Dependiendo de si al trabajador del sector privado se le aplica el procedimiento 1 o 2 de retención en la fuente, es posible que el pago de su prima legal, si es inferior a $4.813.000, no se someta a retención.
Conoce aquí todos los detalles de la retención en la fuente sobre la prima legal.
Para calcular la retención en la fuente sobre la prima legal de servicios que se cancelará durante junio de 2022, es necesario distinguir si el trabajador pertenece al sector privado o al sector público y, adicionalmente, si a dicho trabajador se le está aplicando el procedimiento 1 o el 2 de retención en la fuente (ver los artículos 1.2.4.1.3 y 1.2.4.1.4 del DUT 1625 de 2016, modificados con el Decreto 2250 de diciembre 29 de 2017).
Para ello, los artículos 385 y 386 del Estatuto Tributario –ET– indican lo siguiente:
Artículo 385. Primera opción frente a la retención. Para efectos de la retención en la fuente, el retenedor deberá aplicar el procedimiento establecido en este artículo, o en el artículo siguiente:
Procedimiento 1.
Con relación a los pagos gravables diferentes de la cesantía, los intereses sobre cesantía, y la prima mínima legal de servicios del sector privado o de navidad del sector público, el “valor a retener” mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla al cual correspondan la totalidad de dichos pagos que se hagan al trabajador, directa o indirectamente, durante el respectivo mes. Si tales pagos se realizan por períodos inferiores a treinta (30) días, su retención podrá calcularse así:
(….)
Cuando se trate de la prima mínima legal de servicios del sector privado, o de navidad del sector público, el “valor a retener” es el que figure frente al intervalo al cual corresponda la respectiva prima.
Artículo 386. Segunda opción frente a la retención. El retenedor podrá igualmente aplicar el siguiente sistema:
Procedimiento 2
Cuando se trate de los pagos gravables distintos de la cesantía y de los intereses sobre las cesantías, el “valor a retener” mensualmente es el que resulte de aplicar a la totalidad de tales pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador, calculado de conformidad con las siguientes reglas (…).
(Los subrayados son nuestros).
Adicionalmente, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 388 del ET (reglamentado con lo dispuesto en el artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016, modificado con el Decreto 359 de marzo de 2020), cuando se efectúen las depuraciones de los pagos mensuales que se realicen a las personas naturales que perciban rentas de trabajo, se hará necesario verificar que la sumatoria de sus “deducciones” y “rentas exentas” no supere el equivalente al 40 % de los ingresos netos totales del mes (ingresos netos que se obtienen al tomar los “ingresos brutos totales del mes” y restarles los valores que se puedan restar como “ingresos no gravados”).
En todo caso, en valores absolutos, ese 40 % puede ser superior o inferior a 420 UVT mensuales, pues el fallo del Consejo de Estado de octubre 28 de 2021 para el Expediente 24047 declaró nula la frase del parágrafo 3 del artículo 1.2.4.1.6 del DUT 1625 de 2016, con la cual se establecía que las deducciones y rentas exentas que se restaran mensualmente no podían exceder de 420 UVT. Por tanto, a partir de ese fallo lo único que importa es que a lo largo del mismo año fiscal al asalariado no se le resten más de 5.040 UVT .
De acuerdo con todo lo anterior, se puede concluir lo siguiente:
1. Para los trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 1, el pago de su prima legal de servicios (es decir, sin incluir las demás posibles primas extralegales) no se suma con los demás pagos laborales del mes, sino que se depura por aparte(en forma independiente).
Lo anterior significa que al valor bruto de la prima se le podrá restar el 25 % como renta exenta (sin que ese 25 % en valores absolutos exceda de 240 UVT; ver numeral 10 del artículo 206 del ET y el Concepto 076176 de octubre de 2005). Si el valor final que de allí se obtiene supera las 95 UVT (ver primer rango de la tabla del artículo 383 del ET, que actualmente equivalen a 95 × $38.004 = $3.610.000), entonces se practicarían retenciones en la fuente con los rangos de la tabla del artículo 383 del ET (ver nuestra herramienta Liquidador de retención en la fuente con procedimiento 1 sobre rentas de trabajo durante 2022).
“quienes están sometidos al procedimiento 1 de retención, si el pago de su prima legal no es superior actualmente a $4.813.000, no sufrirían retención en la fuente”
Por ende, quienes están sometidos al procedimiento 1 de retención, si el pago de su prima legal no es superior actualmente a $4.813.000, no sufrirían retención en la fuente, pues el 75 % de esa prima arroja un valor inferior a las 95 UVT.
Debe tenerse cuidado de que durante el mes en que se cancela la prima legal se cumpla el límite del 40 % de “rentas exentas y deducciones” referido en el artículo 388 del ET. Por tanto, aunque la prima legal se depure por aparte y no se suma con los demás pagos laborales del mes, el agente de retención tendría que comprobar que el valor por “renta exenta” que le haya restado a la prima legal de servicios, sumado a los valores por “rentas exentas y deducciones” que les haya restado a los demás pagos laborales del mes, no supere el 40 % del universo total de “ingresos netos del mes” (ingresos brutos menos ingresos no gravados) que haya percibido el asalariado.
2. Para los trabajadores del sector privado sometidos a retención en la fuente por el procedimiento 2, o trabajadores del sector público sometidos a los procedimientos 1 o 2,su prima legal de servicios se suma en una única base con los demás pagos labores del mes para efectuar una única depuración y obtener así un único valor de pagos laborales gravables en el mes, al cual se le aplicaría la tabla del artículo 383 del ET o el porcentaje fijo definido, por ejemplo, en diciembre de 2020.
Les va mejor a los que están sometidos al procedimiento 1 de retención en la fuente
Por lo anterior, es válido decir que, en la mayoría de los casos, a los trabajadores del sector privado que reciben valores pequeños por concepto de prima legal de servicios les va mejor cuando sus pagos están sometidos a retención con el procedimiento 1 en lugar del procedimiento 2.
Es así por cuanto en el procedimiento 1 la prima legal no se suma con los demás ingresos del mes y así podría quedar libre de retención. En cambio, para quienes se les aplique el procedimiento 2, si el porcentaje fijo de retención aplicado durante el semestre es superior a 0 %, se entendería que el 75 % de su prima legal tendría retención en la fuente.
“es el empleador (y no el trabajador) quien decide qué procedimiento de retención en la fuente se aplicará a cada uno de sus trabajadores”
Recuérdese además que, según lo dicen los mismos artículos 385 y 386 del ET, es el empleador (y no el trabajador) quien decide qué procedimiento de retención en la fuente se aplicará a cada uno de sus trabajadores, pues incluso es posible que a algunos de sus trabajadores les aplique el procedimiento 1 mientras a los demás les aplique el procedimiento 2. Sin embargo, el procedimiento que se le aplique a un determinado trabajador debe ser el mismo durante todo el año fiscal (ver Concepto 002340 de enero 20 de 1993).
