Se entiende por nómina aquellos pagos mensuales o quincenales que los empleadores deben realizar a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo.
A continuación, conoce los diferentes conceptos que comprenden la nómina y las fórmulas para realizar su correcta liquidación.
La obligación principal del empleador en un contrato de trabajo es pagar la remuneración al trabajador. A partir de esta se derivan otras obligaciones establecidas en la ley laboral en forma de devengos y deducciones al trabajador que constituyen lo que se conoce con el nombre de nómina
¿Qué es la nómina?
En contabilidad, la nómina son aquellos pagos mensuales o quincenales que los empleadores, personas naturales o jurídicas, deben realizar a los trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo, sea indefinido, término fijo, por obra o labor u ocasional.
Estos pagos comprenden el salario, comisiones, auxilios, horas extras, recargos, liquidación de aportes a seguridad social y parafiscales, provisión de prestaciones sociales, entre otros conceptos.
La nómina se estructura en dos partes:
- Devengos: todas aquellas sumas pagadas al trabajador (salariales y no salariales).
- Deducciones: aquellos valores que deben ser descontados de lo devengado por el trabajador (aportes a seguridad social y otros descuentos autorizados).
Salario
El salario no es solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa y onerosa del servicio subordinado, y que ingresa a su patrimonio a título oneroso, sin distinción del nombre que adopte (artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–).
Además, el salario es un factor que determina distintas obligaciones laborales previstas en la ley que se causan en forma de pagos a cargo del empleador, como los aportes a la seguridad social (salud, pensión y riesgos laborales), las prestaciones sociales, las incapacidades, descansos remunerados, entre otros.
De otra parte, el empleador y el trabajador pueden convenir libremente el salario en sus diversas modalidades (unidad de tiempo, por obra, o a destajo y por tarea, etc.) respetando siempre el salario mínimo legal o el fijado en las convenciones colectivas.
Las principales modalidades del salario son: salario mínimo, salario integral, salario en especie, salario variable y salario a destajo.
Salario mínimo
De acuerdo con la definición del CST, el salario mínimo es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para costear sus necesidades normales y las de su familia (artículo 145).
Mediante el Decreto 2613 del 28 de noviembre de 2022, la cifra del salario mínimo mensual legal que regirá a partir del 1 de enero de 2023 será de $1.160.000.
Salario mínimo mensual 2023 | Salario mínimo diario 2023 |
$1.160.000 | $38.667 |
Para conocer el dato histórico del salario mínimo accede nuestro contenido: Salario mínimo en Colombia.
Salario integral
Cuando el trabajador devengue un salario mensual superior a diez (10) smmlv, será válido el acuerdo entre las partes de un salario integral que además de retribuir el servicio prestado compense por anticipado el valor de prestaciones, recargos y beneficios (artículo 132 del Código Sustantivo del Trabajo –CST–).
Se le denomina integral porque, en efecto, integra en un solo concepto la remuneración y las prestaciones, beneficios, recargos, entre otros, exceptuando las vacaciones.
El salario integral está conformado por un factor salarial (mínimo 10 smmlv) y un factor prestacional (mínimo 30 % factor salarial).
Salario mínimo 2023 | Factor salarial –FS– | Factor prestacional | Salario integral 2023 |
$1.160.000 | $11.600.000 | $3.480.000 | $ 15.080.000 |
Salario en especie
El salario puede consistir en la entrega de una determinada suma de dinero o también estar conformada por una parte en dinero y por otra –nunca mayoritaria– de ciertos bienes, a lo que se le denomina salario en especie (artículo 129 del CST).
El salario en especie debe ser pactado de la siguiente manera:
Monto del salario devengado | Porcentaje máximo permitido de salario en especie |
Un (1) smmlv | 30 % |
Mayor de un (1) smmlv | 50 % |
Salario variable
Es salario variable, como su nombre lo indica, es aquel que varía dependiendo de criterios pactados en el contrato de trabajo como, por ejemplo, el rendimiento, el cumplimiento de metas o la cantidad de trabajo realizado.
En el siguiente video, el Dr. Luis Miguel Merino, consultor en derecho laboral, explica qué es el salario variable:
El salario a destajo es una modalidad de salario variable prevista en el artículo 132 del CST que consiste en pagar al trabajador una cantidad fija por cada unidad de trabajo terminado, indistintamente del tiempo que emplee para culminar su labor. Por ejemplo, un trabajador al que se le paga $10.000 pesos por cada pieza que ensamble recibiría un salario a destajo.
Recargos y horas extra
Además de la remuneración fija que percibe el trabajador pueden causarse determinados pagos adicionales por la prestación del servicio por fuera de la jornada laboral, en horarios nocturnos o en días de descanso obligatorio como los domingos y festivos.
Para efectuar el cálculo de forma correcta deben tenerse en cuenta los siguientes conceptos:
- Recargos: son los valores reconocidos al trabajador que labora en jornada nocturna (desde las 9:00 p.m. hasta las 6:00 a.m.) o en días que por regla general no son laborales como los domingos y festivos.
- Horas extra: son aquellas que se deben reconocer al trabajador cuando exceda la jornada máxima legal o la jornada pactada en el contrato de trabajo.
Estos pagos que se denominan horas extra o trabajo suplementario y recargos nocturnos, dominicales o festivos, constituyen salario y deben calcularse con base en los siguientes porcentajes:
Recargos y horas extra | Porcentaje |
Nocturno | 35 % |
Dominical o festivo | 75 % |
Hora extra diurna | 25 % |
Hora extra nocturna | 75 % |
Hora extra diurna dominical o festiva | 100 % (75 % + 25 %) |
Hora extra nocturna dominical o festiva | 150% (75 % + 75 %) |
Hora dominical o festiva nocturna | 110 % (75 % + 35 %) |
Para calcular correctamente los recargos y horas extra accede a nuestro liquidador:
Horas extra, diurnas, nocturnas, dominicales y festivas.
Así, como la jornada laboral es determinante para establecer los recargos y las horas extra; escucha a continuación la explicación de la Dra. Angie Vargas, especialista en derecho laboral, respecto a cuál será la jornada máxima laboral durante el año 2023:
De igual manera, existen otros pagos que constituyen salario como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, porcentajes sobre ventas o comisiones, entre otros, conforme al artículo 127 del CST.
Auxilio de transporte
La Ley 15 de 1959 consagra el auxilio de transporte como una prestación a cargo de los empleadores a favor de los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smlmv. Su finalidad es la de compensar una parte de los gastos del traslado del trabajador desde su residencia o domicilio hasta el sitio de trabajo. El auxilio no se causa cuando el empleador suministra el transporte.
Según el artículo 1 del Decreto 771 de 2020 para los trabajadores que desarrollen su trabajo en su domicilio (teletrabajo, trabajo en casa), el empleador deberá reconocer el valor del auxilio de transporte como auxilio de conectividad digital a los trabajadores que devenguen hasta dos (2) smmlv.
Mediante el Decreto 2614 del 28 de noviembre de 2022 del Ministerio del Trabajo, la cifra del auxilio de transporte que regirá a partir del 1 de enero de 2023 será de $140.606.
Auxilio de transporte 2023 | $140.606 |
El auxilio de transporte no constituye salario y, por tanto, no se incluye para la liquidación de aportes a seguridad social, vacaciones y parafiscales; sin embargo, sí debe tenerse en cuenta para la liquidación de prestaciones sociales (prima de servicios, cesantías e intereses a las cesantías).
Aportes al sistema de seguridad social
Entre las principales obligaciones del empleador se encuentra la de realizar aportes al sistema general de seguridad social. Estas comprenden los aportes a salud y pensión y riesgos laborales; obligaciones que se liquidan a partir del ingreso base de cotización –IBC–.
El IBC es el monto del salario con el cual se determina el valor de los aportes al sistema de seguridad social. El IBC es el salario básico más todos los otros pagos que perciba el trabajador y que constituyan salario conforme al artículo 127 del CST.
Salud
El sistema de seguridad social en salud –SG-SSS– es aquel a través del cual se brindan las condiciones para la atención en salud de los colombianos.
El aporte a salud corresponde al 12,5 % del IBC. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 8,5 % y al trabajador un 4 %.
En el artículo Aporte a salud 2023 en el régimen contributivo, te contamos más detalles al respecto.
Pensión
La Ley 100 de 1993 creó el sistema general de pensiones con el fin de garantizar a la población el amparo de las contingencias de la vejez, la invalidez y la muerte a través del reconocimiento de las prestaciones pensionales respectivas.
El aporte a pensión corresponde al 16 % del IBC. De este porcentaje corresponde pagar al empleador un 12 % y al trabajador un 4 %.
Consulta ahora nuestro artículo Aportes a pensión 2023 para enterarte de las más recientes novedades al respecto.
Es importante tener en cuenta el aporte al fondo de solidaridad pensional –FSP–.
La ley laboral establece que todo trabajador que perciba mensualmente más de cuatro (4) smmlv deberá destinar al FSP un aporte del 1 % al 2 %, dependiendo del número de salarios mínimos que devengue, conforme a los artículos 27 de la Ley 100 de 1993 y 2.2.3.1.9 del Decreto 1833 de 2016.
El artículo 27 de la Ley 100 de 1993 señala los porcentajes que deben aportar dichos trabajadores, dependiendo del monto de su salario mensual:
Salario | Porcentaje |
Entre 4 y 16 smmlv | 1,0 % |
Entre 16 y 17 smmlv | 1,2 % |
Entre 17 y 18 smmlv | 1,4 % |
Entre 18 y 19 smmlv | 1,6 % |
Entre 19 y 20 smmlv | 1,8 % |
Igual o superior a 20 smmlv | 2,0 % |
Riesgos laborales
El sistema general de riesgos laborales busca prevenir y atender los accidentes de trabajo y enfermedades laborales a través de diferentes prestaciones asistenciales y económicas.
Para determinar el porcentaje del aporte y el valor de la cotización debe usarse como guía la siguiente tabla:
Nivel de riesgo | % de cotización | Actividades | Cotización mínima 2023 |
I | 0,522 % | Trabajos de oficina, administrativos, sector financiero, etc. | $6.055 |
II | 1,044 % | Manufactura: fabricación de tapetes, tejidos, etc. | $12.110 |
III | 2,436 % | Manufactura: fabricación de agujas, alcohol, etc. | $28.258 |
IV | 4,350 % | Manufactura: fabricación de aceites, vidrios, servicios de transporte, vigilancia privada. | $50.460 |
V | 6,960 % | Manejo de asbestos, arenas, construcción, etc. | $80.736 |
Respecto del aporte, este se encuentra únicamente a cargo del empleador, de manera que por aportes a la ARL no se debe realizar ningún descuento al trabajador.
La afiliación y pago de aportes a este sistema es obligatorio, so pena de que el empleador deba responder por el pago de todos los gastos médicos y las respectivas indemnizaciones en el evento en que un trabajador sufra un accidente de origen laboral.
En suma, los aportes al sistema de seguridad social se liquidan teniendo en cuenta los siguientes porcentajes:
Aportes al sistema de seguridad social | |||
Aporte | Porcentaje total | Aporte empleador | Aporte trabajador |
Salud | 12,5 % | 8,5 % | 4 % |
Pensión | 16 % | 12 % | 4 % |
Riesgos laborales | 0,522 % (Nivel de riesgo I) | 0,522 % | – |
Nota: los empleadores que cumplan con los requisitos del artículo 114-1 del Estatuto Tributario –ET– estarán exonerados del pago de salud, Sena e ICBF por los trabajadores que devenguen menos de diez (10) smmlv.
En el siguiente video podrás escuchar de primera mano a la abogada Natalia Jaimes, quien explica en qué consiste la afiliación a la ARL y cuáles son las clases de riesgo para hacer la cotización:
Prestaciones sociales
Las prestaciones sociales son los pagos adicionales, aparte del salario, que el trabajador recibe mensual o anualmente. Son obligatorias por parte del empleador y tienen como finalidad principal cubrir necesidades o riesgos ordinarios del trabajador. Las prestaciones sociales comprenden la prima de servicios, las cesantías y los intereses a las cesantías.
Prima de servicios
La prima de servicios es una prestación social otorgada por el empleador al trabajador como una compensación, dados los beneficios que genera en la prestación del servicio, y comprende dos períodos de pago (artículo 306 CST):
- Primer período: comprendido entre el 1 de enero y el 30 de junio (último plazo de pago).
- Segundo período: comprendido entre el 1 de julio y el 30 de diciembre (plazo de pago 20 de diciembre).
El salario base para calcular la prima de servicios es el promedio de lo devengado en los seis (6) meses anteriores a su causación y su liquidación debe realizarse por semestre laborado o proporcionalmente al tiempo trabajado aplicando la siguiente fórmula:
Salario + auxilio de transporte × número de días laborados / 360
Este simulador te ayudará a calcular la prima de servicios de manera semestral:
Calculadora de prima legal de servicios semestral
A través del siguiente formato descargable en Excel podrás igualmente calcular la prima de servicios:
12 liquidadores para calcular la prima de servicios semestral
Cesantías
Las cesantías son una prestación social regulada por el artículo 249 del CST y tienen como finalidad otorgar un auxilio al trabajador en períodos de desempleo, aunque también pueden disponerse para la adquisición de vivienda o estudios de educación superior.
Las cesantías deben ser liquidadas anualmente con base en el IBC en el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de cada año. Una vez liquidadas deben ser consignadas en el fondo de cesantías elegido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
Si el contrato de trabajo termina antes de esta última fecha y el empleador no ha realizado la consignación, debe pagar el valor de las cesantías directamente al trabajador.
El valor de las cesantías corresponde a un salario mensual por cada año trabajado o proporcional al tiempo laborado y debe ser determinado usando la siguiente fórmula:
Salario mensual + auxilio de transporte × días trabajados / 360
Intereses a las cesantías
los intereses a las cesantías corresponden al 12 % anual –o proporcional– sobre los saldos que tenga el trabajador por concepto de cesantías y el empleador debe pagarlos a más tardar el 31 de enero del siguiente año o en la fecha del retiro del trabajador.
La fórmula de liquidación de los intereses a las cesantías es la siguiente:
Valor de las cesantías × días trabajados × 12 % (año) / 360
El siguiente simulador te ayudará a calcular las cesantías e intereses a las cesantías:
Calculadora de cesantías e intereses de cesantías
Nota: el artículo 7 de la Ley 1 de 1963 establece que el valor del auxilio de transporte debe ser incluido para la liquidación de las prestaciones sociales.
En el siguiente vídeo, la Dra. Angie Vargas explica cuál es la sanción para los empleadores por no pagar las cesantías y sus intereses:
Los parafiscales son contribuciones obligatorias por parte de los empleadores a las cajas de compensación familiar –CCF–, al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF– y al Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena– liquidadas con base en los elementos que constituyen salario aplicando los siguientes porcentajes:
Concepto | Porcentaje |
CCF | 4 % |
ICBF | 3 % |
Sena | 2 % |
Total | 9 % |
Conoce, a través de la explicación del Dr. Diego Guevara, en cuáles casos aplica la exoneración de parafiscales:
Las vacaciones son el derecho que tiene todo trabajador dependiente a disfrutar de un tiempo de descanso remunerado equivalente a quince (15) días hábiles tras haber prestado sus servicios durante un (1) año.
El artículo 192 del CST establece que las vacaciones deben ser remuneradas con el salario ordinario que devengue el trabajador el día en que comience a disfrutarlas.
Las vacaciones deben liquidarse aplicando la siguiente fórmula:
Salario × número de días trabajados / 720
Con el siguiente simulador, podrás calcular correctamente las vacaciones:
Calculadora de liquidación de vacaciones
Dotación
Otra obligación que debe tener en cuenta el empleador que contrate a un trabajador con el salario mínimo es la correspondiente al suministro de la dotación, según lo establece el artículo 230 del CST.
En efecto, el empleador tiene la obligación de suministrar a sus trabajadores un vestido de trabajo y un par de zapatos mínimo tres (3) veces cada año, a más tardar en las siguientes fechas:
- 30 de abril.
- 31 de agosto.
- 20 de diciembre.
Este concepto es obligatorio siempre y cuando la remuneración del trabajador no supere los dos (2) smmlv.
Licencias laborales
Las licencias laborales son permisos otorgados al trabajador por el empleador para ausentarse de la empresa y suspender sus actividades laborales por un período de tiempo determinado, sin que se configure una causal para la terminación del contrato de trabajo. Existen dos tipos de licencias de trabajo:
- Licencias reglamentarias: son aquellas reguladas por la ley, no negociables y de obligatorio otorgamiento cuando el trabajador las solicite.
- Licencias no reglamentarias: son las que dependen de la voluntad y mera liberalidad del empleador –siempre que el trabajador las solicite– y suspenden el contrato de trabajo.
En la siguiente tabla te contamos cuáles son las licencias reglamentarias que debe otorgar el empleador de forma obligatoria:
Tipo de licencia | Término |
Maternidad | 18 semanas calendario |
Paternidad | 2 semanas calendario |
Sindical | Tiempo requerido |
Luto | 5 días hábiles |
Para sepultura de compañeros de trabajo | Día u horas para asistir al entierro |
Grave calamidad doméstica | El tiempo requerido para superar la calamidad |
Actividades electorales | Ejercer el voto: media jornada laboral Jurado de votación: 1 día laboral |
Permiso para citas médicas | Tiempo requerido |
No remunerada | Tiempo requerido |
Incapacidades
Durante la relación laboral pueden presentarse circunstancias que afecten la salud y la integridad del trabajador, como enfermedades o accidentes que, dependiendo de las condiciones en que ocurrieron o se generen, pueden tener un origen común o laboral.
Incapacidad de origen común
Una incapacidad de origen común es aquella contingencia que se presenta fuera del ámbito laboral.
Esta debe ser asumida, según su tiempo de duración, por diferentes actores del sistema de seguridad social y en distintos porcentajes (artículo 277 del CST), a saber:
Tiempo de la incapacidad | Responsable del pago | Responsable del trámite de la incapacidad | Porcentaje de pago del salario |
Primeros dos (2) días | Empleador | Empleador | 66,67 % |
Tercer día y hasta el día 90 | EPS | Empleador | 66,67 % |
Desde el día 90 hasta el día 180 | EPS | Empleador | 50 % |
A partir del día 181 hasta el día 540 | Fondo de pensiones | Trabajador | 50 % |
A partir del día 541 | EPS | Empleador | 50 % |
En el siguiente video, la Dra. Natalia Jaimes explica cómo se manejan las incapacidades médicas que superan los 180 o 540 días:
Una incapacidad de origen laboral es aquella que se presenta a causa de una enfermedad o accidente derivados de las actividades laborales.
El pago de este tipo de incapacidad debe ser asumida por la administradora de riesgos laborales –ARL– en la que se encuentre afiliado el trabajador sobre el 100 % del salario devengado.
Pila
La planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– es un mecanismo virtual a través del cual los empleadores deben realizar el pago de aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales y fondo de solidaridad pensional) y de las obligaciones parafiscales (caja de compensación familiar, Sena e ICBF) de sus trabajadores.
