Comprobante de nómina electrónica: ¿qué sucederá con las nóminas que solo estén causadas?

 

Los artículos 4 y 5 de la Resolución 000013 de 2021 permitirían concluir que la nómina electrónica que solo está causada también tendría que ser transmitida, pues su propósito es soportar el costo o gasto que se pretenda deducir en renta.

Es conveniente que la Dian aclare oficialmente este tema.

Al estudiar el texto vigente de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 (modificada hasta el momento con las resoluciones 000037 de mayo 5 de 2021 y 000063 de julio 30 de 2021) se puede originar la duda acerca de si los empleadores que llevan contabilidad y solo causan el valor mensual de su nómina (pero no la pagan) deberían hacer la transmisión del documento de nómina electrónica.

Al respecto, en el texto del artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 se lee:

Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando aplique.

Lo anterior, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.

Lo dispuesto en el presente artículo aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la ley y el reglamento, cuando aplique.

(Los subrayados son nuestros)

Seguidamente, en el artículo 5 de la misma resolución se lee:

Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.

Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

Apellidos y nombre(s), y número de identificación del beneficiario del pago.

El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –CUNE–.

Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.

Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica».

Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica».

El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.

El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.

El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago nómina electrónica».

Fecha y hora de generación.

La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.

Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Por tanto, al tratar de armonizar estas normas, es posible concluir lo siguiente:

a. Cuando el empleador sea un contribuyente de renta que no está obligado a llevar contabilidad, es claro que tales contribuyentes no causan los valores de su nómina mensual y adicionalmente solo pueden deducir en su declaración de renta los valores pagados por concepto de nómina (ver artículo 104 del ET). Por tanto, si el documento soporte de pago de nómina electrónica tiene el principal propósito de servir de soporte fiscal para el costo o gasto laboral que pretenda deducir en su declaración de renta, es claro que con este tipo de contribuyentes no existe la duda de que solo deberá transmitir los documentos de las nóminas que sí hayan quedado pagadas durante un respectivo mes (sin importar incluso que en un solo mes haya pagado las nóminas atrasadas de varios meses).

b. Cuando el empleador sea un contribuyente de renta que sí está obligado a llevar contabilidad, podrá causar los valores de su nómina mensual y adicionalmente deducir en su declaración de renta los valores causados y/o pagados por concepto de nómina (ver artículo 105 del ET). Además, cuando pretenden deducir valores por nómina que solo están causados, se les exigirá que el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social que se originaban sobre dicha nómina queden realizados antes de presentar la respectiva declaración de renta (ver artículo 664 del ET). Por tanto, si el documento soporte de pago de nómina electrónica tiene el principal propósito de servir de soporte fiscal para el costo o gasto laboral que pretenda deducir en su declaración de renta, se podría concluir que este tipo de contribuyentes tendría que transmitir el documento de nómina electrónica en todos los casos, incluso cuando la nómina mensual solo quedó causada.

No obstante, debe advertirse que la retención en la fuente sobre los valores devengados por los trabajadores (sean salariales o no) solo se registra y contabiliza en el mes en que se pague (y no en el momento en que se causa; ver artículo 383 del ET). Por tanto, si sucede que hay un mes donde la nómina solo quedó causada y en el mes siguiente no se tienen empleados pero sí se pagó la nómina del mes anterior y se practicaron las respectivas retenciones en la fuente sobre dicha nómina del mes anterior, lo que se entendería es que dicha retención se tendría que reportar con la “nota de ajuste” a que se refiere el artículo 17 de la Resolución 000013 de 2021.

“se hace necesario que en el documento de nómina electrónica exista alguna casilla especial para que este tipo de contribuyentes pueda indicar si la nómina reportada solo quedó causada o si fue efectivamente pagada”

Así mismo, cuando la Dian quiera usar la información del documento de nómina electrónica para detectar los valores que le forman ingreso fiscal al trabajador, solo podría tomar en cuenta los valores que les hayan sido efectivamente pagados. Por tanto, se hace necesario que en el documento de nómina electrónica exista alguna casilla especial para que este tipo de contribuyentes pueda indicar si la nómina reportada solo quedó causada o si fue efectivamente pagada. De todas formas, sería muy útil que la Dian expidiera pronto alguna circular aclarando este importante tema (algo que hasta ahora no ha hecho, según se comprueba al visitar el microsite sobre nómina electrónica en el portal de dicha entidad).

Comprobante de nómina electrónica | | Actualícese (actualicese.com)

Procedimiento del nombramiento de representante legal o revisor fiscal suplente. Concepto 229540 Supersociedades de 2022

 

Representante legal o revisor fiscal suplente

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia mediante la cual, previas las consideraciones allí expuestas, formula una consulta relacionada con el tema del asunto en los siguientes términos:

“Sobre el concepto 220-105760 del 8-11-2010, en la que la entidad realizó varias consideraciones sobre el procedimiento del nombramiento del representante legal de una sociedad limitada ante la muerte del titular, con el agravante de que una de las socias no tiene la intención de reunirse para tomar la decisión, me pregunto si la entidad ha dispuesto de un procedimiento para casos de muerte intempestiva del revisor fiscal o del representante legal que impida el cumplimiento de sus funciones (presentación de información por ejemplo a la entidad o alguna licitación) y que por la premura del tiempo y la muerte del obligado, se haga imposible realizar los nombramientos por loe mecanismos tradicionales (decisión del máximo órgano social). sería entonces que la sociedad incumpla su obligación haciendo acreedora de las consecuencias que sean pertinentes?”

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general y abstracto sobre las materias a su cargo, que no se dirigen a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada. A su vez, sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, y para dar respuesta a la inquietud planteada, éste Despacho procede a efectuar las siguientes consideraciones de índole jurídico: En primera medida, es necesario poner de presente que el concepto que indica en la consulta ya no tiene vigencia hoy en día, por cuanto el “animus societatis” ya no es considerado por esta entidad como un elemento esencial para la existencia de las sociedades comerciales. En este sentido, la Delegatura de Procedimientos Mercantiles en Sentencia n. 800-36 de 5 de mayo de 2017 indico que “el régimen societario colombiano no contempla expresamente una causal de disolución atada a la pérdida del ánimo societario”1.

Una vez aclarado el punto anterior, para absolver su inquietud es preciso traer a colación el artículo 215 del Código de Comercio, el cual es del siguiente tenor:

“ARTÍCULO 215. REQUISITOS PARA SER REVISOR FISCAL-RESTRICCIÓN. El revisor fiscal deberá ser contador público. Ninguna persona podrá ejercer el cargo de revisor en más de cinco sociedades por acciones.

Con todo, cuando se designen asociaciones o firmas de contadores como revisores fiscales, éstas deberán nombrar un contador público para cada revisoría, que desempeñe personalmente el cargo, en los términos del artículo 12 de la Ley 145 de 1960. En caso de falta del nombrado, actuarán los suplentes.

Del estudio de la norma antes transcrita, se evidencia que el legislador estableció la necesidad de que las sociedades que estén obligadas a tener revisor fiscal cuenten a su vez con un suplente; esto debido a la importancia del rol que desarrolla este órgano de fiscalización dentro de la sociedad. La necesidad de contar con un revisor fiscal suplente va encaminada a que, en caso de ausencia del principal, las labores a realizar por parte de este órgano no se vean interrumpidas.

Bajo esta misma línea argumentativa, esta Oficina ha señalado:

“En el evento de darse alguna circunstancia que implique el retiro del revisor fiscal principal de la compañía, como puede ser la renuncia o remoción del mismo, si bien la ley no fija un término para ello, le compete al citado órgano a la mayor brevedad posible, proceder a nombrar su reemplazo.

Ahora bien, mientras lo anterior se materializa, es decir cuando logren superarse los inconvenientes que vienen ocurriendo al interior de la compañía en cuanto a divergencias entre los asociados, es claro que el revisor fiscal suplente, quien es el llamado a suplir en sus faltas absolutas o temporales al principal, debe necesariamente tomar las riendas de la revisoría fiscal, en aras a cumplir a cabalidad las funciones que le han sido asignadas por ministerio de la ley.

Debe tenerse en cuenta que el revisor fiscal suplente debe tener todas las calidades que el principal ostenta, razón por la que en principio sólo tiene la vocación de actuar, en ausencia del principal, pues con ello se busca primordialmente evitar actuaciones simultaneas, en orden a impedir la dilución de responsabilidades por la dificultad de establecer si la misma recae en el principal o el suplente.

Por lo tanto, debe concluirse que la responsabilidad del suplente se predica únicamente cuando ha ejercido en forma efectiva el cargo, o lo que es igual, ejecutado sus funciones como están determinadas en las normas legales.”2 (subrayado fuera del texto).

1 Sobre este aspecto se ha señalado que “(…) la presunta exigencia de que el ánimo asociativo se mantenga durante toda la vida de la sociedad, crea dificultades de interpretación de relevancia insoslayable. Aceptar la necesidad de que el animus permanezca indefinidamente, daría lugar a problemas prácticos que atentarían contra el principio contemporáneo de conservación de la empresa. (…) Reyes Villamizar, Francisco. Derecho Societario, Tomo I. Cuarta Edición. 2020, Editorial Temis S.A., Bogotá. 142 p.

Dicho en otras palabras, la presencia del Revisor fiscal suplente es necesaria, así lo ha corroborado este Despacho en múltiples pronunciamientos como el contenido en el Oficio 220-034585 del 12 de julio de 2007, en el que se expresó que en razón de las funciones de control y fiscalización que ejerce respecto a la gestión de los negocios sociales y el patrimonio de la compañía, el legislador consideró pertinente que el nombrado como principal tenga su suplente (inciso 2° del artículo 215 del Código de Comercio), para que remplace al primero en sus faltas temporales o absolutas con todas las calidades que el mismo ostenta.3

En cuanto a la importancia de contar con uno o varios representantes legales suplentes, esta Oficina se permite citar algunos apartes del Oficio 220-142234 del 26 de noviembre de 2010:

“(…) La importancia de la representación legal frente a los asociados como a los terceros en general, es de tanta trascendencia que la ley ha dispuesto los mecanismos necesarios para evitar que una sociedad quede sin una persona que la represente en un momento determinado, como cuando se da el caso de la falta absoluta del mismo, pues es ahí cuando es indispensable la existencia de la figura de la SUPLENCIA. Es preciso tener en cuenta que el objetivo de la suplencia no es otro que el de reemplazar a la persona que ejerce la titularidad de la representación legal de una compañía en sus faltas temporales y absolutas.”

Para finalizar, la Corte Constitucional en Sentencia C-621 de julio 29 de 2003, M.P Marco Gerardo Monroy Cabra, precisó lo siguiente:

“Por todo lo anterior la Corte concluye que las normas demandadas no pueden ser consideradas constitucionales, sino bajo el entendido de que la responsabilidad que endilgan a los representantes legales y revisores fiscales salientes de sus cargos, mientras se registra un nuevo nombramiento, no puede carecer de límites temporales y materiales. Dichos límites temporales y materiales implican que: (i) Se reconozca que existe un derecho a que se cancele la inscripción del nombramiento del representante legal o del revisor fiscal en todas las oportunidades en que por cualquier circunstancia cesan en el ejercicio de sus funciones. Este derecho acarrea la obligación correlativa de los órganos sociales competentes en cada caso, de proveer el reemplazo y registrar el nuevo nombramiento. (ii) Para el nombramiento del reemplazo y el registro del nuevo nombramiento se deben observar, en primer lugar, las previsiones contenidas en los estatutos sociales. (iii) Si los estatutos sociales no prevén expresamente un término dentro del cual debe proveerse el reemplazo del representante legal o del revisor fiscal saliente, los órganos sociales encargados de hacer el nombramiento deberán producirlo dentro del plazo de treinta días, contados a partir del momento de la renuncia, remoción, incapacidad, muerte, finalización del término estipulado, o cualquier otra circunstancia que ponga fin al ejercicio del cargo.” (Subrayado fuera del texto).

2 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-037592. (11 de marzo de 2014). Asunto: REVISORÍA FISCAL – EL SUPLENTE ACTÚA EN AUSENCIA TEMPORAL O DEFINITIVA DEL PRINCIPAL. Consultado el 28 de septiembre de 2022. Disponible en: 

3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-037350. (22 de abril de 2013). Asunto: NECESIDAD DE REVISOR FISCAL SUPLENTE. Consultado el 28 de septiembre de 2022. 

En conclusión, si la sociedad no cuenta con representante legal o revisor fiscal suplente, es deber del órgano social competente proceder a nombrar y registrar el nombramiento de un nuevo representante legal o revisor fiscal en la mayor brevedad posible. Si la sociedad no realiza el nuevo nombramiento y no cumple con sus obligaciones legales, se expone a posibles sanciones.

En los anteriores términos se ha atendido su inquietud. Se pone de presente que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia los cuales también podrá ubicar en la herramienta tecnológica Tesauro, entre otros.

Procedimiento del nombramiento de representante legal o revisor fiscal suplente. Concepto 229540 Supersociedades de 2022 – Accounter

Criterios para identificar paraísos fiscales fueron reglamentados

 

El Decreto 1357 de octubre 28 de 2021 fijó nuevos criterios para designar la lista de territorios calificados como “jurisdicciones no cooperantes o de baja o nula imposición” (antes, paraísos fiscales).

Conoce los efectos importantes en el impuesto de renta de quienes hacen operaciones con estos terceros.

El pasado 28 de octubre de 2021 el Ministerio de Hacienda expidió el Decreto 1357 para agregar los artículos 1.2.2.6.1 hasta 1.2.2.6.8 al DUT 1625 de 2016, reglamentando de esa forma la norma del numeral 2 del articulo 260-7 del ET (modificado con el artículo 109 de la Ley 1819 de diciembre de 2016) relacionada con la forma como el Gobierno colombiano puede considerar a un país o territorio como una “jurisdicción no cooperante o de baja o nula imposición” (antiguo paraíso fiscal).

En la norma del numeral 2 del artículo 260-7 del ET se lee actualmente:Los regímenes tributarios preferenciales son aquellos que cumplan con al menos dos (2) de los siguientes criterios:

a) Inexistencia de tipos impositivos o existencia de tipos nominales sobre la renta bajos, con respecto a los que se aplicarían en Colombia en operaciones similares;

b) Carencia de un efectivo intercambio de información o existencia de normas legales o prácticas administrativas que lo limiten;

c) Falta de transparencia a nivel legal, reglamentario o de funcionamiento administrativo;

d) Inexistencia del requisito de una presencia local sustantiva, del ejercicio de una actividad real y con sustancia económica;

e) Aquellos regímenes a los que sólo pueden tener acceso personas o entidades consideradas como no residentes de la jurisdicción en la que opera el régimen tributario preferencial correspondiente (ring fencing).

Adicionalmente, el Gobierno nacional, con base en los anteriores criterios y en aquellos internacionalmente aceptados podrá, mediante reglamento, listar regímenes que se consideran como regímenes tributarios preferenciales.

Efectos de la calificación de un territorio como paraíso fiscal

Cuando el Gobierno nacional señale o califique a un país o territorio como “jurisdicción no cooperante o de baja o nula imposición”, tal calificación influirá en asuntos tan serios como lo siguientes:

a. La persona natural nacional que resida en alguno de tales territorios podría ser considerada como “residente fiscal” ante el Gobierno colombiano y con ello, cuando quede obligado a declarar renta, tendrá que informar lo que posea y gane en Colombia más lo que posea y gane en el exterior (ver artículo 10 del ET).

b. Las personas jurídicas o naturales domiciliadas en Colombia que hayan realizado operaciones con terceros ubicados en tales territorios (sin importar si son o no vinculados económicos) tendrían la tarea de presentar la declaración informativa de precios de transferencia (ver parágrafo 2 del artículo 260-7 del ET y decretos 3030 de diciembre de 2013 y 2120 de diciembre de 2017, recopilados en los artículos1.2.2.1.2 hasta 1.2.2.5.3 del DUT 1625 de octubre de 2016; también los artículos 1.6.1.13.2.27 hasta 1.6.1.13.2.28 del DUT 1625 de 2016, luego de ser sustituidos con el artículo 1 del Decreto 1680 de diciembre de 2020).

c. Si el beneficiario de un pago o abono en cuenta está domiciliado en alguno de tales territorios y obtuvo algún ingreso en Colombia sujeto a retención en la fuente, la retención se le practicará con la tarifa general de las personas jurídicas del régimen ordinario (actualmente el 31 %, que luego subirá al 35 % a partir del año 2022; ver el artículo 124-2 y el parágrafo 1 del artículo 408 del ET; ver artículo 240 del ET, modificado con el artículo 7 de la Ley 2155 de septiembre de 2021).

Reglamentación del Decreto 1357 de octubre de 2021

A través del Decreto 1357 de octubre 28 de 2021 se reglamentaron los diferentes literales del numeral 2 del artículo 260-7 del ET anteriormente citado.

Así, por ejemplo, para poder alegar que en un determinado país o territorio se presenta una “carencia de un efectivo intercambio de información o existencia de normas legales o prácticas administrativas que lo limiten”, en el nuevo artículo 1.2.2.6.3, agregado al DUT 1625 de 2016, se dispuso lo siguiente:

Artículo 1.2.2.6.3. Criterio de carencia de un efectivo intercambio de información o existencia de normas legales o prácticas administrativas que lo limiten de que trata el literal b) del numeral 2 del artículo 260-7 del Estatuto Tributario. Se configura la carencia de un efectivo intercambio de información o existencia de normas legales o prácticas administrativas que lo limiten cuando: La jurisdicción no mantenga a disposición y/o no entregue efectivamente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN–, o a la autoridad que haga sus veces, la información de las estructuras o de los beneficiarios finales que hacen uso del régimen.

La jurisdicción no envíe de manera espontánea a la República de Colombia las decisiones administrativas que se tomen en relación con los contribuyentes específicos y beneficiarios finales que hacen uso del régimen, en cumplimiento de obligaciones internacionales.

“ es posible que el Gobierno termine expidiendo posteriormente un nuevo decreto con el cual se actualice el actual listado de 37 paraísos fiscales ”

Por tanto, si ahora se han definido los nuevos criterios guía para que el Gobierno nacional pueda señalar a un territorio o país como una “jurisdicción no cooperante” o de “baja o nula imposición”, es posible que el Gobierno termine expidiendo posteriormente un nuevo decreto con el cual se actualice el actual listado de 37 paraísos fiscales que fueron fijados con el Decreto 1966 de octubre 7 de 2014 (modificado con el Decreto 2095 de octubre 21 de 2014) y luego incorporado en los artículos 1.2.2.5.1. hasta 1.2.2.5.3 del DUT 1625 de octubre 11 de 2016.

Paraísos fiscales: nuevos criterios de identificación | | Actualícese (actualicese.com)