Aquí hablaremos sobre...
1. Diligenciar cualquiera de los distintos 57 formatos para el reporte de información exógena.
2. Revisar y validar los archivos en el estándar XML para el reporte de exógena.
Proceso de instalación y ejecución de los prevalidadores para el reporte de información exógena
Los 7 diferentes prevalidadores tributarios liberados por la Dian para la elaboración del reporte de información exógena por el año gravable 2022, pueden ser utilizados hasta para 3 propósitos diferentes.
Aquí te contamos cuáles son dichos propósitos y en qué casos deben usarse.
A la fecha de elaboración del presente editorial (abril 23 de 2023) la Dian tenía publicada una sección de su portal en la cual se hallaban contenidos 7 diferentes prevalidadores tributarios (liberados solo el 14 de febrero de 2023), los cuales se podrán utilizar para elaborar los 57 diferentes formatos de la información exógena tributaria del año gravable 2022 mencionados dentro de la Resolución 000124 de octubre de 2021, modificada con la Resolución 000052 de marzo 30 de 2023.
“los prevalidadores tributarios que cada año publica la Dian en su portal de Internet son herramientas gratuitas construidas en el programa Excel”
Al respecto, es necesario destacar que los prevalidadores tributarios que cada año publica la Dian en su portal de Internet son herramientas gratuitas construidas en el programa Excel, cuyo menú de inicio tiene la siguiente presentación (se muestra la imagen del menú del prevalidador “Informantes tributarios” para reportes de año gravable 2022):
Por tanto, el prevalidador puede ser utilizado para cualquiera de los siguientes tres propósitos:
1. Diligenciar cualquiera de los distintos 57 formatos para el reporte de información exógena.
En este primer caso, se captura la información como si se estuviera trabajando en el entorno de Excel y luego el aplicativo convierte esa misma información en un archivo con el estándar XML exigido por la norma. La ventaja de usar el propio aplicativo diseñado por la Dian para construir los formatos es que este cuenta con variados niveles de ayuda y validaciones que evitan que en el proceso se cometan errores de forma, como digitar datos no numéricos en espacios que son numéricos, o dejar casillas en blanco que son obligatorias de diligenciar, etc.
En todo caso, es importante advertir que el aplicativo de la Dian no está hecho para verificar si la información que le suministran es fiscalmente exacta o no. Esto solo lo detectará la Dian en los posteriores procesos internos que tal entidad efectúe con los archivos que le entreguen los distintos informantes.
2. Revisar y validar los archivos en el estándar XML para el reporte de exógena.
El aplicativo permite revisar y validar los archivos en el estándar XML que el informante haya construido por su propia cuenta usando otros aplicativos diferentes al diseñado por la Dian.
3. Ver el archivo de error en el reporte de exógena.
Al consultar vía Internet alguna solicitud de información por envío de archivos en relación con alguno de los formatos entregados previamente a la Dian, es posible que dicha entidad termine informando que los archivos de algún formato contenían errores de tipo técnico (por ejemplo, que un tercero fue reportado con tipo de documento “NIT”, pero en la Dian no le tienen ese “NIT” y, por tanto, había que reportarlo con otro tipo de documento como la cédula). En tal caso, se permitirá al reportante descargar desde el portal de Internet de la Dian un archivo con el informe de tales errores y guardarlo en el equipo. Cuando eso sucede, se podrá comparar el archivo original enviado a la Dian con el archivo que contiene los errores detectados por la administración tributaria.
Proceso de instalación y ejecución de los prevalidadores para el reporte de información exógena.
Una vez se obtiene la copia del prevalidador, el paso siguiente es ejecutarlo o instalarlo. Al hacer dicha instalación, el aplicativo generará, en cualquier zona del computador que el usuario haya escogido (preferiblemente no muy alejada de la raíz del disco duro), una carpeta llamada por ejemplo “Prevalidador_Tributario_informantes AG2022.” Este es el que sirve para elaborar la mayoría de los reportes exigidos con el artículo 631 del ET mencionados en los artículos 16 a 26 de la Resolución 000124 de 2021).
Dentro de dicha carpeta se hará visible, entre otros, un archivo en Word llamado “Manual”, el cual se recomienda que sea leído por los usuarios que por primera vez usarán el aplicativo. También se hace visible una subcarpeta llamada “Salida” y un archivo de Excel llamado “Prevalidador_ Tributario_informantes_AG2022_v3.0.0.xls”, el cual permitirá realizar los trabajos respectivos. En esa subcarpeta llamada “Salida” el aplicativo irá guardando automáticamente los archivos ya convertidos en estándar XML que se han de entregar a la Dian.
Se recomienda que si un usuario (por ejemplo, un contador) tiene la tarea de elaborar los reportes de distintas empresas, por cada una de ellas deberá realizar una instalación diferente del prevalidador, pues si usa el mismo aplicativo para todas las empresas, sucederá que en la subcarpeta de “Salida” los nuevos archivos que va generando para una segunda empresa reemplazarían a los de la primera empresa, pues este aplicativo no es tan sofisticado como sí lo es el software Storm User de la Supersociedades que permite construir la información para varias empresas con un solo aplicativo.
De acuerdo con el manual que acompaña al prevalidador tributario, el equipo donde se piense usarlo debe contar con el software de Excel 2000 o superior.
Antes de trabajar con el archivo de Excel que se genera en la instalación del aplicativo (archivo llamado “Prevalidador_ Tributario_informantes AG2022_v.3.0.0.xls”), se debe abrir un archivo de Excel cualquiera y ajustar la zona de macros para que el nivel de seguridad de las macros sea puesto en la opción “bajo”. Para saber cómo se logra hacer esto, ya sea que en el computador se tenga un Excel 2010 o versión inferior, deben seguirse los pasos 4 a 9 del manual del prevalidador.
Además, ya se ha comprobado que el archivo de Excel del prevalidador no corre en los equipos Mac aunque estén dotados con versión de “Office para MAC”. Por tanto, en esos equipos se hace necesario tener una partición del disco duro y en ella instalar una versión de Windows más una versión de Excel para Windows; de este modo sí funcionaría el aplicativo de la Dian. Lo anterior, a causa de que el prevalidador es un archivo de Excel elaborado con muchas macros, las cuales no corren correctamente en el Excel que se instala normalmente para los equipos Mac y solo funciona en el Excel para Windows.
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