sábado, marzo 18, 2023

Cómo tomar el control de tus finanzas?: 5 estrategias para manejar el endeudamiento

 


Aquí hablaremos sobre...

Identificación del tipo de préstamos que se posee
Elección de una estrategia clara
5 estrategias para controlar el endeudamiento


El endeudamiento puede ser una herramienta financiera útil en diversas situaciones, no obstante, puede generar una serie de problemas si no se maneja de manera adecuada, especialmente en el escenario económico actual.

Presentamos 5 estrategias financieras para manejar el endeudamiento.

El endeudamiento puede ser una herramienta financiera útil en diversas situaciones, como para la financiación de proyectos importantes, la creación de historial crediticio y la oportunidad de aprovechar inversiones, entre otras ventajas. No obstante, para que el endeudamiento resulte beneficioso es importante manejarlo de manera responsable y con un plan de pago adecuado.

Un aspecto que debe considerarse es que en el entorno económico actual el endeudamiento puede generar una serie de problemas si no se maneja de manera adecuada, como encontrarse con una sobrecarga de deudas, dificultades para hacerle frente a los pagos o pérdidas de propiedades. Por ello, los siguientes consejos pueden ser excelentes aliados para gestionar correctamente su estructura de financiamiento:

Identificación del tipo de préstamos que se posee

Como primer punto para identificar las estrategias para controlar el endeudamiento, debe identificarse el tipo de préstamos que se posee, aquí será importante conocer:

La entidad crediticia con la que se posee el préstamo.
El saldo del préstamo.
El valor de las cuotas mensuales.
El tiempo destinado para el pago del préstamo.
La tasa de interés.
La destinación del préstamo.

Estar al tanto de las variables listadas es importante para conocer cuánto dinero se está invirtiendo en el pago de las obligaciones, intereses y otros cargos, lo que permitirá tomar decisiones financieras más informadas.

A su vez, saber qué tipo de préstamos se posee también ayuda a priorizar los pagos, tener un conocimiento completo de las deudas existentes para tomar mejores decisiones sobre la posibilidad de adquirir nuevos préstamos y evaluar si se tiene la capacidad financiera para hacer frente a los nuevos pagos y planificar el futuro financiero.

Elección de una estrategia clara

Estas son algunas de las opciones que una persona con deudas puede considerar para manejar su situación financiera:

Rediferir la deuda: esta opción consiste en cambiar las condiciones de un préstamo, como la tasa de interés o el plazo de pago, para que se ajuste mejor a la capacidad de pago del deudor. Al rediferir una deuda, el deudor puede pagar una cantidad menor de dinero cada mes.

Consolidar la deuda: lo cual permite combinar múltiples deudas en un solo préstamo con una tasa de interés más baja. Esto puede simplificar el proceso de pago y reducir los intereses pagados. Renegociar la deuda: esto es, negociar con el prestamista para reducir el monto adeudado, extender el plazo de pago o reducir la tasa de interés. La renegociación puede permitir al deudor reducir sus pagos mensuales y hacer frente a su deuda.

Reestructurar: esta opción implica cambiar los términos del préstamo de manera que permita al deudor pagar su deuda de una manera más manejable. Puede implicar reducir el capital adeudado, reducir la tasa de interés o extender el plazo de pago.

Declararse en insolvencia: esta es una opción bastante seria que implica declararse en bancarrota y liquidar los activos para pagar las deudas. Aunque puede proporcionar un alivio financiero a corto plazo, la declaración de insolvencia puede tener consecuencias graves y duraderas en el informe de crédito del deudor.

El conferencista Edgar Hernando Molina explica en el siguiente video en qué consisten las estrategias anteriores y una serie de estrategias útiles para controlar el endeudamiento:

5 estrategias para controlar el endeudamiento

Existen varias estrategias que una persona puede usar para controlar su endeudamiento. A continuación se mencionan algunas:


Pagar más de la cuota mínima: cuando se paga solo la cuota mínima, el saldo de la deuda continúa aumentando debido a los intereses, lo que puede prolongar el tiempo necesario para pagar la deuda y aumentar el costo total del préstamo. Por otro lado, cuando se paga más de la cuota mínima se reduce el saldo de la deuda más rápido, lo que significa que se pagan menos intereses a largo plazo. Esto puede permitir que se pague la deuda más rápidamente y reducir el costo total de la deuda.

Pagar siempre a tiempo: lo que permitirá evitar intereses de mora, mantener una buena puntuación ante las centrales de riesgo y una buena relación con los acreedores.

Destinar ingresos extra o no esperados a capital: es recomendable cuando se recibe un ingreso extra, como, por ejemplo, un aumento de salario destinarlo a reducir el saldo principal de la deuda.

Evitar adquirir nuevas deudas: lo cual puede implicar restringir el uso de tarjetas de crédito o limitar la adquisición de bienes y servicios que no se pueden pagar de inmediato.

Priorizar las deudas según una estrategia de pago: como, por ejemplo, el modelo de la bola de nieve, esto es, el pago de las deudas en orden ascendente según el saldo de cada una, comenzando con la deuda más pequeña y avanzando hacia la deuda más grande.

Contrato de prestación de servicios: término de interrupción cuando se suscriben sucesivamente

 


El Consejo de Estado realizó importantes precisiones respecto al término de interrupción entre la suscripción sucesiva de contratos de prestación de servicios.

Esto con ocasión de una reciente sentencia en la que señaló un término para determinar la solución de continuidad en los contratos realidad.

Como fue estudiado mediante nuestro editorial Contrato de prestación de servicios: pautas para suscribirlo correctamente, el Consejo de Estado, mediante la Sentencia 05001-23-33-000-2013-01143-01 (1317-2016) de septiembre 9 de 2021, señaló una serie de pautas para la correcta suscripción de un contrato de prestación de servicios.

El CE determinó estas pautas con ocasión del mal uso que se está dando a este tipo de contratos, en los cuales se encubren verdaderas relaciones laborales, es decir, la prestación del servicio cumple con las condiciones previstas en el artículo 23 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– y se configura el contrato realidad.

Atendiendo a esto, entre dichas pautas el CE indicó un término de interrupción entre la suscripción de un contrato de prestación de servicios y otro de treinta (30) días hábiles para efectos de establecer la solución de continuidad de la prestación de servicio y facilitar el cómputo de la prescripción de los derechos laborales reclamados cuando se está ante un contrato realidad. Esto supone que dicho término es el tiempo con el cual se determina si realmente se interrumpió el contrato o se trataba de una simulación de ruptura del término contractual.

Dicho término fue establecido por el CE con base en lo expresado por la Corte Suprema de Justicia mediante la Sentencia SL4816 de 2015, en donde indica que las interrupciones de menos de un (1) mes entre la suscripción de contratos sucesivos no son significativas a efectos de romper la continuidad del vínculo laboral.

Contrato de prestación de servicios: término para determinar la solución de continuidad cuando se está ante un contrato realidad

Dado el término indicado en la mencionada sentencia y a la confusión que generó en lo que respecta a la interrupción en la suscripción de contratos de prestación de servicios, el CE, mediante el Auto 05001-23-33-000-2013-01143-01 (1317-2016) de 2021 precisó que dicho término de treinta (30) días aplica solamente cuando se trata de un contrato realidad para efectos de determinar la continuidad del vínculo laboral.

Al respecto, el CE indicó:

Cuando una entidad celebra de manera continuada o sucesiva contratos de prestación de servicios con una misma persona natural, bajo las mismas condiciones de subordinación o dependencia, y la celebración de esos contratos se da dentro del término de treinta (30) días hábiles, señalados en la segunda regla, debe concluirse, tal como se indicó en la sentencia de unificación, que el contrato precedente y el (o los) sucedáneo(s) forman parte de «(…) una misma cadena o tracto negocial de carácter continuado y permanente (…)», pero, solamente, para concluir que esos contratos configuran una única relación laboral, para efectos de prescripción de los derechos laborales, salariales y prestacionales.

Esto supone que si se determina que no se trataba de la suscripción de contratos de prestación de servicios, sino de contratos realidad suscritos sucesivamente con una interrupción de menos de treinta (30) días, debe declararse la solución de continuidad y tener en cuenta el tiempo de supuesta interrupción del término para efectos de liquidar las obligaciones laborales que se desprenden de un contrato de trabajo.

En este sentido, el CE indica que dicho término no aplica cuando se trata de auténticos contratos de prestación de servicios que se celebran conforme lo indica la ley.

Al respecto, manifestó:

A contrario sensu, esta sentencia no se refiere a los auténticos contratos de prestación de servicios que se celebran conforme a los estrictos términos señalados en el artículo 32.3 de la Ley 80 de 1993, y en donde no se configuran los elementos del artículo 23 precitado. Dicho en otras palabras, para efectos laborales, no sería dable hablar de solución de continuidad entre uno y otro contrato, por no tratarse de relaciones laborales encubiertas.

“cuando se trate de auténticos contratos de prestación de servicios, la suscripción continuada de estos puede darse en términos de menos de treinta (30) días sin que se involucren cuestiones referentes a la solución de continuidad”

De esta manera, cuando se trate de auténticos contratos de prestación de servicios, la suscripción continuada de estos puede darse en términos de menos de treinta (30) días sin que se involucren cuestiones referentes a la solución de continuidad debido a que no son contratos en los que se encubran relaciones laborales.


viernes, marzo 17, 2023

Papeles de trabajo del revisor fiscal cómo elaborarlos?

 


Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la descripción de los procedimientos aplicados por el revisor fiscal, así como los resultados y conclusiones alcanzadas.

En este editorial te explicaremos su importancia, contenido y la forma de su elaboración.

Los papeles de trabajo ayudan al auditor o revisor fiscal a garantizar que el encargo de auditoría se realizó de la forma adecuada considerando las normas aplicables. Además, la preparación de los papeles de trabajo provee una base para la preparación del informe final, entre muchos otros beneficios.

En las siguientes líneas exploraremos los aspectos más relevantes de los papeles de trabajo.
¿Qué son los papeles de trabajo?

Los papeles de trabajo son los documentos en los que el revisor fiscal deja constancia de la labor realizada durante el encargo, de los resultados obtenidos en los procedimientos y pruebas aplicados y de las conclusiones alcanzadas, las cuales sirven de base para la elaboración del dictamen o informe.

Importancia de los papeles de trabajo

La importancia de los papeles de trabajo se puede definir en los siguientes puntos: Prueba legal de que el revisor fiscal realizó su trabajo de manera adecuada, cumpliendo con la normativa aplicable (anexo 4 del DUR 2420 de 2015 y Ley 43 de 1990).

Memoria del trabajo efectuado por el revisor fiscal, que sirve de guía para la realización de encargos de períodos posteriores.

Medio de supervisión del trabajo efectuado por los auxiliares del revisor fiscal.
Efectuar revisiones de control de calidad sobre los encargos.
Proporcionar información para la preparación de información fiscal y para otros organismos estatales.

En el siguiente video, el Dr. Roberto Andrés Valencia, experto consultor en auditoría y revisoría fiscal, responde cuáles papeles de trabajo se deben elaborar en un encargo de revisoría fiscal y qué se debe tener en cuenta al momento de cerrar dichos papeles de trabajo para conservarlos de forma adecuada:

Obligación de elaborar papeles de trabajo

La obligación de elaborar papeles de trabajo se encuentra establecida en el artículo 9 de la Ley 43 de 1990, la cual requiere que el contador público deje constancia de las labores realizadas para emitir su juicio profesional.


La NIA 230 – Documentación de auditoría también requiere que el revisor fiscal deje evidencia que permita constatar que el encargo se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA y los demás requerimientos legales aplicables.
Tiempo de conservación de los papeles de trabajo

El artículo 9 de la Ley 43 de 1990 señala que los papeles de trabajo deberán conservarse por un tiempo mínimo de cinco (5) años contados a partir de su fecha de elaboración.

El Dr. Roberto Valencia amplía este punto en el siguiente video. ¡Escúchalo de primera mano!

Propiedad y reserva de los papeles de trabajo

El propietario de los papeles de trabajo es el revisor fiscal que los prepara, debido a que, como se mencionó anteriormente, dichos papeles son la prueba de la labor que efectuó ante los terceros.

No obstante, se debe tener en cuenta que los papeles de trabajo están sujetos a reserva profesional; por tanto, el revisor fiscal únicamente podrá revelarlos cuando exista una disposición legal (ver artículos 214 del CCo y 63, 64 y 67 de la Ley 43 de 1990).

Tipos de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por: Documentos con información de la entidad, tales como escritura de constitución, manual de políticas contables o comunicaciones con la gerencia.

Planillas contables sobre la revisión de las cuentas, las cuales pueden elaborarse en softwares especializados de auditoría o en libros de Excel.

En ese sentido, se recomienda que para cada cliente se conserven los siguientes tipos de papeles de trabajo:
Papeles de trabajo permanentes: en estos se almacena la información del cliente que no cambia con el tiempo, tales como su historia, principales productos, normativa que le aplica y políticas y procedimientos contables.

Papeles de trabajo temporales: estos contienen la información utilizada durante el encargo, tales como los estados financieros del período, la correspondencia con el cliente, los procedimientos de auditoría y el informe.

Estudia con el Dr. Roberto Valencia cuáles tipos de papeles de trabajo existen y qué incidencia tiene el concepto de materialidad o importancia relativa en su aplicación:

Contenido de los papeles de trabajo

En la siguiente infografía se explican los asuntos que debe documentar el revisor fiscal en sus papeles de trabajo:


Estructura de los papeles de trabajo

Los papeles de trabajo no conservan una estructura general que deba aplicarse indistintamente a cada organización, pues su preparación debe realizarse conforme a los requerimientos de cada entidad auditada.

A continuación, presentamos algunos de los requisitos mínimos que deben incluirse en los papeles de trabajo: 

El nombre de la entidad que se evalúa.
El área objeto de estudio.
La fecha en que se realiza la auditoría.
El período auditado.
La fecha de preparación de la cédula.
Las cuentas evaluadas, las cuales deben contener sistemas de referencias, marcas de auditoría y sus respectivas explicaciones.
Las conclusiones alcanzadas y los asuntos relevantes identificados
La fuente de información.
La firma del preparador del papel del trabajo.
La firma de quien revisa el papel de trabajo.

En el siguiente video, el Dr. Roberto Valencia comparte detalladamente cuál es la estructura y los elementos que exigen las NIA para la elaboración de los papeles de trabajo:

Los papeles de trabajo no son un estándar aplicable a cada encargo de auditoría, el contenido de estos varía de acuerdo con los requerimientos de cada organización; por eso los papeles de auditoría no pueden ser un modelo preelaborado, la copia de la contabilidad de la entidad o de sus estados financieros o copia de una auditoría realizada previamente.

¿Cómo se elaboran los papeles de trabajo?
“Los papeles de trabajo son las herramientas que el auditor puede utilizar para obtener una comprensión detallada de los estados financieros de la empresa y para evaluar el cumplimiento de las políticas y procedimientos contables”

Los papeles de trabajo deben abarcar el examen de cada una de las cuentas de los estados financieros. Para ello deberán contener: 
Hojas de trabajo.
Cédulas sumarias.
Cédulas analíticas.

Los papeles de trabajo son las herramientas que el auditor puede utilizar para obtener una comprensión detallada de los estados financieros de la empresa y para evaluar el cumplimiento de las políticas y procedimientos contables.

Hojas de trabajo

En las hojas de trabajo se examinan los estados financieros en conjunto, de modo que a cada partida de la hoja de trabajo se le podrá asignar una cédula sumaria.

Este papel de trabajo contiene los saldos del ejercicio actual y anterior, los ajustes y reclasificaciones que solicite el auditor o revisor fiscal y, finalmente, las cifras finales con los saldos ajustados.

Este es un ejemplo de la preparación de una hoja de trabajo del estado de situación financiera de la empresa Auditada SAS:

Cédulas sumarias

Este papel de trabajo desagrega los rubros que componen la hoja de trabajo y establece referencias a las cédulas analíticas.

Las cédulas sumarias contribuyen al trabajo del auditor porque ayudan a resumir y organizar grandes cantidades de datos. Al agrupar información relacionada en una cédula sumaria, el auditor puede tener una visión general del saldo de una cuenta o de un conjunto de transacciones. Esto facilita el análisis y la evaluación de la información financiera.

Este es un ejemplo de la preparación de una cédula sumaria de la cuenta de efectivo y equivalentes del efectivo de la empresa Auditada SAS:


Cédulas analíticas

Este papel de trabajo detalla los rubros de las cédulas sumarias y los procedimientos aplicados por el revisor fiscal para cada cuenta.

Las cédulas analíticas se utilizan para desglosar la información en transacciones individuales, de manera que el auditor pueda analizar y evaluar los detalles subyacentes a una cuenta o transacción en particular. Por ejemplo, las cédulas analíticas pueden utilizarse para evaluar la precisión de un cálculo matemático en las cuentas por cobrar o para revisar una muestra de transacciones para determinar si están correctamente registradas.


Big data para contadores: herramienta para ser más que tenedores de libros

 


Aquí hablaremos sobre...

-Automatización y big data para contadores.
-Ventajas y desventajas que le ofrece la tecnología a la contabilidad.
-Transformación digital como aliada de los contadores públicos.

Para Dairo Villareal, el big data para contadores es una herramienta que contribuye a que seamos más que meros tenedores de libros. La automatización no dejará sin empleo a los profesionales de la contabilidad.

Los contadores públicos deben ser parte de la cuarta revolución tecnológica.

Dairo Villareal Nieto, sénior II de Auditoría de la firma Crowe Colombia, Barranquilla, habló en #ConferenciasActualícese sobre el papel que juega hoy por hoy la tecnología en la contabilidad:

Estamos en medio de un mundo hiperconectado e informado. Paradójicamente, nos encontramos más perdidos sobre la visión del mundo que cuando no contábamos con posibilidades tan amplias de comunicación e información.

Afirma que estamos viviendo una cuarta revolución tecnológica, caracterizada por el uso del internet y las tecnologías de la información, las cuales han habilitado nuevas tecnologías que amplían toda gama de actividades dentro de la profesión contable.

Entre estas nuevas tecnologías destaca la automatización de procesos robóticos –RPA, por sus siglas en inglés–, la inteligencia artificial, el big data, el blockchain y la analítica de datos:

Gracias a la tecnología, los procesos en las empresas también han cambiado. Hoy todo está a la mano, ya que tanto áreas como procesos están hiperconectados. El ecosistema está alineado para que todas las tecnologías se unan.

Tiene claro que para la profesión contable las herramientas como el big data o la analítica de datos hacen que no seamos únicamente tenedores de libros. De la mano de las herramientas tecnológicas el contador público puede brindarles más recursos a los empresarios para que tomen buenas decisiones.
Automatización y big data para contadores

En materia de auditoría, el uso de la RPA es claramente una tecnología útil para hacer los procesos más eficientes. Esto explica Dairo Villareal:

Estas instancias de software preconfiguradas reproducen el trabajo que hacen los humanos y se llaman robots de software. En resumen, los robots RPA automatizan las tareas humanas por medio de la utilización de un software, el cual disminuye o elimina las tareas y cargas de trabajos repetitivos y voluminosos, usualmente de trabajos administrativos, contables, de recursos humanos. Además, es poco invasivo para las entidades que lo implementan.

En materia de auditoría, la RPA va ganando más y más terreno en la práctica de la contabilidad pública. Auditorías, cálculo de impuestos, actividades de consultoría y otros temas administrativos son realizados por robots, cuyo costo de implementación es asequible para empresas grandes y medias; además, se trabaja 24/7:

“Desde su punto de vista, anteriormente la contabilidad estaba peleando con la tecnología. Con la llegada de las Normas Internacionales de Información Financiera se comenzó a cambiar ese pensamiento”

Los contadores debe ser amigos de la tecnología, tener conocimientos sobre esta y así dar un valor extra a sus clientes. El análisis de datos es una herramienta muy interesante y un plus para que los empresarios tengan a un contador público como su mano derecha. Desde su punto de vista, anteriormente la contabilidad estaba peleando con la tecnología. Con la llegada de las Normas Internacionales de Información Financiera se comenzó a cambiar ese pensamiento, al igual que con las Normas Internacionales de Aseguramiento:

Todos los contadores, auditores y revisores fiscales podemos tener un mismo lenguaje y comenzar a automatizar los procedimientos.

Ventajas y desventajas que le ofrece la tecnología a la contabilidad

Al hablar de las ventajas que ofrece la tecnología se pueden enumerar la velocidad (Villareal Nieto destaca que gracias a esta se obtiene información de forma oportuna), un gran volumen de producción, la reducción de errores y el envío rápido de los datos de un lugar a otro.

En cuanto a las desventajas, se encuentran los costos para la adquisición de la RPA, las capacitaciones para el personal, los robos cibernéticos, la confidencialidad de la información, la presencia de virus que borren o alteren la información guardada y la reducción del personal.

Transformación digital como aliada de los contadores públicos

Para Villarreal, la transformación digital influenció y cambió todo el mercado, y casi todas las industrias se vieron afectadas por ella, lo que es especialmente cierto para las áreas contables y de administración financiera.

Relata que un estudio de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos predice que el empleo relacionado con la contabilidad y auditoría aumentará en un 10 % para 2026. Al respecto, asegura lo siguiente:

Esto es un mensaje claro: la automatización no dejará sin empleo a los contadores, por el contrario, seguirán siendo una parte valiosa del trabajo, dedicándoles tiempo a las tareas y emprendimientos complejos.

De esta forma, asumirán un rol más cercano al del consultor, con la innovación a su favor y con mayores responsabilidades para ayudar a sus clientes a adaptarse a las economías y regulaciones cambiantes.

Etapas del presupuesto: preiniciación, elaboración, ejecución, control y evaluación

 


Aquí hablaremos sobre... 

-Etapas del presupuesto
-1. Preiniciación
-2. Elaboración del presupuesto
-3. Ejecución
-4. Control presupuestal
-5. Evaluación del presupuesto
-Recomendaciones para la preparación del presupuesto

Las etapas del presupuesto son: preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal y evaluación.

La preparación del presupuesto no solo corresponde a un único momento del año, antes bien, se hace necesario realizarle un seguimiento constante para que este funcione eficientemente.

El presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las formas sencillas de tener un control futuro sobre las operaciones del negocio. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas se ha dificultado ampliamente la construcción e implementación de la práctica del presupuesto debido a que requiere de una organización y compromiso por parte de la entidad.

Son numerosas las ventajas de contar con un presupuesto en la organización, entre las que destacaremos las siguientes: Cuantifican los planes de acción en términos financieros.

Ayudan a establecer controles, Ayudan a minimizar los riesgos.

Sirven para revisar el cumplimiento de políticas y estrategias trazadas por la entidad.

Facilitan la detección y reducción de costos innecesarios, irregularidades y pérdidas.

En las pequeñas y medianas empresas es importante el uso de la herramienta de los presupuestos, ya que estos permiten convertir en valores y estimar el tiempo de ejecución de los planes de la empresa y el logro de los objetivos trazados. Lo anterior, con el fin de controlar las estrategias de crecimiento, competencia, planes de inversión, entre otras variables fundamentales para generar seguridad a la permanencia y sostenibilidad de la empresa.


A partir de lo anterior, se destaca que en la elaboración del presupuesto se debe integrar de manera general la organización, puesto que se reconoce la interacción de cada área y de todos los niveles en el cumplimiento del objeto social de la compañía.
Etapas del presupuesto

A continuación, se señalan las etapas para realizar un presupuesto:


1. Preiniciación

En esta etapa, que antecede a la elaboración del presupuesto, se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información, debido a que se requiere un conocimiento de la marcha de la empresa y el estado de la operación durante el período inmediatamente anterior. Esto a fin de determinar y analizar las estrategias o las opciones de crecimiento para interpretar los objetivos generales y específicos, los cuales fundamentalmente han sido definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.

Para iniciar con proceso de elaborar el presupuesto es fundamental el nombramiento de un líder de presupuesto, el cual es el encargado de ejecutar las reuniones y comité necesarios para armonizar las expectativas del nuevo período con la realidad de la empresa y lograr una convergencia con su misión, visión y objetivos.

En conclusión, esta fase inicial está enfocada a plantear y delimitar las expectativas de la organización y las posibilidades de cumplimiento de estas, de modo que el resultado de dicha fase es un mapa de expectativas y límites para la elaboración del presupuesto.

2. Elaboración del presupuesto

Con base en los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa, se procede a la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria de la organización.

Algunas de las actividades que pueden realizarse son las siguientes: Crear un cronograma de actividades en torno a la elaboración del presupuesto en el que se definan las fechas de las reuniones para evaluar la información financiera de la entidad. Esta información puede incluir informes de gestión, informes de comportamiento de períodos pasados, indicadores del sector económico al que pertenece la entidad, dictamen del revisor fiscal (en caso de que aplique), entre otros documentos.
Luego del análisis de esta información se debe extraer una relación de todo el acumulado en cuanto a datos de la entidad, trazar las expectativas del período, identificar las fuentes de ingreso y asignar los costos y gastos asociados a cada departamento

El área de ventas de una entidad, por ejemplo, debe tener en cuenta los volúmenes que han sido previstos para el período a presupuestar, de modo tal que se pueda determinar si se presenta el aumento de los niveles de ventas en unidades o si lo establecido en la preiniciación es un aumento en el precio, lo cual podría traducirse en un aumento de los ingresos.

Ya que la compañía se encuentra interconectada en sus diferentes áreas al determinar el programa y políticas de ventas, se traslada dicho presupuesto directamente a producción para estimar los requerimientos de la misma para satisfacer el nivel de ventas esperado. Dichos requerimientos definen la cantidad de materia prima necesaria y la disposición de la capacidad operativa en lo referente a la maquinaria y a todo el personal necesario para ejecutar la operación.

Otra de las áreas que se ven ligadas es la de mercadeo, la cual puede definir las técnicas y estrategias que se deben adoptar en términos del tiempo y los recursos para poner a disposición del público las labores necesarias para impactar el mercado y lograr los niveles de ventas esperados o proyectados.

En el siguiente video, el Dr. Carlos Sastoque, contador público, brinda importantes recomendaciones para preparar presupuestos eficientes en las organizaciones:

3. Ejecución

La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene una labor fundamental y es la de integrar a las diferentes áreas a la consecución de las metas trazadas en el presupuesto, de manera tal que se pueda trasladar a cada uno de los niveles de la organización la interrelación existente entre estos y la importancia dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto; lo anterior se da a fin de cumplir con las expectativas gerenciales de la organización.

Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante la ejecución es utilizando la interfaz del software contable, comúnmente denominada como presupuestos o planeación, de modo que se obtenga una comparación simultánea al momento de la causación de los diferentes registros contables. En todo caso, si la empresa no cuenta con un aplicativo especializado para esto, es posible realizar su seguimiento en libros de Excel.

4. Control presupuestal

Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto, lo primero es establecer la realización de informes parciales y por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación y se pueda cotejar de manera oportuna el curso y los resultados de la operación empresarial con los datos que han sido presupuestados. Esto a fin de identificar las posibles falencias que están afectando la ejecución o desviación del presupuesto y lograr un ajuste oportuno. Lo anterior se puede basar en la metodología postulada en la etapa anterior.

Es importante tener en cuenta que cuando el proceso de contraste se aplique a proyectos de construcción y/o similares, se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.

5. Evaluación del presupuesto

Al culminar el período presupuestado se debe obtener el informe final en el que se revelen los resultados de la compañía durante el período indicado; en este se debe evaluar el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales para la optimización de los resultados.

Con la evaluación se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto y lograr la construcción de alternativas de mejora que permitan el cumplimiento de las expectativas para los próximos años.

En esta etapa, entonces, se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto, a partir de las cuales se construyen alternativas de mejora para asegurar el efectivo alcance de las expectativas en los próximos períodos.

Recomendaciones para la preparación del presupuesto

Un aspecto que no debe pasarse por alto es que la preparación del presupuesto no solo corresponde a la etapa de elaboración en un único momento del año, antes bien, se hace necesario realizar un seguimiento al presupuesto para que este funcione eficientemente.

La siguiente infografía ilustra las bases que deben tenerse en cuenta para que los presupuestos funcionen de manera adecuada en la organización:



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