Aquí hablaremos sobre...
Pagar directamente las cesantías al trabajador
Consignar las cesantías después del 14 de febrero
Consignar en el fondo de cesantías los intereses de las cesantías
Mal cálculo de las cesantías
Pagar o consignar cesantías cuando el trabajador devenga salario integral
Las cesantías son una prestación social que debe ser consignada a más tardar el 14 de febrero de cada año.
Debido a que la fecha para el vencimiento de dicho plazo está próxima, realizaremos un estudio de 5 de los errores que deben evitarse al momento de calcular y consignar esta prestación.
El auxilio de cesantías, conforme a lo establecido en el artículo 249 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– y el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, es una prestación social dirigida al ahorro, siendo por ello un beneficio prestacional especial, pues no se trata de la entrega de dinero al trabajador, si no que la misma busca dar ciertas garantías de protección al cesante y facilitar el acceso a bienes y servicios básicos como la educación y una vivienda.
Esta es una prestación adicional al salario que el empleador debe reconocer y corresponde a un (1) mes de salario por cada año laborado. Este dinero no es entregado al trabajador, sino que debe ser consignado en un fondo especializado, lo cual supone que las cesantías son un ahorro obligatorio.
Por ello, todos los años los empleadores deben calcular y liquidar el valor de las cesantías antes del 31 de diciembre y, posteriormente, realizar la consignación de dicho dinero al fondo que elija el trabajador, teniendo como plazo máximo el 14 de febrero del año siguiente.
En dicha liquidación, cálculo, consignación y pago, algunos empleadores cometen errores que pueden causarles problemas con sus trabajadores. Algunos de ellos son los siguientes:
Pagar directamente las cesantías al trabajador
Como se hizo mención, las cesantías deben ser consignadas año a año en el fondo elegido por el trabajador, esto conforme a lo establecido por el artículo 99 de la Ley 50 de 1990.
Atendiendo a lo dicho, conforme lo establece el artículo 254 del CST, las cesantías no pueden ser entregadas al trabajador directamente, salvo que se trate de uno de los casos en los que expresamente se permita esto, como, por ejemplo, la terminación del contrato de trabajo o por la compra o ampliación de vivienda.
Es importante resaltar que, respecto a la entrega de cesantías para educación, esta se debe realizar mediante el fondo de cesantías, es decir, el empleador debe consignarlas en el fondo y el trabajador deberá realizar los trámites respectivos ante dicha entidad.
Si el empleador realiza el pago directo de las cesantías al trabajador sin que se presente uno de los casos mencionados, perderá el valor pagado al trabajador, es decir, se entenderá como que nunca las pagó y deberá hacerlo de nuevo, esta vez consignándolas como es debido.
Adicionalmente, cuando el empleador paga directamente las cesantías se genera la sanción moratoria establecida en el mencionado artículo 99 de la Ley 50 de 1990.
Consignar las cesantías después del 14 de febrero.
Como se mencionó, la consignación de las cesantías debe realizarse a más tardar el 14 de febrero, es decir que si, por ejemplo, se trata de las cesantías de 2021, estas deberán ser consignadas a más tardar el 14 de febrero de 2022.
Si el empleador consigna las cesantías con posterioridad a esa fecha, podrá ser acreedor del pago de la sanción moratoria por no consignación establecida en el artículo 99 de la Ley 50 de 1990, correspondiente al pago de un (1) día de salario por cada día de retraso.
Es de anotar que el fondo de cesantías no cobra intereses o dicha sanción moratoria a los empleadores morosos en la consignación; cualquier mora o interés debe ser reclamada directamente por el trabajador a través de una demanda laboral.
En el siguiente video se explica en qué consiste la sanción por no consignación de cesantías:
Consignar en el fondo de cesantías los intereses de las cesantías
Según lo dispuesto por el referido artículo 99 de la Ley 50 de 1990, los empleadores, además de las cesantías, deben reconocer y pagar a los trabajadores los intereses sobre dichas cesantías.
Estos intereses a las cesantías corresponden al 12 % anual sobre la suma causada por concepto de cesantías y deben pagarse directamente al trabajador, es decir, que a diferencia de las cesantías, que son consignadas en un fondo, los intereses se pagan al trabajador junto con el salario a más tardar el 31 de enero de cada año.
“es un error que el empleador, en lugar de pagar los intereses directamente al trabajador, los consigne junto con el valor de las cesantías en el fondo”
Por ello, es un error que el empleador, en lugar de pagar los intereses directamente al trabajador, los consigne junto con el valor de las cesantías en el fondo.
Mal cálculo de las cesantías
Recordemos que las cesantías corresponden a un (1) mes de salario por cada año laborado (del 1 de enero al 31 de diciembre) o lo proporcional en caso de que no haya trabajado el año completo.
La fórmula para calcular esta prestación social es:
Salario x días laborados/360
A continuación, se explica cómo deben liquidarse las cesantías e intereses a las cesantías:
Este cálculo debe incluir el valor del salario, el auxilio de transporte y todos los pagos que constituyan salario como horas extra, recargos, viáticos permanentes, bonificaciones salariales, entre otros.
Cuando se trata de salario variable las cesantías se liquidan con el promedio de lo devengado en el último año de servicio, siempre que haya tenido variación en los tres (3) últimos meses.
Pagar o consignar cesantías cuando el trabajador devenga salario integral
Finalmente, recordemos que el salario integral es una forma de pago que se pacta con el fin de que en la remuneración que mes a mes se cancela al trabajador se encuentre incluido el pago de primas, cesantías e intereses de cesantías.
Es decir, en este tipo de salario el empleador no debe consignar cesantías en el fondo de cesantías año a año, pues la ley dispone que las mismas se pagan directamente al trabajador en su salario.
Se debe tener en cuenta que el salario integral, conforme a lo establecido en el artículo 132 del CST, solo podrá pactarse y tener validez cuando se devenguen mínimo trece (13) salarios mínimos legales mensuales vigentes –smmlv–.
Por todo lo anterior, los empleadores deben consignar las cesantías de sus trabajadores en los fondos en el tiempo previsto en la norma, teniendo en cuenta los factores salariales y períodos laborados, así como respetando las modalidades especiales del salario, como el salario variable e integral, con el fin de evitar sanciones, multas y posibles problemas judiciales futuros.
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