Aquí hablaremos sobre...
Autorización para laborar horas extra
Obligación de actualizar la autorización para laborar horas extra
Criterios para autorizar o negar las solicitudes para laborar horas extra
El Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0069 del 20 de septiembre de 2023, en la cual se detallan los criterios que deben ser considerados para aprobar o rechazar las solicitudes realizadas por los empleadores para que sus trabajadores realicen horas extra.
Descubre los detalles.
El Ministerio del Trabajo ha expedido recientemente dos disposiciones con el objetivo de asegurar el cumplimiento, por parte de los empleadores, del derecho al descanso de los trabajadores, relacionadas con el trabajo suplementario o de horas extra.
La primera es la Resolución 3031 del 30 de agosto de 2023, que establece la obligación de todos los empleadores de actualizar la autorización para trabajar horas extra. La segunda, la Circular 0069 del 20 de septiembre de 2023, la cual es una orientación con respecto al trámite para autorizar o negar las solicitudes de trabajo suplementario.
A continuación, veremos en qué consiste cada una de las disposiciones y cuáles son los criterios del Ministerio del Trabajo para autorizar o negar las solicitudes para laborar horas extra.
Autorización para laborar horas extra.
“por regla general, para que un empleador pueda pedir a un trabajador que realice horas extra, debe obtener primero un permiso especial de la autoridad laboral”
El artículo 1 del Decreto 995 de 1968 (compilado en el artículo 2.2.1.2.1.1 del Decreto 1072 de 2015) establece la prohibición expresa de pactar dentro de la relación laboral excepciones a la jornada máxima legal de trabajo, a menos que exista una autorización especial del Ministerio del Trabajo. En otras palabras, por regla general, para que un empleador pueda pedir a un trabajador que realice horas extra, debe obtener primero un permiso especial de la autoridad laboral.
Es importante señalar que si un empleador aumenta las horas de trabajo más allá de la jornada máxima legal, sin la autorización del Ministerio del Trabajo y sin estar dentro de las excepciones establecidas en los artículos 162 y 163 del CST, podría enfrentar sanciones, según lo dispuesto en el artículo 486 del CST.
Por otra parte, el artículo 167A del CST establece que las horas extra, ya sean diurnas o nocturnas, no pueden exceder de dos (2) horas al día o doce (12) horas a la semana. Si la jornada diaria se acuerda entre empleadores y trabajadores en diez horas como máximo, no se pueden trabajar horas extra en el mismo día.
Obligación de actualizar la autorización para laborar horas extra
Con el propósito de velar por el cumplimiento de los límites del trabajo suplementario y de su remuneración efectiva, y del impacto del trabajo de horas extra en la salud y seguridad de los trabajadores, el Ministerio del Trabajo expidió el pasado 30 de agosto de 2023 la Resolución 3031, mediante la cual estableció la obligación para todos los empleadores que cuenten con una autorización para laborar horas extra con vigencia indeterminada, de tramitar la respectiva actualización.
Artículo 1. Obligación de actualización de la Autorización para laborar horas extras. Todo empleador que en la actualidad cuente con una autorización para laborar horas extras que no tenga un término de vigencia específico, contará, a partir de la fecha de vigencia de la presente resolución, con un término de seis (6) meses para tramitar la respectiva actualización de su autorización ante la dirección territorial del Ministerio del Trabajo de su jurisdicción, la cual no podrá superar el término de dos (2) años, de conformidad con lo señalado en la parte motiva del presente acto.
Entonces, todos los empleadores que cuenten con una autorización para laborar horas extra que no tenga un término de vigencia específico deberán tramitar la respectiva actualización de su autorización ante la dirección territorial del Ministerio del Trabajo de su jurisdicción, la cual no podrá ser superior a dos (2) años. Estos empleadores tienen plazo para realizar la actualización hasta el 29 de febrero de 2024; dicho trámite no tendrá ningún costo.
Esta obligación tiene como objetivo que todas las empresas actualicen las autorizaciones periódicamente y se sometan al procedimiento previsto en las normas vigentes, con el fin de permitir que los trabajadores puedan disfrutar del derecho fundamental al descanso.
Obligación de la actualización de la autorización para trabajar horas extra
¿Quiénes deben hacerla?
Todos los empleadores que cuenten con una autorización con vigencia indeterminada.
¿Cómo deben hacerla?
Deberán tramitar la actualización ante la dirección territorial del Ministerio del Trabajo de su jurisdicción.
Plazo para la actualización
Hasta el 29 de febrero de 2024.
Vigencia de la autorización actualizada
No superior a 2 años.
Criterios para autorizar o negar las solicitudes para laborar horas extra
Para la autoridad laboral, la revisión de las solicitudes tendientes a autorizar el trabajo en horas extra es un asunto de primer orden, ya que la exposición a un exceso de horas de trabajo puede afectar la salud y la integridad de los trabajadores.
En este contexto, el Ministerio del Trabajo, a través de la Circular 0069 del 20 de septiembre de 2023, proporcionó orientación sobre los criterios que deben considerarse en relación con el proceso de solicitud de horas extra, que son los siguientes:
A. Acerca de la solicitud El empleador debe presentar la solicitud de autorización ante la dirección territorial de este Ministerio de su domicilio principal, incluso si la solicitud es para varios centros de trabajo en zonas geográficas diferentes al domicilio principal.
El empleador debe motivar la solicitud realizada. La vigencia de la autorización para trabajar horas extra dependerá de las necesidades del empleador. En todo caso, la vigencia no podrá ser superior a dos (2) años.
La solicitud debe detallar los cargos para los cuales se solicita la autorización con su respectiva justificación.
Al presentar la solicitud, el empleador debe colocar una copia de esta en todos los lugares o centros de trabajo. Esto permite que todos los trabajadores estén informados y tengan la oportunidad de expresar su opinión al respecto si así lo desean.
Al momento de radicar la solicitud, el empleador debe informar sobre la existencia o no de organización sindical en la empresa. De ser afirmativo, debe indicar nombre, dirección y correo electrónico de la organización.
El empleador debe proporcionar una certificación de la ARL a la que esté afiliado, demostrando que las condiciones de trabajo extra no representan un riesgo para la salud y seguridad de los trabajadores que realizarán estas tareas.
El empleador debe presentar el último reglamento interno de trabajo e informar sobre la existencia o no de pactos o convenciones colectivas.
B. Respecto del trámite Si hay un sindicato en la empresa, el Ministerio del Trabajo solicitará el concepto de los trabajadores sobre los argumentos presentados por el empleador en su solicitud. El sindicato tiene derecho a estar informado de todos los procedimientos administrativos realizados.
El análisis del funcionario designado para revisar la solicitud tendrá en cuenta lo solicitado por el empleador, lo manifestado por los trabajadores y las organizaciones sindicales, la verificación de manifestaciones y documentos, y que la jornada suplementaria solicitada por el empleador se encuentre conforme a lo permitido por la ley.
C. Acerca de la decisión Si el empleador no cumple con las condiciones, requisitos y obligaciones señaladas, o actúa de mala fe, se negará la autorización. Esto no impide que posteriormente el empleador pueda realizar una nueva solicitud.
Si la solicitud es aprobada, el acto administrativo dará cuenta del número de horas extraordinarias que pueden ser trabajadas.
En el acto administrativo de autorización se establecerán dos obligaciones para el empleador: llevar un registro diario de trabajo suplementario por trabajador y la inclusión de lo autorizado en el reglamento de trabajo (artículo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015).
Concedida o denegada, el empleador debe fijar copia del acto en todos los centros de trabajo. El empleador y el sindicato tendrán derecho a interponer los recursos correspondientes.
D. Respecto de las acciones de inspección, vigilancia y control Los inspectores de trabajo deben encargarse de verificar el cumplimiento de lo autorizado y que el trabajo suplementario se esté pagando conforme a la ley.
El incumplimiento frente al pago del trabajo suplementario, frente al registro de las horas extra, frente al límite autorizado y frente al trabajo de horas extra sin la debida autorización, podrá dar lugar a las sanciones en el marco del artículo 486 del CST o a la apertura de procedimientos administrativos sancionatorios, según sea el caso.
Se tomarán en cuenta las sanciones impuestas a un empleador por vulnerar las normas en materia de horas extra al evaluar futuras solicitudes.
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