Documentación del sistema de control de calidad de la firma de auditoría

La documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad y de la adecuada ejecución de los encargos es uno de los requerimientos de la NICC 1 que deben observar las firmas de auditoría y los contadores públicos independientes. Conozca los aspectos para tener en cuenta. 

Las políticas y procedimientos sobre documentación son de gran relevancia para la firma de auditoría o el contador público independiente, puesto que contienen los soportes del cumplimiento de las disposiciones legales que deben observarse tanto a nivel general al interior de la firma de auditoría como a nivel especifico en la realización de cada uno de los encargos. 

“Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores realiza inspecciones sobre esta documentación”

Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores realiza inspecciones sobre esta documentación para verificar, entre otros aspectos, la observancia de las exigencias de ética y calidad en la ejecución de los encargos y su adecuada planeación, exigencias que son indispensables para brindar servicios de calidad que contribuyan al interés público. 

En la NICC 1 las políticas y procedimientos sobre documentación se encuentran divididos en dos secciones: 

Los que se refieren a la documentación del funcionamiento de los elementos del sistema de control de calidad de la firma. 

Los que se refieren a la documentación del encargo, es decir, los denominados papeles de trabajo. 

En la primera parte de esta publicación nos referiremos a la documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad de la firma. 

Documentación 

Los párrafos 17, del 57 al 59 y A2, A3 y del A73 al A75 requieren que la firma establezca los procedimientos y políticas necesarios para que se documente el funcionamiento adecuado de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad implementado, a saber: 

Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría. 

Requerimientos de ética aplicables. 

Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y de encargos específicos. 

Recursos humanos. 

Realización de los encargos. 

Seguimiento. 

Aspectos para tener en cuenta 

Dimensión y naturaleza de los encargos: dependiendo de estos aspectos la NICC 1 permite que la firma o el contador público independiente establezcan un menor nivel de formalidad e intensidad de la documentación, que según el tipo de archivo del que se trate pueda incluir por ejemplo comunicaciones manuscritas, listas de verificación manuales o comunicaciones orales. 

Estandarizar la documentación: una de las estrategias que puede adoptar la firma o el profesional independiente es elaborar cuestionarios, listas de verificación, comunicaciones, cartas y memorandos estandarizados, de manera que se aseguren de que no se queda ningún requerimiento sin atender. 

Es conveniente que cada uno de estos documentos tenga un código que lo identifique y que se estipule quién es el responsable de su elaboración y actualización, así como su última fecha de modificación. 

Organización y clasificación de los archivos: debe buscarse que se facilite la consulta de los documentos, proporcionando una referencia única para cada cual, incluyendo tanto la clasificación de los archivos electrónicos como la de los físicos. 

Tiempo de conservación: debe ser suficiente para permitir que se realice el proceso de seguimiento al cumplimiento del sistema, el cual estará a cargo del responsable que haya designado la firma. Generalmente este tiempo se establece en cinco años. 

Listado de documentación 

Es conveniente que la firma o el profesional independiente cuenten con la siguiente documentación: 

Manual de control de calidad (consulte nuestro editorial ¿Qué debe contener el manual de control de calidad de la firma de auditoría?). 

Código de ética, que debe ser elaborado por la firma o el profesional independiente, teniendo en cuenta los requerimientos de los códigos de ética del IESBA (compilados en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015) y de la Ley 43 de 1990. 

Carta mediante la cual pueda verificarse que la firma entregó una copia del manual de control de calidad a cada empleado. Es importante que en ella se incluya el mensaje de responsabilidad de cada empleado respecto a la calidad (párrafo A3 de la NICC 1). 

Carta mediante la cual se entregue copia del código de ética de la firma a cada empleado. 

Políticas de selección, capacitación y entrenamiento del personal. 

Políticas de procesos disciplinarios de la firma. 

Documentación de las entrevistas y los procesos de reclutamiento. 

Procesos de evaluación de desempeño de los empleados. 

Políticas para revisión de encargos. 

Políticas de convenios con otras firmas en lo referente a la ejecución, revisión o seguimiento de los encargos. 

Declaraciones de independencia de los empleados y socios del encargo, que deben obtenerse cada año. 

Políticas de atención de quejas y reclamos. 

Documentación del seguimiento de las quejas y reclamos. 

Documentación de los programas de seguimiento, que incluya los registros de la inspección realizada a los archivos del encargo y las entrevistas practicadas para corroborar que la firma haya cumplido con las políticas y procedimientos del control de calidad. Además, es preciso adjuntar un informe en el que se haga un resumen de los resultados y conclusiones alcanzados en el programa de seguimiento, y se indiquen las recomendaciones pertinentes.

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Estructura del dictamen del revisor fiscal en entidades de los grupos 2 y 3

Los revisores fiscales de entidades pequeñas clasificadas en los grupos 2 y 3 de convergencia a Estándares Internacionales deberán aplicar en su dictamen la estructura dispuesta por el CTCP en su última orientación, que integra los requerimientos del Código de Comercio y la estructura de las NIA. 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– emitió el documento de orientación técnica Nº 17 titulado Revisoría fiscal para pequeñas entidades – Parte I – Tipos de dictamen, el cual brinda precisiones acerca del dictamen que deben emitir los revisores fiscales de entidades clasificadas en los grupos 2 y 3 de convergencia a Estándares Internacionales (ver DUR 2420 de 2015) sobre los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2019. 

El documento en mención especifica cuál debe ser la estructura del informe del revisor fiscal de acuerdo con los requerimientos de las Normas Internacionales de Auditoría –NIA– y los artículos 207, 208 y 209 del Código de Comercio –C.Co–, además de señalar cuáles son los tipos de opiniones que puede emitir este profesional. En este editorial, nos centramos en la estructura del informe del revisor fiscal. 

Estructura del informe del revisor fiscal 

Título

Debe indicar que se trata del informe del revisor fiscal. 

Destinatario

El destinatario del informe del revisor fiscal es el máximo órgano social de la entidad. Por ejemplo, en las sociedades por acciones esta figura corresponde a la asamblea general de accionistas, en las sociedades de personas a la junta de socios y en las propiedades horizontales a la asamblea general de copropietarios. 

Opinión del revisor fiscal

Esta sección siempre debe titularse “Opinión”, e iniciar con un párrafo introductorio en el que el revisor: 

· Manifieste que ha auditado los estados financieros de la entidad objeto de la revisoría fiscal. 

· Identifique qué estados financieros ha auditado, indicando el título de cada uno, el período que cubren y si son consolidados, separados, individuales, principales o combinados. 

Nota: dentro del conjunto de estados financieros siempre deben ser incluidas las notas explicativas y el resumen de políticas contables de la entidad. 

· Especifique si el período anterior fue auditado por él o por otro revisor. Este último es un requerimiento específico de la orientación, pues no se encuentra en las NIA. 

A continuación, el revisor fiscal debe señalar el tipo de opinión que emite sobre los estados financieros objeto de la revisoría, y bajo que marco normativo han sido preparados. El revisor podría decir, por ejemplo, lo siguiente: 

“En mi opinión, los estados financieros adjuntos se presentan razonablemente, en todos los aspectos materiales, de conformidad con [Anexo N° 2 o N° 3 del Decreto único reglamentario 2420 de 2015 y sus modificatorios].” 

Fundamento de la opinión

En esta sección el revisor debe: 

· Señalar que llevó a cabo la revisoría fiscal de conformidad con las NAGA contenidas en el artículo 7 de la Ley 43 de 1990. 

· Incluir una referencia a la sección del informe en la que se describen sus responsabilidades (esta sección debe titularse “Responsabilidad del revisor fiscal” e incluirse debajo de las responsabilidades de la dirección y el gobierno corporativo de la entidad). 

· Manifestar que cumple con los requerimientos de independencia de la Ley 43 de 1990 y el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015. 

· Declarar si la evidencia que obtuvo fue suficiente y adecuada para el tipo de opinión que ha emitido. 

Empresa en funcionamiento (cuando sea aplicable)

Esta sección debe incluirse cuando el revisor fiscal considere que existen indicios de que la entidad no podrá continuar como negocio en marcha. 

Responsabilidad de la dirección y el gobierno corporativo de la entidad

En esta sección se especifica que a la dirección de la entidad le corresponde: 

· La preparación de los estados financieros de conformidad con los anexos Nº 2 o Nº 3 del DUR 2420 de 2015. 

· La evaluación de la capacidad de la entidad para continuar como negocio en marcha. 

Responsabilidad del revisor fiscal

En esta sección el revisor fiscal debe señalar que es responsable de: 

· Obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de incorrecciones materiales y emitir un dictamen que contenga su opinión explicando cuál es el alcance la seguridad razonable y lo que se entiende por incorrección material. 

· Identificar y valorar los riesgos, diseñando procedimientos para mitigarlos. 

· Evaluar si las políticas contables y las estimaciones contables son adecuadas. 

· Generar una conclusión sobre la evaluación de la hipótesis de negocio en marcha realizada por la administración de la entidad. 

· Obtener evidencia para emitir su opinión. 

· Comunicarles a los responsables del gobierno de la entidad los hallazgos significativos de la revisoría y cualquier deficiencia significativa en el control interno. 

Informe sobre otros requerimientos legales y reglamentarios

Estas secciones desarrollan lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del C.Co. Para tal fin el revisor fiscal deberá expresar si: 

· La entidad ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y técnica contable. 

· Las operaciones registradas y los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la asamblea y junta directiva. 

· Se conserva debidamente la correspondencia, los comprobantes de cuentas y los libros de actas y de registro de acciones. 

· El informe de gestión de la administración coincide con los estados financieros. 

· Los administradores dejaron constancia en el informe de gestión de que no entorpecieron la libre circulación de las facturas de sus proveedores de bienes y servicios. 

· Se efectuó oportunamente la liquidación y pago de los aportes a seguridad social. 

Opinión sobre el cumplimiento legal y normativo

En esta sección, el revisor fiscal debe manifestar: 

· El grado en que la administración de la entidad cumplió con las disposiciones legales y normativas. 

· Si el control interno tuvo un adecuado funcionamiento durante el período de la revisoría. 

Opinión sobre la efectividad del sistema de control interno

El revisor fiscal debe manifestar si en su opinión el sistema de control interno de la entidad fue efectivo. Para cumplir con esta obligación puede utilizar el modelo COSO o cualquier otro que considere conveniente, sin que sea necesario que la entidad lo aplique. 

Párrafo de énfasis

El revisor fiscal debe incluir este párrafo solo cuando considere necesario llamar la atención sobre una nota específica de los estados financieros que se refiera a una cuestión fundamental para comprenderlos. 

Párrafo de otras cuestiones

El revisor fiscal puede incluir este párrafo cuando requiera referenciar una cuestión distinta a las presentadas o reveladas en los estados financieros, cuestión que sea relevante para los usuarios de la información. 

Firma del revisor fiscal y número de tarjeta profesional 

Fecha del informe

Esta fecha debe coincidir con la fecha de autorización para la emisión y publicación de los estados financieros de la entidad. 

Domicilio del revisor fiscal

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Proyecto de reforma a la revisoría fiscal: ¿cuál es el rumbo de la profesión? ¿Vigilancia o auditoría?

La construcción de un proyecto de reforma a la revisoría fiscal es una de las tareas que adelantan autoridades, gremios, academia y profesionales del sector contable. En las propuestas presentadas se debaten las funciones de este profesional, que podrían llevar a la revisoría por caminos distintos. 

En este editorial analizamos los cambios propuestos por algunos sectores de la profesión contable, en lo relacionado con las funciones que deberá asumir el revisor fiscal en la entidad en la que desarrolle su labor. 

Estas propuestas fueron presentadas por autoridades, gremios, academia y profesionales del sector contable para contribuir en la construcción de un proyecto de reforma a la revisoría fiscal que se viene realizando en el marco del plan de trabajo de la Supersociedades para reformar el Código de Comercio. 

Los documentos a los que hacemos referencia son los siguientes: 

La propuesta que presentó un grupo de estudio conformado por contadores públicos en ejercicio, académicos y representantes de universidades, liderado por los docentes e investigadores Rafael Franco Ruíz y Jesús María Peña Bermúdez. 

La propuesta realizada por las autoridades, gremios y la academia, entre los que se encuentran el Instituto Nacional de Contadores Públicos –INCP–, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, la Junta Central de Contadores –JCC–, el Colegio de Contadores Públicos de Colombia –Conpucol–, y el Dr. Hernando Bermúdez Gómez como representante de la academia. 

Perspectivas de las propuestas 

En primer lugar, se puede advertir que ambas propuestas tienen perspectivas distintas en cuanto a la profesión del revisor fiscal, las cuales se reflejan en las definiciones establecidas para esta institución y las funciones que pretenden orientar para el revisor fiscal. En este sentido, la propuesta del grupo de estudio de contadores plantea la siguiente definición: 

“La revisoría fiscal es una institución de origen legal, de carácter profesional, a la cual corresponde por ministerio de la ley, bajo la responsabilidad de un contador público, con sujeción a normas que le son propias, y por motivos de interés público, fiscalizar integralmente los entes económicos, dando fe pública en los casos previstos en la Ley. 

El responsable de ejercer la revisoría fiscal es el designado como revisor fiscal.” 

(El subrayado es nuestro) 

Mientras que en la propuesta de los gremios y academia se lee lo siguiente: 

“La revisoría fiscal es una institución a la cual le corresponde la función independiente de aseguramiento de información de las entidades económicas, establecida con el objetivo de dar confianza a los usuarios sobre su información económica y para colaborar en la evaluación de la gestión de sus administradores sobre los recursos que se les ha confiado.” 

(El subrayado es nuestro) 

Como se observa, el primer documento incluye la frase “fiscalizar integralmente a los entes económicos” y hace referencia al interés público que subyace a la labor del revisor fiscal, mientras que en el segundo documento el revisor fiscal se limitaría a cumplir una “función independiente de aseguramiento de la información”. 

Propuesta del grupo de estudio: perspectiva de vigilancia y fiscalización 

En este orden de ideas, la propuesta del grupo de estudio busca que se mantengan las funciones que el revisor fiscal cumple en la actualidad, entre ellas verificar que las operaciones se realicen en debida forma, velar porque se lleve la contabilidad de la entidad e inspeccionar los bienes de la sociedad, y procurar las medidas de control necesarias (incluidas en las versiones vigentes de los artículos 207 a 209 del Código de Comercio –C.Cio–). Asimismo, el revisor fiscal continuará presentando un dictamen sobre estados financieros y uno sobre asuntos administrativos. 

Además, esta propuesta ratifica ciertas funciones ya incluidas en otras normas, entre ellas: 

La del numeral 5 al artículo 26 de la Ley 43 de 1990 (adicionada por el artículo 7 de la Ley 1474 de 2011 y modificada por el artículo 32 de la Ley 1718 de 2016) de denunciar los presuntos actos de corrupción o delitos contra la administración pública, el orden económico y social, o el patrimonio económico que hubiese detectado en el ejercicio de su cargo; e informar estos hechos a los órganos sociales y de administración de la sociedad. 

La del artículo 80 de la Ley 190 de 1995 de “velar porque en la obtención o adjudicación de contratos por parte del Estado, las personas jurídicas objeto de su fiscalización, no efectúen pagos, desembolsos o retribuciones de ningún tipo en favor de funcionarios estatales (…)” 

La del artículo 11 del Decreto 1406 de 1999 de incluir en el dictamen la constancia del cumplimiento de los aportes a seguridad social de manera correcta y oportuna. 

Adicionalmente, el revisor fiscal tendría la función de: 

Suscribir las actas de la asamblea cuando no fuesen suscritas por el presidente y secretario de la misma. 

Cuando hubiese contratación con el Estado, expresar en el dictamen si los estados financieros de las personas jurídicas fiscalizadas reflejan fidedignamente los ingresos y costos del respectivo contrato. 

Informar en el dictamen sobre asuntos administrativos si la actuación de la administración se ha fundamentado en principios de eficiencia, eficacia, calidad y moralidad. 

Propuesta de las autoridades, gremios y academia: perspectiva de auditoría 

Esta propuesta busca adaptar las funciones del revisor fiscal a las Normas de Aseguramiento de la Información vigentes en el DUR 2420 de 2015. En este sentido, se enfatiza en las responsabilidades de la administración frente a la información financiera y el sistema de control interno, por lo cual el revisor fiscal tendrá estas funciones: 

Emitir un dictamen con base en las Normas de Auditoría de Información Financiera Histórica. 

Emitir un informe de seguridad razonable sobre el informe de gestión del administrador acerca de lo adecuado del sistema de control interno siguiendo la ISAE 3000. 

Emitir un informe de períodos intermedios con fundamento en la NIER 2410 o realizar la auditoría de un solo estado financiero, elemento o cuenta o de partidas específicas de un estado financiero aplicando la NIA 805 – Consideraciones especiales cuando sea exigido por la ley, las autoridades competentes, los estatutos o por las decisiones de los órganos de la entidad. 

De acuerdo con esta propuesta, las funciones de dar oportuna cuenta y por escrito a la asamblea o junta de socios, junta directiva o gerente de las irregularidades detectadas; de velar porque la contabilidad se lleve regularmente impartiendo las instrucciones necesarias; y de inspeccionar asiduamente los bienes para que sean conservados adecuadamente ¹ no se incluyen en este documento, dado que la función del revisor fiscal no será de vigilancia permanente, sino de revisión al final del período contable. 

Por el contrario, se menciona que el revisor fiscal deberá llevar a cabo los procedimientos necesarios para establecer en el dictamen si la contabilidad se lleva conforme a las disposiciones legales y si ha sido tomada fielmente de los libros y en el informe sobre la gestión de los administradores si sus operaciones y actos respetaron las disposiciones legales o estatutarias de la entidad, y si fueron adecuadas las medidas de conservación y custodia de los bienes en su poder. Es decir, se trata de revisar sobre algo que ya ocurrió y no de propender porque se haga adecuadamente como se establece en la actualidad. 

Comentario final 

La discusión de reforma a la revisoría fiscal exige encontrar puntos de acuerdo entre la realidad que vive el contador público cuando se desempeña como revisor fiscal, en lo referente a las amplias responsabilidades que debe cumplir y las garantías que le ofrece el Estado y las funciones que debería asumir este profesional para que la revisoría no pierda el valor con el cual fue pensada desde sus inicios. 

Ver numerales 2, 4 y 5 de la versión vigente del artículo 207 del C.Co.

https://actualicese.com/proyecto-de-reforma-a-la-revisoria-fiscal-cual-es-el-rumbo-de-la-profesion-vigilancia-o-auditoria/?referer=email&campana=boletin-dominical-21-jul-2019&accion=click&utm_source=act_boletindiario&utm_medium=act_email&utm_campaign=act_boletincontenidos&utm_content=20190721_semanal&MD5=27e45d0767d6a6bc7439dc1bc00c605a