La implementación del sistema de control de calidad en las firmas de auditoría –NICC 1– requiere que las relaciones comerciales con clientes no se antepongan a la calidad con que se desarrollan los encargos. Mencionamos algunas estrategias que puede implementar para cuidar estas relaciones.
La consecución de clientes es una prioridad tanto para los auditores y revisores fiscales que actúan como profesionales independientes, como para las firmas de auditoría, pues asegura los ingresos suficientes para que el negocio pueda sostenerse y crecer.
“La fuerte competencia existente en el sector puede ocasionar que las firmas de auditoría y los profesionales independientes adopten prácticas que van en contra de la ética y de la calidad con que deberían ejecutar los encargos”
La fuerte competencia existente en el sector puede ocasionar que las firmas de auditoría y los profesionales independientes adopten prácticas que van en contra de la ética y de la calidad con que deberían ejecutar los encargos, tales como ceder a las presiones del cliente porque este representa una porción importante de los ingresos, aceptar encargos sin contar con los recursos y la capacidad para desarrollarlos, ofrecer precios por debajo del precio de mercado, entre otras. Este tipo de prácticas afectan la imagen de la firma o del profesional ante los clientes.
Por eso los requerimientos de calidad son enfáticos en exigir que la firma diseñe políticas y procedimientos que aseguren que las relaciones comerciales que sostengan con sus clientes no vayan en contravía de la ética y la calidad que debe imprimirse a cualquier encargo que se desarrolle, puesto que “un factor de mercadotécnica importante para una firma de contabilidad profesional es ganarse la reputación de prestador de servicios de alta calidad”
¹.
Algunas estrategias que podría implementar la firma se explican a continuación:
Cuidar el tono y actitud de la dirección de la firma
Los miembros directivos de la firma, al igual que los socios de la misma en el caso de firmas de auditoría, y los profesionales que ejercen individualmente, deben cuidar el tono y la actitud con la que se dirigen al personal que apoya la ejecución de los encargos, en lo referente a la forma de relacionarse con los clientes. Esto involucra que las órdenes, las conversaciones que sostienen entre sí los directivos y el personal de la firma, y en general, todas las comunicaciones que se den al personal (formales e informales) sean congruentes con las políticas y procedimientos de la firma, y con los requerimientos éticos. Cuando estos aspectos se dejan de lado por mantener clientes que no demuestran integridad o de los que se tienen dudas respecto a la independencia u objetividad, se envía el mensaje de que la calidad no es una prioridad para la firma, lo que desmotiva al personal encargado y conlleva a que los encargos no se desarrollen de la forma en que deberían.
Recursos y capacidad suficiente
El auditor o revisor fiscal independiente y la firma de auditoría deben asegurarse de que cuentan con los recursos (tiempo y personal de apoyo, como asistentes de auditoría), y capacidad suficiente (conocimiento de las leyes y reglamentaciones) antes de comprometerse con un encargo. Cuando se acepta un cliente sin atender este aspecto, se pierde la imagen de calidad de la firma, se cae en el riesgo de afrontar implicaciones legales, además de que se descuidan los otros contratos con clientes que ya se han acordado.
Rotación del equipo de auditoría
Para evitar situaciones en las que un socio tenga demasiada cercanía con un cliente, se debe establecer una política sobre la rotación de los socios clave en el desarrollo de un encargo, entre los que se encuentran:
El socio del encargo.
El profesional responsable de la revisión del control de calidad del encargo.
Otros socios que participen y decidan sobre asuntos significativos respecto al encargo.
Si el cliente es una entidad cotizada o de interés publico, la rotación de los socios clave debe hacerse cada 7 años, y solo podrán volver a ser parte del equipo del encargo del cliente una vez transcurra un plazo de 2 años según el párrafo 290.149 del
Código de Ética. En el caso de clientes que no son entidades cotizadas o de interés público, solo se debe realizar la rotación si se considera necesaria.
En el caso de profesionales ejercientes individuales, la rotación no es una opción. Por tanto, el contador público deberá implementar las salvaguardas necesarias para proteger su independencia y objetividad frente al cliente.
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