Soportes de la contabilidad – archivo contable. Concepto CTCP 298 de 2023

 

CONSULTA

“Solicito su valiosa colaboración, soy contadora Publica, trabajo como tesorera y el Gerente Financiero argumenta que yo soy la responsable del Archivo contable, yo le argumento desde mi área los documentos que salen son PE Pagos Electrónicos, CE Comprobantes de Egreso, que son documentos contables él argumenta que es archivo de Tesorería, yo le digo que son documentos contables.

Por lo cual necesito su colaboración para que envíen el concepto técnico de que el responsable del archivo es el contador de la empresa no la tesorera”.

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de

1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

No se observa ninguna inquietud de carácter técnico en la pregunta del peticionario. No obstante, le invitamos a revisar algunos conceptos emitidos por este consejo, relacionado con los “libros y soportes contables”, entre otros los Nos 2022-0166, 2021-0409, 2021-0218, 2020-1036 y 2020-0626, que podrá consultar en el enlace https://www.ctcp.gov.co/conceptos.

Además, debe darse cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2270 de 2019, compilado en el anexo 6 del Decreto 2420 de 2015, sobre los comprobantes y soportes contables. Respecto de los soportes de la contabilidad, se establece lo siguiente:

 

Descripción	Detalle
Soportes   DUR 2420 de 2015 del anexo 61. Artículo 6	• los   hechos  económicos  deben  documentarse  mediante soportes, de origen  interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos  o los elaboren.   • los   soportes  deben  adherirse  a   los   comprobantes  de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse  archivados en orden cronológico y de tal manera que sea  posible su verificación.   • los soportes pueden conservarse en el idioma  en el cual se hayan otorgado, así  como  ser  utilizados  para   registrar  las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
Comprobantes de contabilidad   DUR 2420 de 2015 del anexo 62. Artículo 7	• las  partidas asentadas en los libros  de resumen y en aquél donde se   asienten  en  orden  cronológico las   operaciones, deben estar respaldadas en  comprobantes de  contabilidad elaborados previamente. • los  comprobantes de  contabilidad deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio  y en idioma castellano.   • los  comprobantes de  contabilidad deben ser  numerados consecutivamente, con indicación  del día de su preparación  y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. • se debe indicar la fecha,  origen,  descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.   • la descripción de  las  cuentas y de  las  transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de  códigos o  símbolos utilizados según el  concepto a  que correspondan.

 

1  http://www.ctcp.gov.co/publicaciones-ctcp/compilaciones-normativas/anexo-6-del-dur-2420-de-2015-normas-sobre-sistema-.

 

Descripción	Detalle
	• los  comprobantes de  contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. • los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros  auxiliares y en aquel en  que  se  registren en  orden cronológico todas las operaciones.

 

Así mismo,  considerar en relación a los libros contables:

 

Descripción

Detalle

Libros

Código  de Comercio artículo 51:   “Los  libros   podrán  ser   de   hojas   removibles  o  formarse  por  series continuas  de   tarjetas,  siempre  que   unas   y  otras  estén  numeradas, puedan conservarse archivadas en orden  y aparezcan autenticadas conforme a Ia reglamentación del Gobierno.   Los  libros  podrán llevarse en  archivos electrónicos, que  garanticen en forma  ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información,  así   como    su   conservación.  El  registro  de   los   libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional.”     DUR 2420 de 2015 – Anexo  6, artículo 8:   “Los estados financieros deben ser  elaborados con  fundamento en  los libros  en los cuales se  hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben  conformarse y  diligenciarse en  forma  tal que  se  garantice su autenticidad e integridad. Cada  libro, de  acuerdo con  el  uso  a que  se destina, debe llevar  una  numeración sucesiva y continua. Las  hojas  y tarjetas deben ser codificadas por clase  de libros. (…) “

 

Descripción	Detalle
	4. Permitir el completo entendimiento de  los  anteriores. Para tal fin se deben llevar,  entre otros,  los  auxiliares necesarios para: a) Conocer  las transacciones individuales, cuando estas se  registren en  los  libros  de resumen en forma  global.  (…)”

 

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Soportes de la contabilidad – archivo contable. Concepto CTCP 298 de 2023 – Accounter