Soportes de la contabilidad – archivo contable. Concepto CTCP 298 de 2023

 

CONSULTA

“Solicito su valiosa colaboración, soy contadora Publica, trabajo como tesorera y el Gerente Financiero argumenta que yo soy la responsable del Archivo contable, yo le argumento desde mi área los documentos que salen son PE Pagos Electrónicos, CE Comprobantes de Egreso, que son documentos contables él argumenta que es archivo de Tesorería, yo le digo que son documentos contables.

Por lo cual necesito su colaboración para que envíen el concepto técnico de que el responsable del archivo es el contador de la empresa no la tesorera”.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de

1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

No se observa ninguna inquietud de carácter técnico en la pregunta del peticionario. No obstante, le invitamos a revisar algunos conceptos emitidos por este consejo, relacionado con los “libros y soportes contables”, entre otros los Nos 2022-0166, 2021-0409, 2021-0218, 2020-1036 y 2020-0626, que podrá consultar en el enlace https://www.ctcp.gov.co/conceptos.

Además, debe darse cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2270 de 2019, compilado en el anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, sobre los comprobantes y soportes contables. Respecto de los soportes de la contabilidad, se establece lo siguiente:

 

Descripción	Detalle
Soportes   DUR 2420 de 2015 del anexo 61. Artículo 6	• los   hechos  económicos  deben  documentarse  mediante soportes, de origen  interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos  o los elaboren.   • los   soportes  deben  adherirse  a   los   comprobantes  de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse  archivados en orden cronológico y de tal manera que sea  posible su verificación.   • los soportes pueden conservarse en el idioma  en el cual se hayan otorgado, así  como  ser  utilizados  para   registrar  las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
Comprobantes de contabilidad   DUR 2420 de 2015 del anexo 62. Artículo 7	• las  partidas asentadas en los libros  de resumen y en aquél donde se   asienten  en  orden  cronológico las   operaciones, deben estar respaldadas en  comprobantes de  contabilidad elaborados previamente. • los  comprobantes de  contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio  y en idioma castellano.   • los  comprobantes de  contabilidad deben ser  numerados consecutivamente, con indicación  del día de su preparación  y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. • se debe indicar la fecha,  origen,  descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.   • la descripción de  las  cuentas y de  las  transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de  códigos o  símbolos utilizados según el  concepto a  que correspondan.

 

1  http://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/compilaciones-normativas/anexo-6-del-dur-2420-de-2015-normas-sobre-sistema-.

 

Descripción	Detalle
	• los  comprobantes de  contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. • los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros  auxiliares y en aquel en  que  se  registren en  orden cronológico todas las operaciones.

 

Así mismo,  considerar en relación a los libros contables:

 

Descripción

Detalle

Libros

Código  de Comercio artículo 51:   “Los  libros   podrán  ser   de   hojas   removibles  o  formarse  por  series continuas  de   tarjetas,  siempre  que   unas   y  otras  estén  numeradas, puedan conservarse archivadas en orden  y aparezcan autenticadas conforme a Ia reglamentación del Gobierno.   Los  libros  podrán llevarse en  archivos electrónicos, que  garanticen en forma  ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información,  así   como    su   conservación.  El  registro  de   los   libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.”     DUR 2420 de 2015 – Anexo  6, artículo 8:   “Los estados financieros deben ser  elaborados con  fundamento en  los libros  en los cuales se  hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben  conformarse y  diligenciarse en  forma  tal que  se  garantice su autenticidad e integridad. Cada  libro, de  acuerdo con  el  uso  a que  se destina, debe llevar  una  numeración sucesiva y continua. Las  hojas  y tarjetas deben ser codificadas por clase  de libros. (…) “

 

Descripción	Detalle
	4. Permitir el completo entendimiento de  los  anteriores. Para tal fin se deben llevar,  entre otros,  los  auxiliares necesarios para: a) Conocer  las transacciones individuales, cuando estas se  registren en  los  libros  de resumen en forma  global.  (…)”

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Soportes de la contabilidad – archivo contable. Concepto CTCP 298 de 2023 – Accounter

Estados financieros combinados – NIA 701. Concepto CTCP 302 de 2023

 

“1. Si los Estados Financieros Combinados se deben considerar como Estados Financieros Propósito General o de Propósito Especial?2. ¿Si en la Opinión del Revisor Fiscal de Estados Financieros Combinados se deben incluir los Asuntos Claves de Auditoría

– “KAM”, sin perjuicio que sean Estados Financieros de Propósito General o de Propósito Especial?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de

1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Pregunta:1. Si los Estados Financieros Combinados se deben considerar como Estados Financieros Propósito General o de Propósito Especial?

Con respecto a la pregunta del peticionario, el CTCP emitió respuestas sobre el tema relacionado con estados financieros combinados1, entre las cuales se encuentran los conceptos No. 2019-0548, 2019-0427 y 2018- 0277, que podrá consultar en el siguiente enlace: https://www.ctcp.gov.co/conceptos.

1 Tomado del Anexo 1 Decreto 2420 de 2015. Capítulo 3, numeral 3.12: Si la entidad que informa comprende dos o más entidades que no están vinculadas por relación controladora-subsidiaria, los estados financieros de la entidad que informa se denominan “estados financieros combinados”.

En el concepto No. 2021-01222 se señaló:

“Existen diversos tipos de estados financieros, entre otros: a) los estados financieros individuales, concepto que se aplica a entidades que no posean inversiones, b) los estados financieros consolidados, que incluyen información de la controlante y sus controladas y en los que existe una relación matriz-subsidiaria, c) los estados financieros separados, aplicable para entidades que posean inversiones en subsidiarias, asociadas y negocios conjuntos, d) los estados financieros combinados, un tipo de estados financieros en el que la entidad que informa comprende dos o más entidades que no están vinculadas por una relación controladora-subsidiaria, los cuales generalmente son preparados por requerimientos de las autoridades, y que no están reguladas por las Normas de Información Financiera expedidas.

Por otra parte, al preparar cualquier tipo de estado financiero de propósito general o de cometido específico, se requiere aplicar los principios de presentación que se incorporan en los marcos técnicos, entre otros, el principio de comparabilidad es fundamental, para que se cumpla el objetivo de los estados financieros” Negrita y subrayado fuera de texto.

Pregunta:2. ¿Si en la Opinión del Revisor Fiscal de Estados Financieros Combinados se deben incluir los Asuntos Claves de Auditoría – “KAM”, sin perjuicio que sean Estados Financieros de Propósito General o de Propósito Especial?”

El Decreto 2270 de 2019, estableció:

“Artículo 5°. Adiciónese el numeral 4 al artículo 1.2.1.2 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, de la siguiente manera:4. La norma NIA 701, referente a comunicación de las cuestiones clave de la auditoría en el informe 3 de auditoría emitido por un auditor independiente, será de obligatoria aplicación para los Revisores Fiscales y los Contadores Públicos Independientes que emitan dictámenes sobre estados financieros, de entidades que apliquen de forma obligatoria o voluntaria, las Normas Información Financiera para el Grupo 1, y de entidades estatales obligadas a aplicar el marco normativo para empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público. También se aplicará esta norma a los revisores fiscales o contadores públicos independientes que emitan dictamen sobre estados financieros de las entidades que la ley u otras disposiciones legales clasifiquen como de interés público; los demás Revisores Fiscales y Contadores Públicos Independientes de otras entidades podrán aplicar la NIA 701 de forma voluntaria”.

Y su artículo 5.1. estableció un período de transición de dos años, contados a partir del 1 de enero de 2020.

Recordemos que el propósito de comunicar los Asuntos Claves de Auditoría – KAM, es incrementar el valor y la transparencia del informe del Revisor Fiscal. Los KAM proporcionan a los usuarios de los estados financieros información adicional sobre los asuntos que, a juicio profesional del auditor (para el caso revisor fiscal), fueron los de mayor importancia durante la ejecución de la auditoría del periodo actual. Sin embargo en Colombia, el CTCP realizó recomendación de modificación. Información que podrá encontrar en:

https://www.ctcp.gov.co/proyectos/aseguramiento-revisoria-fiscal/documentos-discusion-publicA

Debe tener en cuenta el contenido mínimo de su dictamen, que ordena el artículo 208 del Código de Comercio, respecto de lo cual no están en contravía los asuntos claves a que se hace referencia.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Estados financieros combinados – NIA 701. Concepto CTCP 302 de 2023 – Accounter

Entrega información contador público – terminación contrato. Concepto CTCP 369 de 2023

 

“Queremos saber si un contador que terminó unilateralmente su contrato de servicios con nuestra microempresa:

– ¿Tiene obligación de entregar los Estados Financieros con notas del año anterior, cuando todavía estaba vigente el contrato?

– ¿Hay alguna multa o sanción en el caso que se niegue a entregar la documentación de nuestra empresa que tiene en su poder y que se niega a entregarnos?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes término

Entre las consultas emitidas por el CTCP sobre la “responsabilidad en la firma de estados financieros del contador saliente” (objeto de consulta), se incluyen los conceptos Nos. 2023-0079, 2022-0151 y 2021-0726. Estos se pueden consultar en el enlace: https://www.ctcp.gov.co/conceptos.

En síntesis, el contador público debe cumplir con las obligaciones establecidas en el contrato de prestación de servicios, sin perjuicio de que también se exija el cumplimiento de sus derechos, o que pueda interrumpir la prestación de sus servicios. La Ley 43 de 1990, en su capítulo II, proporciona directrices específicas sobre las relaciones del Contador Público con los usuarios de sus servicios.

Mediante concepto 2023-00881 este Consejo en consulta relacionada concluyó:

“la responsabilidad del Contador Público debe estar directamente alineada a las funciones, derechos y obligaciones que fueron definidas entre las partes y establecidas por escrito en un contrato. Si en él, se incluye mención sobre la posibilidad de negarse a firmar los estados financieros debido al no pago de honorarios, sería factible hacerlo de lo contrario no, ya que estaría frente a un incumplimiento de las obligaciones convenidas sujetándose a su vez a las indemnizaciones que hayan sido pactadas.

Y en consecuencia se precisa, que el Contador Público, no puede negarse a certificar y firmar consecuencialmente los estados financieros mientras exista de por medio un contrato, el cual debe cumplir y honrar .” Negrita fuera de texto.

Con relación a la pregunta sobre la existencia de multa o sanción por documentación en poder del contador y que se niega a entregar a la entidad, si el peticionario considera que el contador público lo ha expuesto a riesgos injustificados, con base en lo establecido en el artículo 45 de la Ley 43 de 19902, puede presentar una queja formal, debidamente documentada ante el Tribunal Disciplinario de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, el cual es el organismo encargado de ejercer inspección y vigilancia para garantizar que la Contaduría Pública se ejerza de conformidad con el Código de Ética profesional y las normas legales, sancionando en los términos de la ley a quienes violen tales disposiciones, tal como lo indican los artículos 8 y 35 a 40 de la mencionada Ley.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Entrega información contador público – terminación contrato. Concepto CTCP 369 de 2023 – Accounter