¡Ojo! La Pila no le permite cotizar solo a salud

 

Aquí hablaremos sobre...

¿Qué es la Pila?

¿Se puede cotizar solo a salud?

¿Cómo se hace la validación para aprendices y para subtipos de cotizantes 03 y 04?

Con las modificaciones que trajo la Resolución 2012 de 2022 en la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– se establecieron mayores controles para la autoliquidación y el correcto pago de los aportes a seguridad social y parafiscales.

Conoce todos los detalles a continuación.

Mediante la Resolución 2012 del 20 de octubre de 2022, el Ministerio de Salud y Protección Social incorporó varias modificaciones en la planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– para la autoliquidación y el correcto pago de los aportes a seguridad social y parafiscales.

Uno de los cambios más importantes tuvo que ver con la implementación de mecanismos de validación para el uso de los tipos de cotizante de los aprendices en etapa lectiva, aprendices en etapa productiva, cotizantes no obligados a cotizar a pensión por edad y cotizantes con los requisitos cumplidos para pensión o para indemnización sustitutiva o devolución de saldos.

¿Qué es la Pila?

La planilla integrada de liquidación de aportes –Pila– es una ventanilla virtual que permite la autoliquidación y pago integrado de aportes al sistema de seguridad social integral (salud, pensión, riesgos profesionales, caja de compensación) y parafiscales (artículo 3.2.3.4 del Decreto 780 de 2016).

Todas las personas (empresas, trabajadores independientes, contratistas, servicio doméstico, etc.) obligadas a efectuar el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social integral deberán hacerlo a través de la Pila.

La Pila liquida los aportes que deben ser pagados según las normas y regulaciones vigentes para cada subsistema y le informa al usuario los valores a pagar. Es importante recordar que la liquidación de los aportes depende de la información que cada persona ingrese en la planilla: ingreso base de cotización –IBC–, tipo de persona o cotizante, condición de la persona, etc.

A través de la Resolución 2388 de 2016 y sus posteriores modificaciones, se unificaron las reglas para el recaudo de los aportes al sistema de seguridad social integral y parafiscales a través de la Pila con el fin de ser aplicadas por los aportantes, los operadores de información y las administradoras del sistema.

Conoce, a través de la explicación de la Dra. Angie Vargas, especialista en Derecho Laboral, qué es la Pila:

¿Se puede cotizar solo a salud?

Como decíamos, una de las modificaciones más importantes que trajo la Resolución 2012 de 2022 de MinSalud en la Pila fue la implementación de validaciones para el uso de los siguientes tipos de cotizantes:

-Aprendices en etapa lectiva.

-Aprendices en etapa productiva.

Y de los siguientes tipos de subcotizante:

- Cotizante no obligado a cotizar a pensión por edad.

- Cotizante con requisitos cumplidos para pensión o para indemnización sustitutiva o devolución de saldos.

En efecto, la unidad de gestión pensional y parafiscales –UGPP– había solicitado a MinSalud implementar mecanismos de validación en los tipos y subtipos mencionados, debido a que muchas personas estaban haciendo un manejo inadecuado de estos para efectuar solamente el pago en salud. En otras palabras, muchas personas estaban utilizando dichos tipos y subtipos para no realizar el pago obligatorio a pensión.

Es importante recordar que, de acuerdo con la legislación colombiana, los aportes a seguridad social son integrales, es decir, que deben incluir afiliación a una EPS, a una administradora de fondo de pensiones y a una ARL, en caso de que por la actividad ejecutada sea obligatorio, y deben liquidarse a partir del IBC.

Entonces, por regla general, no está permitido que una persona efectúe la cotización solo a salud, con excepción de las personas que por su vínculo laboral o por su condición no deban hacerlo como, por ejemplo, los aprendices del Sena con contrato de aprendizaje o los pensionados.

¿Cómo se hace la validación para aprendices y para subtipos de cotizantes 03 y 04?

Con el propósito de evitar el uso incorrecto de los tipos y subtipos enunciados anteriormente, la citada Resolución 2012 establece los siguientes mecanismos de validación:

Para aprendices en etapa lectiva y productiva: desde el 1 de diciembre de 2022, los aprendices Sena deberán estar registrados en la base de datos de registro de aprendices en el sistema de gestión virtual implementado por el Sena para poder ser reportados en la Pila.

Para los subtipos de cotizantes 03 y 04: desde el 1 de diciembre de 2022 la UGPP dispondrá de una base de datos sincronizada con la información proporcionada por la registraduría para tener control detallado sobre las personas que no están autorizadas para usar dichos subtipos. Si la persona se encuentra reportada en dicha base de datos, no podrá utilizar los subtipos 03 y 04 en la Pila y obligatoriamente debe cotizar a pensión.

Entonces, si una persona no se encuentra registrada en la base de datos de aprendices Sena o en la reportada por la UGPP para los cotizantes 03 y 04, no podrá hacer la cotización solo a salud debido a los mecanismos de validación introducidos en la Pila y deberá, por tanto, cotizar obligatoriamente a pensión.

En todo caso, si la persona considera que hay una inconsistencia en la validación, deberá contactar directamente con la UGPP para actualizar la información.

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Informe del revisor fiscal dirigido a la asamblea de accionistas o junta de socios

 

Con este modelo en Word del informe del revisor fiscal dirigido a la asamblea de accionistas o junta de socios se podrá dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 209 del CCo respecto a la obligación del revisor de pronunciarse sobre el cumplimiento normativo y la efectividad del control interno.

El artículo 209 del Código de Comercio –CCo– establece que al final del ejercicio contable se debe presentar un informe del revisor fiscal a la asamblea de accionistas o a la junta de socios en el que se pronuncie sobre el cumplimiento de las normas legales e internas y sobre lo adecuado del control interno.

Específicamente el informe del revisor fiscal debe expresar:Si los actos de los administradores de la sociedad se ajustan a los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea o junta de socios.

Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas y de registro de acciones, en su caso, se llevan y se conservan debidamente.

Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.

Presentación del informe del revisor fiscal a la asamblea de accionistas o junta de socios.

El revisor fiscal puede optar por presentar su informe a la asamblea de accionistas o junta de socios junto con el dictamen a los estados financieros, o presentar estos dos informes por separado, siempre que exprese una opinión sobre cada uno de los temas exigidos para cada informe (artículos 1.2.1.2. y 1.2.1.5 del DUR 2420 de 2015).

Es recomendable que cuando el revisor fiscal debe expresar una situación adicional a la asamblea de accionistas o junta de socios respecto al control interno o su cumplimiento normativo, esta se realice en un informe separado, pues dichos asuntos solo conciernen al manejo interno de la entidad.

Normativa para elaborar el informe del revisor fiscal a la asamblea de accionistas o junta de socios

Para efectuar la evaluación del control interno y del cumplimiento de las disposiciones estatutarias y de la asamblea o junta de socios, el revisor fiscal debe aplicar las normas ISAE contenidas en el Anexo técnico compilatorio y actualizado 4 -2019 del DUR 2420 de 2015 modificado por el Decreto 2270 de 2019.

En relación con la evaluación del control interno, el revisor fiscal puede aplicar como modelo de referencia el COSO o cualquier otro modelo de reconocido valor técnico.

De acuerdo con todo lo anterior, te presentamos este formato en Word totalmente editable que contiene un modelo del informe del revisor fiscal dirigido a la asamblea de accionistas o junta de socios. ¡No te lo pierdas!

Finalmente, te invitamos a revisar el siguiente video en el que el Dr. Roberto Valencia, especialista en revisoría fiscal, responde al siguiente interrogante: ¿Cuáles son los aspectos mínimos que deben abordarse en el informe del revisor fiscal para la asamblea de accionistas o junta de socios?.

Informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios| Actualícese (actualicese.com)

Destino de las cesantías de un trabajador no afiliado oportunamente a un fondo

 

Las cesantías deben ser liquidadas anualmente y consignadas en el fondo escogido por el trabajador a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. Sin embargo, si el trabajador no fue afiliado oportunamente a un fondo, ¿Qué destino se le puede dar a las cesantías para evitar sanciones?

Conoce la respuesta.

La ley laboral establece las cesantías como una obligación a cargo del empleador y en favor del trabajador, y responde a una clara orientación social en el desarrollo de la relación laboral.

Las cesantías son una prestación social que se causa del 1 de enero al 31 de diciembre y deben ser consignadas a más tardar el 14 de febrero de cada año en el fondo previsto para tal efecto.

¿Qué son las cesantías?

Las cesantías –o auxilio de cesantía– son una prestación social regulada en el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– y consisten en el pago de un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año.

Estas tienen el propósito de otorgar al trabajador recursos que constituyan un auxilio económico disponible en períodos de desempleo, aunque también pueden disponerse durante la vigencia de la relación laboral, ya sea para la adquisición o remodelación de vivienda, estudios de educación superior, compra de acciones del Estado, entre otros.

Las cesantías deben ser pagadas a todo trabajador dependiente, es decir, todo trabajador que se encuentre vinculado mediante un contrato de trabajo sin importar el tipo o duración de este. De igual manera, los trabajadores y trabajadoras del servicio doméstico, choferes de servicio familiar y trabajadores por días y de tiempo parcial, tienen derecho al auxilio de cesantías.

¿Qué destino pueden tener las cesantías de un trabajador que no fue afiliado oportunamente a un fondo?

Si el empleador no consignó las cesantías antes del plazo establecido (14 de febrero) en el fondo escogido por el trabajador, el artículo 99 de la Ley 50 de 1990 en su numeral 3 advierte que deberá pagar una sanción moratoria equivalente a un (1) día de salario por cada día de retardo.

Sin embargo, si a la fecha del 14 de febrero o posterior a esta, el trabajador no ha sido afiliado a un fondo, y el empleador advierte tal situación, deberá hacer el pago de las cesantías, bien sea a través de la Pila o directamente en el fondo elegido, e inmediatamente adelantar los trámites de afiliación del trabajador a dicho fondo de cesantías.

Desde luego, la recomendación es que, primero, el trabajador sea afiliado al fondo de cesantías, y segundo, se efectúe la consignación del auxilio de cesantías en la fecha indicada para evitar sanciones.

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Oficial de cumplimiento, la primera línea de defensa contra el lavado de activos

 

El oficial de cumplimiento es una figura que debe gozar de autonomía y contar con recursos para su óptima gestión.

Este recomienda a la organización el proceder y vela porque se cumplan los controles y procedimientos enfocados a mitigar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo.

La Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF–, en su publicación Retos y desafíos en la implementación del Sagrilaft, destaca la labor que realiza el oficial de cumplimiento al prevenir el lavado de activos en las organizaciones.

La UIAG recuerda que la Supersociedades, en su Circular Externa 100-000016 de 2020, modificada por la Circular Externa 100-000004 de 2021, expone los elementos que componen el Sagrilaft 3.0, sus pasos y requisitos.

La implementación de la normatividad en nuevos sectores reportantes trae retos que deben abordarse desde diferentes frentes, como son las organizaciones, sus máximos órganos de administración, representantes legales, oficiales de cumplimiento, revisores fiscales, e incluso para los empleados.

La importante labor que cumplen los oficiales de cumplimiento contra el lavado de activos

La publicación recalca que el cargo de oficial de cumplimiento debe estar asignado y establecido al interior de la organización bajo un enfoque claro de autonomía, relación directa con el máximo órgano de administración y adecuada asignación de recursos para su óptima gestión.

Debe existir conocimiento claro de las responsabilidades tanto por parte de la organización que requiere al profesional, como de aquel que acepta el mismo.

Javier Gutiérrez López, director de la UIAF, destaca la importante labor que cumplen los oficiales de cumplimiento contra el lavado de activos.

Las áreas de cumplimiento son custodios de la economía, la inversión, el crecimiento económico, el empleo, la confianza y la integridad del sistema financiero. Son una de las primeras líneas de defensa en los sistemas antilavado, por tanto, su designación debe atender los requisitos que demanda el sistema ALA/CFT.

El oficial de cumplimiento no solo debe cumplir con características profesionales y de conocimiento específicas, sino que, adicionalmente, debe tener un nivel jerárquico que le permita desarrollar sus funciones por ley de forma óptima, donde cuente con autonomía y a la vez relación directa del máximo órgano de administración. Al respecto la publicación recalca:

No se pueden pasar por alto dichas características, la normatividad es clara y precisa en las reglas de juego para el desarrollo del cargo y no dan cabida al error o a la duda sobre el particular.

Puntos a tener en cuenta por las empresas al momento de elegir el oficial de cumplimiento

“el oficial de cumplimiento es quién se encarga de supervisar, gestionar y velar porque el Sagrilaft sea una herramienta de prevención y mejoramiento en los procesos de la organización”

Las organizaciones deben esforzarse en comprender la importancia del rol del oficial de cumplimiento y apoyar su labor para una efectiva implementación del Sagrilaft. Por lo anterior, este cargo debe contar con el apoyo adecuado y los mínimos exigidos por ley, por lo que se sugiere a las organizaciones tener presente:Designar el cargo, determinar su nivel organizacional o jerárquico, presupuesto y remuneración, conforme al tipo de empresa.

Realizar el nombramiento teniendo en cuenta lo indicado por la Supersociedades.

Si la persona nombrada no cumple con los requisitos mínimos establecidos, analizar cómo se pueden subsanar las exigencias. Aquí las empresas deben apoyar al profesional y ayudarle para que se capacite y tenga el conocimiento necesario para una debida gestión y administración.

Tener presente que el oficial de cumplimiento es quién se encarga de supervisar, gestionar y velar porque el Sagrilaft sea una herramienta de prevención y mejoramiento en los procesos de la organización, asegurando la ejecución de controles idóneos de acuerdo con el contexto de riesgo de la organización.

Por lo anterior, es importante que la organización tenga claro que el oficial de cumplimiento no es el encargado de definir si una operación se realiza o no.

Con fundamento en su experiencia, conocimiento y experticia, recomienda a la organización el proceder y vela porque se cumplan los controles y procedimientos enfocados a mitigar los riesgos de LA/FT/FPADM.

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