Elaboración de presupuestos en tiempos de COVID-19

 

El sector empresarial en Colombia se ha visto enfrentado a constantes cambios, dada la llegada del COVID-19.

La ejecución presupuestal durante 2020 tuvo fuertes cambios; por tanto, para este 2021 no te puedes quedar sin conocer cuáles son los pasos para realizar un presupuesto en tiempos de crisis.

La llegada del COVID-19 resultó ser desfavorable para la ejecución presupuestal del sector empresarial en Colombia y muchos otros países del mundo.

Así pues, durante el 2020 se dio prioridad a formular respuestas que a corto plazo resultaran efectivas.

Las modificaciones presupuestales, como las proyecciones de ventas, de recaudos y fuentes de financiación, fueron constantes ante la incertidumbre del sector empresarial en el país.

Así pues, teniendo en cuenta la nueva cepa del virus y el crecimiento de contagios ralentizado a través de las cuarentenas obligatorias, el final de virus no parece cercano, a pesar de la llegada de la vacuna al territorio nacional.

En cuanto a las medidas relacionadas con los procesos de vacunación, el Ministerio de Salud de Colombia estableció el Plan Nacional de Vacunación contra el COVID-19.

Sin embargo, la información que se ha dado a conocer por el Gobierno nacional no detalla la duración de las etapas de vacunación. Por ello, las empresas en Colombia no podrán descuidar su planeación para este 2021.

“las empresas deberán tener en cuenta cada vez más la importancia de los presupuestos flexibles”

En concordancia con lo anterior, para la elaboración y ejecución de los distintos presupuestos en este nuevo año, las empresas deberán tener en cuenta cada vez más la importancia de los presupuestos flexibles.

La flexibilidad de los presupuestos está relacionada de forma directa con la disposición de la gerencia para realizar modificaciones a las cifras y a los planes establecidos.

Lo anterior implica que las empresas tomen decisiones con mayor autonomía, pero con altos riesgos, lo que ha sido común dados los escenarios de alta incertidumbre que han tenido lugar desde la llegada del COVID-19.

“los presupuestos en tiempos de crisis se clasificarían como presupuestos flexibles y a corto plazo ”

En efecto, los presupuestos en tiempos de crisis se clasificarían como presupuestos flexibles y a corto plazo , lo que contribuye a que las empresas logren pronosticar sus ingresos, costos y gastos para controlar el desarrollo de sus actividades, teniendo en cuenta que pueden surgir modificaciones.

Etapas para elaborar un presupuesto en tiempos de crisis

Etapa 1. Preiniciación

Para empezar, en la elaboración de presupuestos se debe considerar el sector económico al cual pertenece la empresa, toda vez que la pandemia, si bien ha afectado de forma negativa el desempeño de ciertas actividades económicas, también ha estimulado otras. Algunos ejemplos de actividades fortalecidas son las relacionadas con el sector financiero y la comercialización de productos de salud.

De acuerdo con los análisis relacionados con el sector y sus respectivas oportunidades y amenazas, se podrán determinar las estrategias y opciones de crecimiento para detallar cuáles serán los objetivos de la empresa y así proyectar expectativas que sean acordes con la situación.

Para conocer más acerca de los análisis necesarios a la hora de elaborar un presupuesto, consulta nuestra Cartilla Práctica Presupuesto: herramienta de gestión organizacional y financiera.

Algunas de las medidas relacionadas con aspectos legales y especiales durante la pandemia podrán determinar las expectativas de la empresa, por ejemplo, las actividades económicas asociadas al comercio de alimentos en restaurantes deberán evaluar el impacto económico y las estrategias a implementar dado los decretos de toque de queda, que probablemente se implementarán a lo largo de este 2021 en el país.

Al mismo tiempo, esta etapa precedente a la elaboración deberá incluir el estado de operaciones del período inmediatamente anterior, constituidas en este caso por la ejecución del presupuesto y las medidas tomadas durante el año 2020 con la llegada de la pandemia al país; en consecuencia, se deberá contar con información de procesos y medidas que hayan logrado ser útiles en las respuestas a la contingencia.

Etapa 2. Elaboración

Los presupuestos de operación, como por ejemplo el presupuesto de ventas en tiempos de crisis, han tenido algunos cambios significativos.

Como se mencionó en párrafos anteriores algunas actividades han sido impulsadas y, por ello, las expectativas de venta cambiaron en muchas empresas.

En esta etapa es importante realizar un estudio del punto de equilibrio, el cual permitirá conocer el nivel de ventas mínimo para que la empresa pueda cubrir sus costos y gastos, sean fijos o variables. En dicho estudio se identifican los costos y gastos tanto fijos como variables de los productos o servicios prestados por la empresa, así como sus precios de venta.

Al calcular el punto de equilibrio, se logra obtener un soporte para la planeación operativa y financiera de la empresa. Lo siguiente a realizar sería determinar el volumen de ventas, el cual, en la mayoría de los casos, se espera que sobrepase el punto de equilibrio para que la empresa pueda generar ganancias. Definido lo anterior, se plantean las estrategias para alcanzar lo presupuestado.

Etapa 3. Ejecución

En esta etapa se ponen en marcha las estrategias encaminadas a cumplir los objetivos relacionados con las ventas, el recaudo y la financiación.

No obstante, en tiempos de contingencia es común que surjan algunos cambios durante la ejecución; por ello es importante la etapa 4.

Etapa 4. Control y evaluación presupuestal

Durante la ejecución se deben realizar controles y evaluaciones parciales al cumplimiento de las metas planteadas en el presupuesto.

En esta etapa se busca identificar cuáles son las falencias o fortalezas en la ejecución, con el fin de poner a consideración las estrategias planteadas o el presupuesto mismo.

En ocasiones, las empresas suelen ser muy optimistas en sus presupuestos fundamentados en los supuestos del crecimiento económico; sin embargo, la pandemia del COVID-19 ha traído muchos cambios a la economía mundial, que deben ser evaluados en la primera etapa, con el fin de no realizar modificaciones sustanciales al presupuesto.

Etapa 5. Evaluación final

Una vez el período presupuestado llegue a su final, la dirección o quien sea el encargado del cumplimiento presupuestal deberá realizar un análisis definitivo al presupuesto elaborado y tener en cuenta los resultados presentados en los estados financieros.

Aquí se podrá evaluar la eficacia de las estrategias y los procesos implementados durante la ejecución.

Esta evaluación no solo pretende entender los hechos pasados, sino que también fundamenta una base para presupuestos y estrategias futuras.

A continuación, encontrarás un checklist para la elaboración de presupuestos en tiempos de COVID-19.

Auditoría forense y demás herramientas para combatir el fraude empresarial

 

René Castro afirma que en Colombia el fraude contable no está tipificado como delito.

Álvaro Fonseca explica que la auditoría forense valora el impacto de los fraudes causados a las víctimas.

Jeisson Ramírez dice que se necesita sentido común para identificar indicios de conductas no éticas.

El fraude corporativo y la corrupción al interior de las empresas aumentaron de la mano del COVID-19. Y es que las áreas encargadas de controlar los riesgos han visto cómo su personal ha disminuido.

A lo anterior se suma que muchos de estos profesionales han tenido que atender otras tareas al interior de las empresas donde trabajan.

Bajo este contexto se conjugan con mayor frecuencia o facilidad factores que aumentan el riesgo y la exposición al fraude.

Lupa a auditores y revisores fiscales cuando ocurren fraudes

René Mauricio Castro Vaca, contador público, consultor antilavado, antifraude y anticorrupción, y vicepresidente de la firma RICS Management relata en #CharlasConActualícese que, siempre que se presentan fraudes en las organizaciones, las personas externas a estas se preguntan en dónde estaban los auditores o revisores fiscales.

«Frente a esto, la auditoría interna debe evaluar la posibilidad de ocurrencia de fraude y cómo la organización gestiona el riesgo de este último», afirma.

Explica que el fraude es cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de la confianza. Son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o servicios, para evitar pagos o pérdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o negocio.

«Cabe recordar que en Colombia no está tipificado como delito el fraude contable, y a los contadores públicos, en caso de presentarse uno, nos aplica la falsedad en documento público y privado. Por este tipo de delitos es que desafortunadamente muchos contadores públicos van a la cárcel», recalca.

Importancia de la auditoría forense

Álvaro Fonseca Vivas, Ph. D. en Investigación y Docencia en tercer año de formación, magíster en Docencia, especialista en Administración Financiera y contador público, socio de la Asociación Latinoamericana de Investigadores del Fraude y Crímenes Financieros, narra en #CharlasConActualícese que la auditoría forense es una herramienta contra el fraude.

Explica que se trata de una ciencia contable que entrega credibilidad en los resultados de las investigaciones forenses. Además, le aporta a los funcionarios e instituciones de la administración de la justicia información objetiva de sus hallazgos en el sector privado, público y social.

«Otro punto a destacar es que valora el impacto de los fraudes y delitos causados a las víctimas, encontrados en el resultado de su investigación y que fueron cometidos por los diferentes victimarios», afirma.

La auditoría forense aplicada a diferentes áreas surge para detectar e investigar el fraude cometido a través de documentos y actos. Se ha ampliado su campo de acción en la medida en que se han desarrollado técnicas específicas para combatir el crimen organizado. Se trabaja estrechamente con la administración de justicia, sirviendo como perito experto o auxiliar.

Herramientas para combatir el fraude empresarial

“contadores públicos deben tener un conjunto de herramientas para combatir el fraude al interior de las empresas”

Jeisson Ramírez Morales, contador público, representante legal de Touché Asesores SAS y certificado por ACCA en NIA dice en Actualícese que los contadores públicos deben tener un conjunto de herramientas para combatir el fraude al interior de las empresas.

“Experiencia, sólidos conocimientos técnicos normativos y mucho sentido común para identificar indicios de conductas que se salen de los lineamientos éticos o que puedan significar un abuso de las normas contables, tributarias, etc. Para estos temas es de gran ayuda tener conocimientos en auditoría forense y minería de datos”, explica Ramírez Morales.

De igual manera, se debe conservar la evidencia objetiva de las presuntas actuaciones indebidas, para luego brindar dicha información ante la alta dirección de la compañía.

“Si los indicios de la conducta atípica también involucran a esta, de igual forma se deberá conservar la evidencia objetiva y, en este caso, acudir ante las autoridades pertinentes para denunciar los hechos”, afirma.

Declaraciones de IVA, retención e INC de 2021 que requieren firma de contador

 

Tener al cierre de 2020 un patrimonio bruto o ingresos brutos superiores a 100.000 UVT, es uno de los requisitos para que las declaraciones de IVA, retención e INC de 2021 deban contar con la firma de un contador.

En este editorial te contamos cuáles son las demás condiciones.

Las normas contenidas en los artículos 512-6, 602 y 606 del Estatuto Tributario –ET– establecen los casos en los cuales las declaraciones del INC, IVA y retención en la fuente, respectivamente, que se presenten durante el actual año 2021, requerirán contar con por lo menos la firma de un contador.

De acuerdo con dichas normas, si el declarante que debe presentar cualquiera de esas tres declaraciones (sin importar si es perteneciente al régimen ordinario, al régimen especial, al grupo de los no declarantes de renta o al régimen simple), no está obligado a nombrar revisor fiscal, pero es un declarante (persona natural, sucesión ilíquida o persona jurídica) que si está obligado a llevar contabilidad (al menos para fines fiscales; ver el caso especial de los productores de los bienes exentos agropecuarios del artículo 477 del ET), sus declaraciones de INC, IVA y retención en la fuente de todo el año 2021 requerirán la firma de contador público cuando se cumpla alguno de los siguientes tres requisitos:

1. Su patrimonio bruto fiscal a diciembre 31 de 2020 fue superior a 100.000 UVT (100.000 x 35.607=$3.560.000.000). Es por este criterio de referencia que resulta muy importante tener definido el patrimonio bruto del año 2020 en forma temprana, pues si se cumplió con ese tope, entonces la primera declaración que llevaría firma de contador sería la de retención en la fuente de enero de 2021.

2. Sus ingresos brutos fiscales del año 2020 (antes de restar devoluciones en ventas, o ingresos no gravados), teniendo en cuenta tanto los que forman rentas ordinarias como los que forman ganancias ocasionales, fueron superiores a 100.000 UVT ($3.560.000.000).

3. Cuando no se cumpla con ninguno de los dos requisitos anteriores, pero la declaración del IVA del respectivo bimestre, cuatrimestre o año termine arrojando saldo a favor. Al respecto, debe tenerse presente que las declaraciones anuales del IVA del ejercicio 2021 solo aplicarán para aquellos contribuyentes que se acojan al régimen simple.

En relación con lo anterior, es importante destacar que en el formulario 325 para las declaraciones bimestrales de IVA de los prestadores de servicios desde el exterior (el cual fue prescrito con la Resolución 0069 de diciembre de 2018 y se utiliza para las declaraciones de los años 2018 y siguientes) no se incluyó ninguna casilla para la firma de contador ni de revisor fiscal.

Por tanto, se entiende que ninguno de los tres requisitos antes mencionados le aplicaría a la presentación del formulario 325 y, en consecuencia, dicho formulario siempre se podrá presentar sin la firma del contador o revisor fiscal.

Efectos de una declaración que se presente sin la firma de contador

De acuerdo con lo indicado en el literal d) del artículo 580 del ET, si alguna declaración tributaria se presenta sin la firma obligatoria de contador público, será dada por no presentada.

En todo caso, para que eso suceda será necesario que la Dian detecte la omisión de la firma del contador dentro del período de firmeza de la declaración. Esto significa que, si la Dian no se pronuncia dentro de dicho período, entonces la declaración se dará por válidamente presentada.

Lo anterior se sustenta en doctrinas como las contenidas en los conceptos 52996 de junio 6 de 2000, 38451 de junio 18 de 2003 y el último párrafo de la Circular 0066 de julio de 2008. En todas ellas la Dian ha llegado a conclusiones como la siguiente:

“En consecuencia, si la declaración incurre en alguna de las causales para darla como no presentada, la Administración debe proferir el correspondiente auto declarativo dentro del término ordinario de firmeza contemplado en el artículo 714 o en el inciso séptimo del artículo 147 del Estatuto Tributario; si transcurrido dicho término la Administración no profiere auto declarativo, la declaración queda en firme.”

¿Cómo subsanar el defecto de la ausencia de la firma de contador?

Para subsanar el defecto de la ausencia de la firma de contador, se tendría que volver a presentar la declaración.

Sin embargo, no puede perderse de vista que cuando el contribuyente decida volver a presentar la declaración antes de que la Dian lo obligue a ello, deberá liquidar la sanción de extemporaneidad que se origine desde el día del vencimiento hasta el día de la nueva presentación de la declaración.

Sin embargo, dicha sanción se podrá reducir aplicando la instrucción contenida en el parágrafo 2 del artículo 588 del ET , en la cual se lee lo siguiente:

“Las inconsistencias a que se refieren los literales a), b) y d) del artículo 580, 650-1 y 650-2 del Estatuto Tributario siempre y cuando no se haya notificado sanción por no declarar, podrán corregirse mediante el procedimiento previsto en el presente artículo, liquidando una sanción equivalente al 2 % de la sanción de que trata el artículo 641 del Estatuto Tributario, sin que exceda de 1.300 UVT.”

De acuerdo con dicha norma, el contribuyente calcularía toda la sanción de extemporaneidad que le corresponda, pero luego la reduciría a su 2 % cuidando adicionalmente que el valor final no quede por encima de 1.300 UVT.

Además, luego de calcular esa primera reducción de su sanción, también podrá aplicar adicionalmente la reducción del artículo 640 del ET, con lo cual podrá tomar el valor anteriormente calculado y reducirlo a su 50 % o a su 75 % (ver Concepto Dian 14116 de julio de 2017).

En cualquier caso, el valor final a liquidar por sanción de extemporaneidad no podría quedar por debajo de 10 UVT (valor de la sanción mínima; ver artículo 639 del ET; ver la respuesta a la pregunta 8 del Concepto Dian 5981 de marzo de 2017).

Sanciones aplicables al no tener la contabilidad bajo Estándares Internacionales

 

A continuación, encontrarás algunas sanciones establecidas en el Estatuto Tributario y el Código de Comercio, aplicables a entidades que no tengan la contabilidad bajo Estándares Internacionales.

Recuerda que no implementar dichos estándares hace que la contabilidad no sirva como prueba contable.

De acuerdo con la Consulta 1097 del 23 de noviembre de 2020, resuelta por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–, el no tener la contabilidad bajo las Normas Internacionales de Información Financiera –NIIF–, contenidas en los anexos del Decreto 2420 de 2015, puede generar sanciones, puesto que la contabilidad no se está llevando a cabo conforme a los principios de contabilidad de general aceptación.

Así pues, para que la contabilidad sirva como prueba contable para efectos legales se deberá dar cumplimiento al marco normativo contenido en el Decreto 2420 de 2015. Para lo anterior, se debe tener en cuenta el grupo de convergencia al que pertenece la entidad.

En tal orden de ideas, algunos fundamentos legales que dan pie a la aplicación de sanciones para entidades que no tengan la contabilidad bajo el marco normativo internacional están señalados en el artículo 655 del Estatuto Tributario –ET–, el cual establece que:

“Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, exenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados de conformidad con las normas vigentes, la sanción por libros de contabilidad será del medio por ciento (0,5 %) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder de 20.000 UVT.

Cuando la sanción a que se refiere el presente artículo, se imponga mediante resolución independiente, previamente se dará traslado del acta de visita a la persona o entidad a sancionar, quien tendrá un término de un (1) mes para responder.

PARÁGRAFO. No se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto de un mismo año gravable.”

Así pues, las irregularidades en la contabilidad, según el artículo precedente, establece sanciones del 0,5 % del mayor valor entre el patrimonio líquido (activos – pasivos) y los ingresos netos (ingresos – devoluciones – cancelaciones – rebajas) del año anterior al suministro de información que puede ser requerida por las autoridades. Sin embargo, dicha sanción no excederá las 20.000 UVT (año gravable 2021 $36.308 x 20.000 = $726.160.000).

Por otro lado, el artículo 58 del Código de Comercio establece que:

“(…) el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con multa entre diez (10) y mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, atendiendo criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad. La multa será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o del ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona (…)”

Así pues, las violaciones sobre los libros de comercio, por el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, ocasionarían multas que con el monto del smmlv de 2021 oscilan entre $9.085.260 ($908.526 x 10) y $908.526.000 ($908.526 x 1.000).

Sistema general de pensiones: establecen pautas para afiliación y traslado vía electrónica

 

El Ministerio del Trabajo determinó las pautas que deberán seguirse para la afiliación al sistema de pensiones o traslado de régimen pensional de manera electrónica.

Para lo anterior deberá establecerse un formulario único de afiliación y brindarse la doble asesoría pensional.

El Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 1813 de 2020, por medio del cual modificó el Decreto 1833 de 2016 y estableció las pautas para la afiliación al sistema de pensiones y efectuar el traslado de régimen pensional de manera electrónica.

A continuación, enunciaremos algunas de dichas pautas:

Formulario único

Esta nueva disposición normativa establece que le corresponde a la Superintendencia Financiera de Colombia definir un formulario único de afiliación al sistema de pensiones, el cual deberá ser implementado por las administradoras de pensiones a más tardar el 30 de junio de este año.

Este nuevo formulario deberá ser válido tanto para la afiliación al sistema como para el traslado de régimen pensional.

Doble asesoría

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Antes de proceder al traslado de régimen pensional, las administradoras de pensiones tienen la obligación de llevar a cabo la doble asesoría, que consiste en informar de manera cierta, imparcial y oportuna a los afiliados de los beneficios o desventajas que puede traer consigo el traslado.

En este caso en particular, debido a que el trámite se puede realizar de manera electrónica, el nuevo decreto dispone que las administradoras no estarán exentas de brindar esta asesoría; por lo tanto, deberán realizarla por medios virtuales o presenciales.

Para este propósito las administradoras deberán contar con canales de atención para atender las inquietudes que surjan a los usuarios durante el proceso de solicitud del traslado.

Término del traslado de régimen pensional

El traslado de régimen pensional que se realice por estos medios será efectivo a partir del primer (1) día calendario del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud de traslado.

Validación de la información

La validación de la afiliación o del traslado de régimen pensional deberá ser notificada al empleador y al afiliado, por los medios que se dispongan (virtual o físico).

En este caso, al tratarse de una vinculación por vía electrónica, la administradora de pensiones deberá enviar una copia de dicha validación por los medios electrónicos dispuestos para el efecto.

El formulario único de afiliación será considerado válido y eficaz, siempre que se encuentre firmado por el afiliado física o electrónicamente.

Derecho al retracto a la afiliación

“El afiliado cuenta con un término de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se haya realizado la validación de la afiliación o el traslado, para retractarse”

El afiliado cuenta con un término de cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que se haya realizado la validación de la afiliación o el traslado, para retractarse respecto de estas acciones en cualquiera de los regímenes de pensionales.

Cuando se realice la retractación, la administradora deberá informar al empleador y a la administradora en la cual se encuentre efectivamente el afiliado, para efectos de que se realicen las cotizaciones a las que haya lugar y se trasladen los montos de las cotizaciones que hayan sido efectuadas.

Sistema de afiliación transaccional

Además de lo previsto en este nuevo decreto, debe tenerse en cuenta lo dispuesto en el Decreto 1818 de 2019, por medio del cual el Ministerio de Salud y Protección Social incluyó el sistema de pensiones en el sistema de afiliación transaccional –SAT–, lo cual supone que a través de esta plataforma virtual podrán realizarse consultas, afiliaciones, traslados y reporte de novedades en dicho sistema.

Sanción a la que se expone un contribuyente por incluir información falsa en el RUT

 

La información suministrada por los contribuyentes en el RUT es de entera responsabilidad de estos y no de la Dian.

Por tanto, el artículo 658-3 del ET señala que quienes informen datos falsos, incompletos o equivocados en el RUT se podrán ver expuestos a una onerosa sanción.

Tal como ya lo hemos mencionado en anteriores editoriales, el registro único tributario –RUT– constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y entidades que tengan calidad de contribuyentes y no contribuyentes de impuestos nacionales administrados por la Dian, tales como contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, responsables y no responsables del IVA, agentes retenedores, facturadores electrónicos, importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros (ver el artículo 552-2 del Estatuto Tributario –ET–).

Así pues, la información registrada al momento de la expedición del RUT, correspondiente a aquella relacionada con la identificación, ubicación y clasificación del contribuyente frente a las responsabilidades tributarias, aduaneras y cambiarias, como demás elementos propios de las obligaciones administradas por la Dian, es de entera responsabilidad del suscriptor del registro, es decir, de la persona natural o jurídica que haya solicitado la inscripción. Por tanto, en ningún caso la administración tributaria es responsable de la información allí suministrada.

“quienes informen datos falsos, incompletos o equivocados en el RUT se verán enfrentados a una sanción equivalente a 100 UVT ($3.631.000 por 2021)”Tweet This

Ahora bien, considerando lo anterior, el artículo 658-3 del ET, en su numeral 4, señala que quienes informen datos falsos, incompletos o equivocados en el RUT se verán enfrentados a una sanción equivalente a 100 UVT ($3.631.000 por 2021).

Por su parte, es importante señalar que la sanción antes señalada no podrá ser reducida conforme a las indicaciones del artículo 640 de ET, dado que el parágrafo 3 del artículo en mención indica que a las sanciones previstas en el numeral 4 del artículo 658-3 del ET no le serán aplicables los principios de proporcionalidad, ni la gradualidad contempladas en tal norma.

“Artículo 640. aplicación de los principios de lesividad, proporcionalidad, gradualidad y favorabilidad en el régimen sancionatorio. Para la aplicación del régimen sancionatorio establecido en el presente Estatuto se deberá atender a lo dispuesto en el presente artículo.

(…)

Parágrafo 3. Para las sanciones previstas en los artículos 640-1, numerales 1, 2, y 3 del inciso tercero del artículo 648, 652-1, numerales 1, 2 y 3 del 657, 658-1, 658-2, numeral 4 del 658-3, 669, inciso 6o del 670, 671, 672 y 673 no aplicará la proporcionalidad ni la gradualidad contempladas en el presente artículo.”

En este orden de ideas, al momento de la inscripción en el RUT es importante prestar especial atención a la información registrada en el formulario al momento de la inscripción, así como también debe estarse atento a la actualización de la información allí reportada, dado que la norma contenida en el numeral 3 del artículo 658-3 del ET establece que la información deberá actualizarse dentro del mes siguiente a aquel en que el hecho que genera tal actualización, so pena de incurrir en una multa equivalente a 1 UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. No obstante, en caso de que la desactualización del RUT se refiera a la dirección o actividad económica del obligado, la sanción será de 2 UVT por cada día de retraso.

Lo anterior, considerando que la dirección de la persona inscrita en el RUT constituye una de las formas de notificación sobre las actuaciones administrativas de la Dian (ver el artículo 565 del ET).

Recordemos que durante el 2020 la Dian realizó modificaciones al servicio de información empleado para la inscripción virtual en el RUT, facilitando el proceso de inscripción y permitiendo obtener este registro de una manera más ágil y fácil 

Por tanto, es transcendental tener aun más cuidado al momento de digitar la información, así como también asegurarse de realizar las modificaciones o actualizaciones necesarias antes de que la Dian imponga las sanciones aquí descritas.

Régimen simple de tributación: corre el plazo para trasladarse de forma voluntaria

 

A través del régimen simple de tributación, con una sola declaración anual se pagan hasta seis impuestos.

El RST brinda ventajas y garantías tributarias, y está enfocado para contribuyentes con emprendimientos pequeños.

Cuatro grupos de personas naturales y jurídicas pueden ser parte del RST.

Miguel Ángel Acero, contador público, especialista en Ciencias Fiscales y Tributarias, Finanzas, magíster en Gerencia y Auditoría Tributaria explica en #CharlasConActualícese que el régimen simple de tributación –RST– tiene como objetivo incentivar la formalidad laboral y empresarial.

«Está dirigido para brindar ventajas y garantías tributarias para reducir la evasión, y está enfocado en contribuyentes con emprendimientos pequeños», dice.

Se trata de un tributo que se declara anualmente y se paga con anticipos bimestrales, a través de los sistemas electrónicos de la Dian, al que pueden acceder de forma voluntaria tanto personas naturales como jurídicas.

Puntos para tener en cuenta

El régimen simple de tributación –RST– unifica varios impuestos, simplifica el sistema de liquidación y elimina algunas responsabilidades tributarias.

Busca reducir las cargas formales que tienen los contribuyentes, impulsar la formalidad y facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias contenidas en el ET por parte de empresas y personas naturales.

Se trata de un modelo de tributación opcional, de causación anual y pago anticipado bimestral.

Sustituye al impuesto sobre la renta.

Integra el impuesto nacional al consumo (cuando se desarrollan servicios de expendio de comidas y bebidas), IVA (cuando se ejecutan actividades del numeral 1 del artículo 908 del ET) y el ICA consolidado (avisos y tableros y sobretasas bomberiles).

Beneficios que ofrece

Acero explica que en una sola declaración anual se pagan hasta seis impuestos, a saber: SIMPLE (sustituto de renta), impuesto nacional de consumo, ganancia ocasional, industria y comercio, avisos y tableros, y sobretasa bomberil.

«Con un solo recibo se anticipa el pago de hasta 6 impuestos: SIMPLE, impuesto nacional al consumo, industria y comercio, avisos y tableros, sobretasa bomberil e IVA», afirma.

También permite descontar los pagos realizados por el empleador a pensiones y el 0,5 % de los pagos que reciba el contribuyente por medios electrónicos.

No estarán sujetos a retenciones en la fuente y tampoco estarán obligados a practicarlas, excepto en los pagos laborales y retenciones a título de IVA.

“La inscripción al SIMPLE se hace a través del RUT”

La inscripción al SIMPLE se hace a través del RUT. De igual forma, el pago se realiza por medio de anticipos bimestrales que se presentarán a través de las redes electrónicas de pago.

«Quienes realicen únicamente actividades de tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquerías no serán responsables del IVA, lo que es una gran noticia para este tipo de personas naturales y jurídicas», dice Acero.

Grupos que pueden aplicar al SIMPLE

Tiendas pequeñas, minimercados, micromercados y peluquerías.

Comercio al por mayor y detal, servicios técnicos y mecánicos donde predomina el factor material sobre el intelectual, así como electricistas y albañiles, servicios de construcción, talleres mecánicos de vehículos y electrodomésticos, actividades industriales y de telecomunicaciones, al igual que las demás actividades no incluidas en otros grupos.

Servicios profesionales de consultoría y científicos en los que predomine el factor intelectual sobre el material, incluidos los servicios de profesiones liberales.

Expendio de comidas y bebidas y servicios de transporte.

Plazo para trasladarse al SIMPLE

Las personas naturales o jurídicas, contribuyentes del régimen ordinario, tendrán plazo para trasladarse voluntariamente al régimen simple máximo hasta el 31 de enero de 2021.

¿Y quienes se quieran retirar?

Por otra parte, los contribuyentes del régimen simple que quieran retirarse y regresar al régimen ordinario tendrán plazo para hacerlo hasta el 28 de enero de 2021.

ABC del salario

 

El salario constituye un elemento fundamental en una relación laboral, ya que además de ser una de las obligaciones principales del empleador, es base para la determinación de distintos pagos laborales previstos en la ley.

Conoce las principales pautas para tener en cuenta respecto al salario.

¿Qué es el salario?

El artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– establece que el salario es toda remuneración fija o variable que reciba el trabajador como contraprestación directa del servicio indistintamente del nombre que se le dé.

El salario constituye uno de los tres elementos fundamentales de una relación laboral, y es la base para determinar el pago de los distintos pagos laborales que se encuentran previstos en la ley, como los aportes a seguridad social (salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales), prestaciones sociales, incapacidades, descansos remunerados, entre otros.

En la siguiente infografía te presentamos una síntesis de los aspectos más importantes que debes tener en cuenta respecto al salario:

¿Cuáles son los tipos de salario?

En la legislación colombiana podemos encontrar los siguientes tipos de salario, a saber:

Salario mínimo mensual legal vigente –smmlv–

Este tipo de salario se encuentra regulado a través del artículo 145 del CST. Se define como aquel monto mínimo al que todo trabajador tiene derecho con el ánimo de sufragar sus necesidades y las de su familia, y debe ser actualizado cada año, según el aumento dispuesto por el Gobierno nacional.

En el siguiente vídeo, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral explica en qué consiste y cómo debe pactarse el salario mínimo:

Salario integral

De conformidad con lo previsto en el artículo 132 del CST, es aquel que se conforma por un factor salarial equivalente a 10 smmlv más uno prestacional equivalente al 30 %. Para este año, este tipo de salario equivale a $8.778.030 (10 smmlv) y $2.633.409 (30 %) para un total de $11.411.439.

En el siguiente vídeo, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral explica en qué consiste el salario integral:

Salario en especie

Constituye toda retribución material distinta al dinero que recibe el trabajador como parte de su remuneración salarial y contraprestación directa del servicio. Esta modalidad salarial se encuentra regulada a través del artículo 129 del CST.

Este tipo de salario puede pactarse hasta en un 30 % cuando el trabajador devengue un (1) smmlv y hasta un 50 % cuando el trabajador devengue una suma superior a dicho salario.

Angie Marcela Vargas, abogada consultora en derecho laboral expone cómo debe pactarse el salario en especie y, además, cómo deben realizarse los aportes a seguridad social sobre este salario:

Consulta nuestro editorial Pago de aportes a seguridad social sobre salario pactado en especie.

Pagos que constituyen salario

Además de lo previsto en el mencionado artículo 127 del CST, la Corte Suprema de Justicia, mediante la Sentencia SL1296 de 2019, determinó que el elemento determinante para que un trabajador pueda concluir que el pago que le hace el empleador constituye salario, además de la habitualidad, es que el pago sea efectuado por la prestación directa del servicio.

En el siguiente vídeo, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral indica los pagos que constituyen salario:

Amplía este tema mediante nuestro editorial ¿Cómo determinar si un pago del empleador constituye salario?

Pagos que no constituyen salario

Los pagos no constitutivos de salario se encuentran previstos en el artículo 128 del CST. Estos son aquellos que percibe el trabajador de manera ocasional y por liberalidad del empleador, no para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar sus funciones (por ejemplo, los gastos que se generan por representación del empleador o de transporte).

Nota: respecto a los gastos que no constituyen salario y que son otorgados por liberalidad por el empleador, debe tenerse en cuenta que, si sobrepasan el 40 % del salario devengado por el trabajador, dicho excedente, aunque no pase a constituir salario, debe tenerse en cuenta para el pago de aportes a seguridad social.

Viáticos

Son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para efectos de cubrir los gastos en los que incurren para el cumplimiento de sus labores fuera del lugar habitual de trabajo. Los viáticos se encuentran previstos en el artículo 130 del CST y se dividen en dos categorías, a saber:

Permanentes: constituyen salario y se destinan para el alojamiento y manutención del trabajador.

Accidentales: no constituyen salario, ya que se otorgan al trabajador por un requerimiento no habitual o poco frecuente.

A continuación, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho explica cómo procede el pago de viáticos y su incidencia en el pago de aportes a seguridad social:

Períodos de pago

El artículo 134 del CST establece que el salario debe pagarse teniendo en cuentas las siguientes pautas:

Debe pagarse por períodos iguales, es decir, por períodos de 15 o 30 días.

Se debe realizar el pago sobre las labores ejecutadas.

Cuando se acuerde por jornal, es decir, pago por día, el período de pago no puede ser superior a una semana.

El período de pago nunca puede ser mayor a un mes.

Las horas extra o el trabajo suplementario se pueden pagar a más tardar en el siguiente período.

Reducción de salario

El artículo 132 del CST faculta al trabajador y al empleador a convenir el salario en cualquiera de sus modalidades, para lo cual establece siempre deberá respetarse smmlv o el monto fijado en los pactos, convenciones colectivas y fallos arbitrales.

Luis Miguel Merino, abogado consultor en derecho laboral explica cómo procede la reducción de salario:

Atendiendo al tema en concreto, se tiene que en caso de que sea necesaria una reducción de salario, las partes pueden convenirlo. No obstante, esta no es una acción que pueda llevarse a cabo solo por mera liberalidad, sino que debe atender a circunstancias particulares, como, por ejemplo, pérdidas económicas del empleador que sean ajenas a su voluntad, que le impidan mantener los salarios de los trabajadores, evitando así el despido de estos últimos.

Debe tenerse en cuenta al respecto que la ley exige que la reducción del salario sea convenida; el empleador por sí mismo no se encuentra facultado para tomar la decisión de manera unilateral.

Por otra parte, se tiene que el smmlv puede ser reducido siempre que también se reduzca la jornada laboral, ya que la jornada máxima (8 horas diarias – 48 a la semana) debe ser remunerada con el mínimo salarial dispuesto en la ley; por lo tanto, si la jornada es parcial, el trabajador puede recibir la proporción correspondiente del salario.

Consulta nuestro editorial Reducción de salario como medida para contrarrestar la crisis del COVID-19 en las empresas.

Descuentos permitidos al salario

El numeral 1 del artículo 59 del CST establece expresamente la prohibición al empleador de realizar descuentos, compensaciones y retenciones del salario del trabajador, a excepción de aquellos derivados de cuotas de cooperativas, aportes a seguridad social (salud y pensión), sanciones disciplinarias, préstamos para vivienda, intereses y cuotas sindicales, de conformidad con lo previsto en los artículos 150 al 153 y 400 del CST.

También se encuentran los descuentos autorizados por el trabajador en el caso de tener deudas con terceros, bien sea por créditos hipotecarios o de libranza.

Según lo indica el artículo 149 del CST, el empleador no podrá realizar este tipo de descuentos a aquellos trabajadores que devenguen un (1) smmlv, a menos que se trate de una orden judicial de embargo por obligaciones alimenticias, por cooperativas o ante un fondo de empleados.

Consulta nuestro formato Autorización de descuentos sobre salarios por préstamos al trabajador.

Descuentos prohibidos

El mencionado artículo 149 del CST indica que el empleador no puede realizar ninguna clase de retención, deducción o compensación al salario previa autorización del trabajador, a menos que se trate de una orden judicial.

Además de lo anterior, indica que no se podrá descontar del salario los siguientes conceptos:

Daños ocasionados en las instalaciones de la empresa.

Para costos de alquiler o arrendamiento de locales o herramientas.

Entrega de mercancías, provisión de alimentos y precio en alojamiento.

Daños o perjuicios ocasionados en el material o herramientas de trabajo.

Retención por préstamos al empleador

En el evento en que un empleador realice préstamos al trabajador, podrá realizar retenciones o descuentos al salario, siempre que medie autorización escrita por parte del segundo; de lo contrario, podría tenerse como una acción ilegal.

Al respecto, conviene mencionar que el artículo 153 del CST establece que, a excepción de los préstamos por vivienda, el empleador no puede cobrar intereses por los préstamos realizados.

Propinas

Como fue estudiado mediante nuestro editorial Propinas: se reglamenta su cobro, naturaleza y destinación, el parágrafo 2 del artículo 5 de la Ley 1935 de 2018 establece que las propinas no constituyen salario; por esta razón, no deben tenerse en cuenta para la liquidación de los conceptos que se realicen con el salario.

A salario igual, trabajo igual

El artículo 143 del CST dispone que los trabajadores que ocupen cargos, jornadas y condiciones de eficiencia laboral iguales deben devengar un salario igual.

La base sobre la que se sustentan las anteriores disposiciones es el derecho a la igualdad que, en materia laboral, supone un trato igualitario en lo referente a salarios y prestaciones sociales para los trabajadores que se encuentren en igualdad de condiciones en su sitio de trabajo y cuyas funciones sean las mismas.

Amplía este tema consultando nuestro editorial A trabajo igual, salario igual: casos en los que no aplica.

Embargo

Un embargo consiste en que el empleador retenga de forma parcial el salario del trabajador. Esta acción podrá llevarse a cabo siempre que medie una orden judicial decretada por un juez.

Un embargo de salario comprende dos situaciones:

Cuando se trata de deudas generales (por ejemplo, con un banco), se podrá embargar solo la quinta parte de lo que exceda el smmlv.

Cuando se trata de deudas por alimentos o cooperativas, podrá embargarse hasta el 50 % del salario, incluyendo aquellos trabajadores que devenguen un (1) smmlv.

En el siguiente vídeo, Natalia Jaimes Lúquez, abogada consultora en derecho laboral explica cómo procede el embargo de un salario:

Consulta nuestro editorial Embargos de salario: aplicabilidad de acuerdo a la naturaleza de la obligación.

ABC del salario en Colombia (actualicese.com)