Aquí hablaremos sobre...1. Que el certificado de incapacidad contenga la información mínima
2. Que el certificado sea emitido por una IPS habilitada y registrada –REPS–
3. Verificar que la incapacidad se haya emitido por el mínimo de tiempo
4. Verificar si es una incapacidad emitida por la EPS
5. Verificar si se trata de una incapacidad inicial o una prórroga
Recomendación
Tramitar una incapacidad laboral puede ser un proceso complejo para los empleadores, debido a que involucra múltiples factores y regulaciones que deben ser considerados cuidadosamente.
En este artículo te ofrecemos 5 consejos prácticos para evitar su rechazo ante la entidad correspondiente.
Conforme a lo establecido en el Decreto 1427 del 2022, las incapacidades son certificados médicos que acreditan que un trabajador afiliado se encuentra en un estado de inhabilidad física o mental, lo cual le impide desarrollar su capacidad laboral por un tiempo determinado, originado por una enfermedad o accidente común o laboral.
“Las incapacidades, como certificados médicos, una vez emitidos por los médicos tratantes, tienen una doble finalidad: justifican la ausencia del trabajador y sirven de soporte para su pago”
Las incapacidades, como certificados médicos, una vez emitidos por los médicos tratantes, tienen una doble finalidad: justifican la ausencia del trabajador y sirven de soporte para su pago. Recordemos que las incapacidades son un auxilio económico que otorga el sistema de seguridad social integral.
Por ende, una vez se emite la incapacidad, esta debe presentarse ante la entidad o administradora del sistema de seguridad social para su pago (EPS, ARL o AFP respectiva).
A continuación, veremos 5 consejos prácticos importantes que los empleadores deben verificar en los certificados de incapacidad para evitar inconvenientes en el trámite correspondiente.
1. Que el certificado de incapacidad contenga la información mínima
Para que la incapacidad no vaya a ser rechazada por la entidad de seguridad social, esta debe contener una información principal, descrita en el artículo 2.2.3.3.2 del Decreto 1427 del 2022, la cual se resume así:Debe identificarse la EPS, el médico y la IPS que otorga la incapacidad, incluyendo el código del prestador –REPS–.
Debe identificarse el afiliado y al médico que atendió.
Debe indicarse el lugar y fecha de expedición de la incapacidad, así como el tipo de servicio (consulta, internación, quirúrgica, urgencias) y la modalidad de prestación (telemedicina, intramural, entre otras).
Debe indicarse la causa de la incapacidad, identificando la enfermedad, con su respectivo código CIE, y su presunto origen (común o laboral).
Deben manifestarse las fechas de inicio y final de la incapacidad, indicando si se trata de una prórroga o si se trata de una incapacidad retroactiva.
Si el certificado de la incapacidad no cuenta con esta información principal, el empleador debe solicitar la modificación o complementación por parte de la IPS que la emitió. Esto puede hacerlo a través de un derecho de petición.
En este video te explico quién es el responsable de realizar el trámite de la radicación de las incapacidades médicas:
2. Que el certificado sea emitido por una IPS habilitada y registrada –REPS–
Como se pudo observar, uno de los requisitos que debe cumplir el certificado de incapacidad es que contenga la información del prestador del servicio de salud que atendió al paciente, es decir, la identificación plena de la IPS (institución prestadora de servicios de salud), como clínicas, centros médicos, fundaciones de servicios de salud, centros de servicios especiales de salud, hospitales, entre otros.
Dichas IPS deben informar el código de prestador de servicio asignado en el registro especial de prestadores de servicio de salud –REPS–, que es la base de datos de las entidades departamentales y distritales, en la cual se efectúa el registro de los prestadores de servicios de salud que se encuentren habilitados. Este registro debe estar consolidado por parte del Ministerio de Salud.
Es decir, en el certificado de incapacidad debe indicarse el número de ese registro de la IPS que atendió al paciente, por lo que solo serán válidas las incapacidades emitidas por las IPS habilitadas por el Estado. Por ende, si se presenta una incapacidad de una entidad sin dicho registro, esta será rechazada por la entidad de seguridad social.
3. Verificar que la incapacidad se haya emitido por el mínimo de tiempo
Es importante revisar el tiempo por el cual fue emitida esta incapacidad, dado que la misma, según el decreto mencionado, solo puede ser expedida por un período de máximo 30 días. Si se desea extender este período, debe acudirse al médico tratante para que lo prorrogue según su criterio hasta por otros 30 días más, y así sucesivamente, según el estado de salud del paciente.
Es importante anotar que las incapacidades pueden darse de forma retroactiva (desde antes de la fecha de emisión) cuando se trate de situaciones de urgencias, internación del paciente, trastornos en la esfera psicológica y eventos catastróficos o terroristas.
4. Verificar si es una incapacidad emitida por la EPS
Así mismo, es importante revisar que el certificado de incapacidad entregado por el trabajador provenga de un profesional o médico adscrito a la red de prestadores de la EPS. De lo contrario, nos encontraríamos ante una incapacidad que debe ser trascrita ante la EPS, que conforme a lo establecido en el artículo 121 del Decreto Ley 019 del 2012, debe ser tramitada por el empleador.
Este trámite, conforme a lo establecido en el artículo 2.2.3.3. del Decreto 1427 del 2022, consiste en lo siguiente:
La incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a la red prestadora de servicios de salud de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, será validada por la entidad a la cual se encuentra afiliado el cotizante y pagada por esta, siempre y cuando sea expedida por profesional médico u odontólogo inscrito en el registro especial en talento humano de salud –ReTHUS–, incluida su especialización, si cuenta con ella, o por profesional que se encuentre prestando el servicio social obligatorio provisional, y su presentación para validación en la EPS o entidad adaptada se realice dentro de los quince (15) días siguientes a su expedición, allegando con la solicitud, la epicrisis, si se trata de internación, o el resumen de la atención, cuando corresponde a servicios de consulta externa o atención ambulatoria.
Cuando, a juicio de la entidad promotora de salud o entidad adaptada, haya duda respecto de la incapacidad expedida por el médico u odontólogo no adscrito a su red, podrá someter a evaluación médica al afiliado por un profesional par, quien podrá desvirtuarla o aceptarla, sin perjuicio de la atención en salud que este requiera. Transcurridos ocho (8) días hábiles sin que la EPS o entidad adaptada haya validado o sometido a evaluación médica al cotizante, estará obligada a reconocer y liquidar la incapacidad dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la presentación del certificado de incapacidad expedido por el medico u odontólogo no adscrito a su red, y a pagarla dentro de los cinco (5) días siguientes, siempre y cuando el afiliado cumpla con las condiciones del artículo 2.2.3.3.1 del presente decreto.
(Los subrayados son nuestros).
En el siguiente video te explico cuál es el tratamiento de las incapacidades expedidas por médicos distintos a los vinculados a la EPS del trabajador.
5. Verificar si se trata de una incapacidad inicial o una prórroga
Las incapacidades, como se manifestó con anterioridad, deben ser pagadas por entidades del sistema de seguridad según el día de incapacidad en el que se encuentre dicha afección:Día 1 al 2: las reconoce el empleador.
Día 3 al 180: las reconoce la EPS.
Día 181 al 540: las reconoce el fondo de pensiones.
Día 541 en adelante: las reconoce la EPS.
Por ello, cuando el empleador reciba la incapacidad, es importante que verifique si se trata de una incapacidad inicial o una prórroga, para tener claro quién asumirá dicho pago y así tramitarla correctamente.
Es importante recordar que, conforme a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 2.2.3.3.2 del Decreto 1427 del 2022, se considera prórroga de incapacidades cuando esta:
Se expide con posterioridad a la inicial, por la misma enfermedad o lesión, o por otra que tenga relación directa con esta, así se trate de código diferente de diagnóstico –CIE–, y siempre y cuando entre una y otra no haya una interrupción mayor a treinta (30) días calendario.
Recomendación
Por todo lo anterior, es importante que el empleador indique a sus trabajadores las condiciones que debe cumplir la incapacidad para que esta sea aceptada, en especial resaltando que dicha incapacidad, en lo posible, debe ser emitida directamente por la EPS o, en su defecto, por una institución prestadora de salud habilitada por las entidades estatales, para así evitar problemas y rechazos en su trámite.
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