Los artículos 4 y 5 de la Resolución 000013 de 2021 permitirían concluir que la nómina electrónica que solo está causada también tendría que ser transmitida, pues su propósito es soportar el costo o gasto que se pretenda deducir en renta.
Es conveniente que la Dian aclare oficialmente este tema.
Al estudiar el texto vigente de la Resolución 000013 de febrero 11 de 2021 (modificada hasta el momento con las resoluciones 000037 de mayo 5 de 2021 y 000063 de julio 30 de 2021) se puede originar la duda acerca de si los empleadores que llevan contabilidad y solo causan el valor mensual de su nómina (pero no la pagan) deberían hacer la transmisión del documento de nómina electrónica.
Al respecto, en el texto del artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021 se lee:
Artículo 4. Sujetos obligados a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica. Los sujetos obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del citado documento son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, cuando aplique.
Lo anterior, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–.
Lo dispuesto en el presente artículo aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas –IVA–, establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la ley y el reglamento, cuando aplique.
Seguidamente, en el artículo 5 de la misma resolución se lee:
Artículo 5. Información y contenido del documento soporte de pago de nómina electrónica: el documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:Estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
Apellidos y nombre(s), y número de identificación del beneficiario del pago.
El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –CUNE–.
Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica».
Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina; conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica».
El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de nómina electrónica» establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago, conforme a lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte de pago nómina electrónica».
Fecha y hora de generación.
La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaria –NIT– del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Por tanto, al tratar de armonizar estas normas, es posible concluir lo siguiente:
a. Cuando el empleador sea un contribuyente de renta que no está obligado a llevar contabilidad, es claro que tales contribuyentes no causan los valores de su nómina mensual y adicionalmente solo pueden deducir en su declaración de renta los valores pagados por concepto de nómina (ver artículo 104 del ET). Por tanto, si el documento soporte de pago de nómina electrónica tiene el principal propósito de servir de soporte fiscal para el costo o gasto laboral que pretenda deducir en su declaración de renta, es claro que con este tipo de contribuyentes no existe la duda de que solo deberá transmitir los documentos de las nóminas que sí hayan quedado pagadas durante un respectivo mes (sin importar incluso que en un solo mes haya pagado las nóminas atrasadas de varios meses).
b. Cuando el empleador sea un contribuyente de renta que sí está obligado a llevar contabilidad, podrá causar los valores de su nómina mensual y adicionalmente deducir en su declaración de renta los valores causados y/o pagados por concepto de nómina (ver artículo 105 del ET). Además, cuando pretenden deducir valores por nómina que solo están causados, se les exigirá que el pago de los aportes parafiscales y de seguridad social que se originaban sobre dicha nómina queden realizados antes de presentar la respectiva declaración de renta (ver artículo 664 del ET). Por tanto, si el documento soporte de pago de nómina electrónica tiene el principal propósito de servir de soporte fiscal para el costo o gasto laboral que pretenda deducir en su declaración de renta, se podría concluir que este tipo de contribuyentes tendría que transmitir el documento de nómina electrónica en todos los casos, incluso cuando la nómina mensual solo quedó causada.
No obstante, debe advertirse que la retención en la fuente sobre los valores devengados por los trabajadores (sean salariales o no) solo se registra y contabiliza en el mes en que se pague (y no en el momento en que se causa; ver artículo 383 del ET). Por tanto, si sucede que hay un mes donde la nómina solo quedó causada y en el mes siguiente no se tienen empleados pero sí se pagó la nómina del mes anterior y se practicaron las respectivas retenciones en la fuente sobre dicha nómina del mes anterior, lo que se entendería es que dicha retención se tendría que reportar con la “nota de ajuste” a que se refiere el artículo 17 de la Resolución 000013 de 2021.
“se hace necesario que en el documento de nómina electrónica exista alguna casilla especial para que este tipo de contribuyentes pueda indicar si la nómina reportada solo quedó causada o si fue efectivamente pagada”
Así mismo, cuando la Dian quiera usar la información del documento de nómina electrónica para detectar los valores que le forman ingreso fiscal al trabajador, solo podría tomar en cuenta los valores que les hayan sido efectivamente pagados. Por tanto, se hace necesario que en el documento de nómina electrónica exista alguna casilla especial para que este tipo de contribuyentes pueda indicar si la nómina reportada solo quedó causada o si fue efectivamente pagada. De todas formas, sería muy útil que la Dian expidiera pronto alguna circular aclarando este importante tema (algo que hasta ahora no ha hecho, según se comprueba al visitar el microsite sobre nómina electrónica en el portal de dicha entidad).
