Las empresas deben usar firma digital para facturar electrónicamente

 Con la Resolución 042 de 2020 emitida por la DIAN es obligatorio el uso de la firma digital para facturar electrónicamente.

La masificación de la factura electrónica para este 2020 es una realidad. Las micro, pequeñas, medianas y grandes empresas deben cumplir la normativa vigente y adquirir un mecanismo de seguridad que garantiza la autenticidad e integridad de la factura conocido como certificado de firma digital. A continuación le explicamos de manera fácil y rápida cuál es su importancia y cómo puede adquirirse:

1. ¿Qué es una firma digital?

Es el mecanismo más seguro y confiable para validar la identidad de una persona y que esta se vincule con aquello que está firmando en el entorno electrónico, pues tiene tecnología asociada a la criptografía, es decir cifra o codifica la información, así como cuenta con unas ventajas jurídicas previstas en la Ley 527 de 1999, que otras firmas electrónicas no tienen.

2. ¿Por qué una empresa debe usar la firma digital para facturar electrónicamente?

Porque la firma digital es un requisito para la generación de la factura, la blinda con seguridad jurídica y técnica, y le da garantías de autenticidad, integridad y no repudio.

3. ¿Dónde puede adquirirse la firma digital y cuál es su costo?

En Colombia, solo las entidades de certificación digital abiertas, que cuenten con la acreditación del Organismo Nacional de Acreditación de Colombia ONAC, como Certicámara S.A., pueden emitir certificados de firma digital. Certicámara es la entidad de certificación digital pionera y líder en el país.

4. ¿En cuánto tiempo es emitida una firma digital y en qué formato se entrega?

La emisión puede tardar de 24 a 48 horas desde el momento en que el solicitante envía la documentación requerida por Certicámara S.A. El proceso de compra puede realizarse virtualmente, sin desplazamientos físicos.

La firma digital se puede emitir en un formato denominado token virtual que es enviado por correo electrónico con un link de descarga, o en token físico, a través de un operador logístico.

5. ¿Se puede usar la firma digital para otros fines diferentes a la factura electrónica?

Claro que sí. La firma digital puede usarse para firmar y asegurar cualquier tipo de documento electrónico de su empresa, como pueden ser contratos, propuestas comerciales, informes contables, actas, certificaciones, órdenes de compra, memorandos, entre otros. De esta manera, se reemplaza la firma manuscrita, pues la firma digital es su equivalente en medios electrónicos y por lo tanto, tiene la misma validez jurídica y probatoria.