Todo socio puede participar por medio de un representante en las reuniones de socios o asambleas de accionistas, mediante poder de representación otorgado por escrito, cuando no pueda asistir él mismo. En este debe indicarse la fecha de la reunión o reuniones para las que se confiere y demás requisitos que se señalen en los estatutos.
De conformidad con lo establecido en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, todo socio puede hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante un poder que deberá reunir ciertos requerimientos.
Requisitos del poder de representación Debe constar por escrito, pudiendo utilizarse cualquier mecanismo como una carta o email, etc.
Indicar expresamente el nombre del apoderado. No se pueden recibir poderes en los que no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante, ni tampoco es posible dejar el espacio en blanco para que los administradores o un tercero lo determinen.
Contener la fecha de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder, excepto cuando se trate de un poder general otorgado por escritura pública.
Los poderes otorgados en el exterior deben cumplir con los mismos requisitos previstos en el artículo 184 del Código de Comercio.
Si el asociado que va a hacerse representar en la sesión es una persona jurídica, anexo al poder debe presentarse copia de un certificado de existencia y representación legal expedido recientemente por la cámara de comercio del domicilio social.
Los poderes no pueden presentar enmendaduras.
Se deben incluir los demás requisitos adicionales a los poderes que hayan sido establecidos en los estatutos sociales de la compañía.
No se requiere que el poder sea elevado a escritura pública o reconocido ante juez o notario, a menos que se trate de un poder general.
Nota: es deber de los administradores verificar que el poder de representación cumpla con los requisitos señalados en el artículo 184 del Código de Comercio, así como los previstos en el contrato social. La administración de la sociedad no puede admitir como válidos los poderes conferidos por los accionistas sin el lleno total de los requisitos antes mencionados.
