lunes, noviembre 07, 2022

Tercerización de servicios contables y tributarios: sinónimo de minimizar costos, respaldo e innovación

 


Claudia Camargo afirma que con la tercerización de servicios las grandes empresas entienden la normatividad local.

De igual forma, desde la tercerización el contador público aporta a los procesos de sostenibilidad al interior de las organizaciones.

Conoce más sobre el tema a continuación.

Claudia Camargo, líder de impuestos y business services and outsourcing en BDO Colombia, afirma que la tercerización de los servicios contables, financieros y tributarios entrega grandes beneficios a las organizaciones.

De igual forma, como contadora pública, especialista en Derecho Tributario, destaca cómo desde la tercerización el contador público aporta a los procesos de sostenibilidad al interior de las organizaciones:

Existen muchas ventajas al tercerizar los servicios en una compañía. Las organizaciones pueden enfocar sus esfuerzos en los negocios, asegurar la calidad en la información, así como minimizar los riesgos.

De igual forma, a través de la tercerización de servicios se pueden identificar oportunamente los cambios que se presenten, minimizar los costos y contar con un aliado en cuanto a innovación y tecnología se refiere:

Contar con un servicio de tercerización de servicios también es sinónimo de aumentar la competitividad empresarial y contar con el respaldo de expertos integrales en diversas temáticas.

Cambios normativos locales, una razón para dar vía a la tercerización de servicios contables

Camargo dice que Colombia es un país donde se presentan muchos cambios normativos y tercerizar un servicio puede hacer que la compañía esté a la vanguardia en este tema:

El outsourcing es sinónimo de estar a la vanguardia, uno o dos pasos adelante. Esto permite ser oportunos en los servicios que se ofrezcan.

Estamos a la vuelta de la esquina de una reforma tributaria y quienes ofrecen un servicio de tercerización están pendientes de los efectos que la normatividad tiene para las compañías. Se le explican a los gerentes y administradores los cambios que se podrían presentar para que estén preparados y tomar decisiones.
Minimizar gastos al interior de las empresas
“existe una especie de minimización de los gastos frente a si en el interior de la organización se hace algún tipo de contratación de personal”

Por otra parte, se ha encontrado que cuando se tercerizan este tipo de servicios al interior de las empresas, existe una especie de minimización de los gastos frente a si en el interior de la organización se hace algún tipo de contratación de personal.


Un proceso de contratación al interior de la compañía significa un costo y la tercerización de servicios podría evitar lo anterior o disminuirlo.
Casos representativos en los que la tercerización es importanteAcompañamiento en los procesos de pandemia y pospandemia. La tercerización permite entender y acompañar el negocio. Ver cuáles cambios se deben efectuar como resultado de la pandemia y luego de ella.
Colombia como hub de servicios regionales (sectores con mayor desarrollo). Ciertos negocios, por la ubicación de Colombia, han decidido establecerse en nuestro país y buscan tercerizar ciertos servicios porque desconocen la normatividad y los procesos locales.
Clientes de consumo masivo (nuevas regulaciones). Camargo dice que este año se han presentado muchos cambios normativos. «Estamos hablando de más de 30 cambios normativos, lo que trae la Dian, lo que podría conllevar la reforma tributaria, nómina y facturación electrónica».
Contribución a la sostenibilidad del negocio

El mundo actual exige que las empresas no se limiten a presentar y analizar las cifras financieras como tradicionalmente se hace. Los contadores públicos también deben realizar análisis desde las variables cualitativas y cuantitativas del negocio.

Un profesional contable está llamado a ejecutar reportes y aportar asesoría, conocimiento, experiencia y soporte para lograr el objetivo de desarrollo en el plan de sostenibilidad del negocio, a corto, mediano y largo plazo, lo que implica una preparación integral desde la formación y práctica del contador público.


Con base en el análisis del contador público es posible mostrar la riqueza propia del objeto de la compañía. Cuando este profesional, además, es capaz de analizar y presentar el impacto social y ambiental de la organización, esto refleja automáticamente una optimización de los costos y/o el incremento de los ingresos.

Libros de contabilidad: estas son las prohibiciones y sanciones aplicables a su preparación

 



La contabilidad constituye un medio de prueba cuando se lleva conforme a las normas legales; por esto, debe prestarse atención a las prohibiciones sobre los libros de contabilidad del artículo 57 del Código de Comercio, modificado por la Ley 2195 de 2022.

Listamos las 11 prohibiciones sobre estos libros.

Los libros de comercio son aquellos que determine la ley como obligatorios y los libros auxiliares que ayudan a entenderlos completamente, así lo define el Código de Comercio en su artículo 49.

En términos generales, al referirse a los libros de comercio se entiende que son aquellos necesarios para el registro de las transacciones comerciales, al igual que las actas de asamblea, de junta de socios, de junta directiva y los de registros de accionistas o socios.

En resumen, los libros de comercio están compuestos por:Libros de contabilidad.
Libros de registro de socios y actas.
Libros de contabilidad

Teniendo en cuenta las prescripciones legales, los comerciantes se encuentran en la obligación de llevar contabilidad, lo que implica llevar libros, registros contables de las operaciones, inventarios y preparar estados financieros.


Además, tenemos que la contabilidad constituye un medio de prueba cuando se lleva conforme a las normas legales porque contiene el registro de las actividades económicas de cualquier entidad o persona natural, de allí la importancia de llevarlos correctamente.

El Dr. Juan Fernando Mejía, especialista en Estándares Internacionales, explica los requisitos para tener la obligación de llevar contabilidad:

Requisitos para llevar la contabilidad en formatos electrónicos

Los libros de contabilidad pueden llevarse de forma electrónica siempre que su almacenamiento garantice que la información sea completa e inalterada (Circular 100-0000007 de julio 12 de 2022 de Supersociedades). Para ello deben cumplir los siguientes requisitos de acuerdo con la Ley 527 de 1999:
Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
Que los mensajes de datos o documentos sean conservados en el formato que se haya generado.
Que permita determinar el origen, la fecha y hora en que fue producido el documento.
La conservación de la información financiera podrá realizarse directamente o a través de terceros.
Se recomienda que los administradores implementen estrategias de respaldo de la información que minimicen una eventual pérdida de datos.

Según lo expresado en líneas anteriores, encontramos que los libros de contabilidad no solamente constituyen los documentos físicos, además incluyen formatos electrónicos como, por ejemplo, el libro diario, de balances, de inventarios, etc., procesados por un sistema contable.

Estos libros de contabilidad, como se mencionó, se encuentran inmersos en lo que se denominan “libros de comercio”, por lo que a continuación abordaremos las prohibiciones contempladas en la ley respecto a los libros de comercio y las sanciones por violaciones a dichas prohibiciones.
Prohibiciones sobre los libros de contabilidad

El artículo 57 del Código de Comercio contiene las prohibiciones aplicables a los libros de comercio. Debe tenerse en cuenta que estas fueron modificadas por la Ley 2195 del 18 de enero de 2022 (Ley de transparencia):


Sanciones por violar las prohibiciones sobre los libros de contabilidad

Recordemos que, según la Ley 1314 de 2009, en el desarrollo de las funciones de inspección, control o vigilancia, corresponde a las autoridades de supervisión:

Vigilar que los entes económicos bajo inspección, vigilancia o control, así como sus administradores, funcionarios y profesionales de aseguramiento de la información cumplan con las normas en materia de contabilidad y de la información financiera y aseguramiento de la información, y aplicar las sanciones a las que haya lugar por infracciones a las mismas.

Es así como el artículo 58 del Código de Comercio, modificado por el artículo 27 de la Ley 2195 de 2022, indica que, indistintamente de las sanciones contenidas en normas especiales, se aplicarán las siguientes sanciones por la violación a las prohibiciones establecidas sobre los libros de comercio:


A cargo de Multa Personas naturales

Hasta dos mil (2.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Personas jurídicas

Hasta cien mil (100.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Dichas sanciones serán impuestas por la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia y control correspondiente. No obstante, una aclaración establecida por la norma es que, para el caso de las personas jurídicas, la autoridad competente debe tener en cuenta su capacidad patrimonial, en especial al tratarse de pymes o mipymes.
Consideraciones sobre el diligenciamiento de los libros de contabilidad
“al diligenciar los libros de contabilidad, se garantizará su autenticidad e integridad”

La Circular 100-0000007 de julio 12 de 2022 de Supersociedades explica que al diligenciar los libros de contabilidad, se garantizará su autenticidad e integridad, y se llevarán los libros necesarios para cumplir con lo requerido en las normas legales.


La circular recopila también aspectos sobre la forma y contenido de los soportes, comprobantes de contabilidad y asientos; observemos:Soportes contables: son aquellos documentos que acreditan las operaciones económicas debidamente fechadas y autorizadas. La forma y contenido de los soportes dependerán del hecho económico que prueben.
Comprobantes de contabilidad: estos se preparan con base en los soportes, en cualquier medio y en idioma castellano. Todos los comprobantes que sirven de respaldo a partidas contables asentadas harán parte de la contabilidad, al igual que la correspondencia relacionada con los negocios.
Asientos contables: los hechos económicos se deben registrar en libros contables, en idioma castellano, con fundamento en comprobantes debidamente soportados, por el sistema de partida doble y dentro del mes siguiente a que tuvieron ocurrencia, en estricto orden cronológico