salud y pensión, las prestaciones sociales y las contribuciones parafiscales.
Si en el contrato de trabajo se pacta el salario del trabajador en la cifra de un (1) smmlv, debe tenerse en cuenta que cada año se efectúa un ajuste o incremento salarial que actualiza dicho monto y que afecta el cálculo de otras obligaciones laborales que se liquidan con base en el salario devengado.
Por tanto, es importante que el empleador conozca los costos promedio que debe asumir cuando contrata a un trabajador con el salario mínimo, pues esta información le permite tomar mejores decisiones respecto de la planeación del conjunto de los costos de su operación económica.
Salario mínimo y auxilio de transporte 2023 en Colombia
De acuerdo con la definición del Código Sustantivo del Trabajo –CST– (artículo 145), el salario mínimo es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para costear sus necesidades normales y las de su familia.
Por su parte, la Ley 15 de 1959 consagra el auxilio de transporte como una prestación a cargo de los empleadores a favor de los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv y su finalidad es la de compensar una parte de los gastos del traslado del trabajador desde su residencia hasta el sitio de trabajo.
Para los trabajadores que desarrollen su trabajo en su domicilio en modalidades de teletrabajo o trabajo en casa, el empleador deberá reconocer el valor del auxilio de transporte como auxilio de conectividad digital solo a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv.
Mediante los decreto 2613 y 2614 del 28 de diciembre de 2022 del Ministerio del Trabajo, se fijaron las cifras del salario mínimo mensual legal y del auxilio de transporte que regirán a partir del 1 de enero de 2023, así:
Concepto
2022
Incremento
2023
Salario mínimo
$1.000.000
16 %
$1.160.000
Auxilio de transporte
$117.172
20 %
$140.606
Fijada la cifra del salario mínimo en Colombia para el 2023 en $1.160.000 y del auxilio de transporte en $140.606, deben conocerse las diferentes obligaciones a cargo del empleador contenidas en la ley laboral que se calculan con base en el salario devengado para realizar la respectiva liquidación.
Liquidación mensual de costos a cargo del empleador
Al contratar a un trabajador mediante un contrato de trabajo, por mandato de la ley, el empleador no solo debe pagar el salario, el auxilio de transporte o de conectividad digital cuando proceda, sino que debe efectuar y estar al día con los aportes y provisiones de nómina que se pueden dividir en tres grupos:
Aportes a seguridad social.
Prestaciones sociales.
Contribuciones parafiscales.
Es importante mencionar que otra de las acreencias a cargo del empleador es la de las vacaciones que deben ser concedidas y remuneradas por quince (15) días hábiles una vez el trabajador haya prestado sus servicios durante el término de un (1) año (artículo 186 del CST).
Aportes al sistema de seguridad social
Entre las principales obligaciones del empleador se encuentra la de realizar aportes al sistema general de seguridad social. Estas comprenden los aportes a salud y pensión, riesgos laborales y de subsidio familiar; obligaciones que se liquidan a partir del ingreso base de cotización –IBC–.
El IBC es el monto del salario con el cual se determina el valor de los aportes al sistema de seguridad social. El IBC es el salario básico más todos los otros pagos que perciba el trabajador y que constituyan salario conforme al artículo 127 del CST.
El aporte al sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– corresponde al 12,5 %, el cual debe determinarse con base en el salario mensual del trabajador. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 8,5 % y al trabajador un 4 %.
Para un trabajador que devenga el salario mínimo, la liquidación de este aporte se efectúa de la siguiente manera:
Salario mínimo 2023 (IBC)
Empleador 8,5 %
Trabajador 4%
$1.160.000
$98.600
$46.400
Por su parte, el aporte a pensión corresponde al 16 % del salario base mensual del trabajador. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 12 % y al trabajador un 4 %.
Para un trabajador que devenga el salario mínimo, la liquidación de este aporte se realiza así:
Salario mínimo 2023 (IBC)
Empleador 12 %
Trabajador 4%
$1.160.000
$139.200
$46.400
Por otro lado, respecto del sistema de riesgos laborales, para determinar el porcentaje del aporte y el valor de la cotización para un trabajador que devenga el salario mínimo, debe usarse como guía la siguiente tabla:
Nivel de riesgo
% de cotización
Actividades
Cotización mínima 2023
I
0,522 %
Trabajos de oficina
$6.055
II
1,044 %
Manufactura: fabricación de tapetes, tejidos, etc.
$12.110
III
2,436 %
Manufactura: fabricación de agujas, alcohol, etc.
$28.258
IV
4,350 %
Manufactura: fabricación de aceites, vidrios, servicios de transporte.
$50.460
V
6,960 %
Manejo de asbestos, arenas, etc.
$50.460
Como se aprecia, para realizar este aporte se establecen diferentes porcentajes de cotización, lo cual obedece a que las actividades que desempeñan los trabajadores no suponen el mismo nivel de riesgo.
Conoce, a través de la explicación de la Dra. Angie Marcela Vargas, especialista en derecho laboral, cuál es la sanción para el empleador que no realiza los aportes a seguridad social:
Prestaciones sociales
Las prestaciones sociales son los pagos adicionales, aparte del salario, que el trabajador recibe mensual o anualmente. Son obligatorias por parte del empleador y tienen como finalidad principal cubrir necesidades o riesgos ordinarios del trabajador. Las prestaciones sociales comprenden la prima de servicios, las cesantías y los intereses a las cesantías.
La prima de servicios es una prestación social otorgada por el empleador al trabajador como una compensación, dado los beneficios que genera en la prestación del servicio y comprende dos periodos de pago (artículo 306 CST):
Primer período: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio (último plazo de pago).
Segundo período: comprendido entre el 1 de julio y el 30 de diciembre (plazo de pago 20 de diciembre).
El salario base para calcular la prima de servicios es el promedio de lo devengado en los seis (6) meses anteriores a su causación y su liquidación debe realizarse por semestre laborado o proporcionalmente al tiempo trabajado aplicando la siguiente fórmula:
Salario + auxilio de transporte × número de días laborados / 360
Así, un trabajador que devengue el salario mínimo semestralmente recibirá el siguiente valor por concepto de prima de servicios:
$ 1.160.000 + $ 140.606 × 180 / 360 = $ 650.303
Las cesantías son una prestación social regulada por el artículo 249 del CST y tienen como finalidad otorgar un auxilio al trabajador en períodos de desempleo, aunque también pueden disponerse para la adquisición de vivienda o estudios de educación superior.
Las cesantías deben ser liquidadas anualmente con base en el IBC en el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Una vez liquidadas deben ser consignadas en el fondo de cesantías elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
Si el contrato de trabajo termina antes de esta última fecha y el empleador no ha realizado la consignación, debe pagar el valor de las cesantías directamente al trabajador.
El valor de las cesantías corresponde a un salario mensual por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado y debe ser determinado usando la siguiente formula:
Salario mensual + auxilio de transporte × días trabajados / 360
Por otra parte, los intereses a las cesantías corresponden al 12 % anual –o proporcional– sobre los saldos que tenga el trabajador por concepto de cesantías y el empleador debe pagarlos a más tardar el 31 de enero del siguiente año o en la fecha del retiro del trabajador.
La fórmula de liquidación de los intereses a las cesantías es la siguiente:
Valor de las cesantías × días trabajados × 12 % (año) / 360
Por el año 2023 un trabajador que devengue el salario mínimo sin variaciones le corresponderá por concepto de cesantías la siguiente cifra:
$ 1.160.000 + $ 140.606 x 360 / 360 = $ 1.300.606
Y por intereses a las cesantías el monto es el siguiente:
$ 1.300.606 × 360 x 12 % / 360 = $ 156.073
Conoce, a través de la explicación de la Dra. Natalia Jaimes Lúquez, consultora en derecho laboral, cuál es la sanción para el empleador por no pagar a tiempo las cesantías:
Contribuciones parafiscales
Los parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena– liquidadas con base en los elementos que constituyen salario aplicando los siguientes porcentajes:
Concepto
Porcentaje
CCF
4 %
ICBF
3 %
Sena
2 %
Total
9 %
Para un trabajador que devengue el salario mínimo en 2023 debe realizarse la siguiente liquidación mensual:
$ 1.160.000 × 9 % = $ 104.400
Es importante mencionar que, en lo referente a los aportes a seguridad social, existen algunas excepciones de pago en aportes a salud y parafiscales para los empleadores que cumplan con los requisitos estipulados en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario –ET–.
Conoce, a través de la explicación del Dr. Diego Guevara, especialista en temas contables y tributarios, cómo procede la exoneración de pago de parafiscales:
Vacaciones
Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador dependiente a disfrutar de un tiempo de descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles tras haber prestado sus servicios durante un (1) año.
El artículo 192 del CST establece que las vacaciones deben ser remuneradas con el salario ordinario que devengue el trabajador el día en que comience a disfrutarlas.
Las vacaciones deben liquidarse aplicando la siguiente formula:
Salario × número de días trabajados / 720
Por el 2023 un trabajador que devengue el salario mínimo, una vez haya cumplido un año de servicios, podrá recibir por parte del empleador el siguiente monto:
$ 1.160.000 × 360 / 720 = $ 580.000
Nota: tenga en cuenta que esta liquidación varía cuando se liquidan vacaciones disfrutadas y no compensadas, dado que los días de descanso (días no hábiles) entran a hacer parte de la liquidación.
Dotación
Otra obligación que debe tener en cuenta el empleador que contrate a un trabajador con el salario mínimo es la correspondiente al suministro de la dotación, según lo establece el artículo 230 del CST.
En efecto, el empleador tiene la obligación de suministrar a sus trabajadores un vestido de trabajo y un par de zapatos mínimo tres (3) veces cada año, a más tardar en las siguientes fechas:
30 de abril
31 de agosto
20 de diciembre
Este concepto es obligatorio siempre y cuando la remuneración del trabajador no supere los dos (2) smmlv.
Costos mensuales de un trabajador que devenga el salario mínimo
Con base en lo expuesto, se procederá a realizar un ejemplo de los costos promedio mensuales que debe asumir un empleador cuando contrata a un trabajador con el salario mínimo mensual legal vigente con derecho a auxilio de transporte o conectividad.
En el ejemplo no hay variaciones en el factor salarial y el trabajador desempeña una labor en nivel de riesgo bajo. El caso de ejemplo aquí expuesto representa los mínimos en cuanto a los derechos del trabajador que el empleador está llamado a respetar y a calcular correctamente. Veamos:
Concepto
Valor
Salario mínimo
$1.160.000
Auxilio de transporte o de conectividad
$140.606
Salud (8,5 %)
$98.600
Pensión (12 %)
$139.200
Riesgos laborales (0,522 %)
$6.055
Prima de servicios
$108.384
Cesantías
$108.384
Intereses a las cesantías
$1.084
Parafiscales (9 %)
$104.400
Vacaciones
$48.333
Dotación (supongamos un 2,5 %)
$29.000
Total
$1.944.046
Para confirmar estos cálculos de una forma más sencilla y rápida descarga ya nuestro liquidador:
Liquidador del costo de la contratación de un trabajador: salario mínimo 2023
“para el año 2023 la contratación de un trabajador que devengue el salario mínimo cuesta al empleador un total de $1.944.046 pesos mensuales”
En conclusión, para el año 2023 la contratación de un trabajador que devengue el salario mínimo cuesta al empleador un total de $1.944.046 pesos mensuales, lo que representa un 49 % adicional respecto del salario más el auxilio de transporte.
Al multiplicar dicha cifra por el número de meses del año obtiene el costo anual:
$1.944.046 × 12 meses = $ 23.328.552
Por último, es importante aclarar que la anterior liquidación de costos se realiza sin tener en cuenta variaciones como horas extras, recargos, comisiones o bonificaciones que pueden afectar los valores base de liquidación.
Respecto de la liquidación de horas extras y recargos, es importante considerar los siguientes porcentajes:
