Para comenzar, es importante recordar que el revisor fiscal no es responsable de la preparación de los presupuestos. No obstante, dentro de sus funciones sí encaja la de vigilar oportunamente que la empresa tenga presupuestos útiles, debidamente fundamentados, que le sirvan de guía de acción y de base para la medición de la eficiencia operacional.
Con unos buenos presupuestos se minimiza el riesgo de detrimento del patrimonio de los propietarios de la empresa y de fracaso en sus negocios. Por esto es conveniente que el revisor fiscal urja para que se preparen oportuna y adecuadamente los presupuestos necesarios, además de verificar los avances que se hagan de esta labor, participar (si lo desea y si puede) en reuniones de análisis de quienes sean responsables de ellos e informar –ojalá por escrito siempre– sobre las deficiencias que detecte en su contenido, para que la administración pueda ordenar las correcciones que considere indispensables.
¿Cuándo se deben preparar?
Antes de que se inicien las operaciones del nuevo año. Hacer presupuestos en abril o mayo –como he visto que sucede en muchas empresas– no tiene lógica; los primeros meses del año se darían palos de ciego en los negocios, exponiéndose a riesgos innecesarios.
Es aconsejable que una empresa comience a adelantar las labores de preparación de los presupuestos en los primeros días de septiembre o, a más tardar, en los primeros de octubre, como las empresas bien organizadas suelen hacerlo.
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¿Qué presupuestos se deben preparar?
No solamente el de flujos de efectivo, como muchos empresarios y administradores –equivocadamente– creen. Este es uno de los últimos que se debe preparar, como resultado y síntesis final de casi todos los otros presupuestos, que son por lo menos:
a. de venta de bienes y servicios;
b. de costo de venta y/o de producción de bienes y servicios;
c. de gastos administrativos, de ventas y no operacionales;
d. de ingresos colaterales;
e. de inversiones en propiedades, planta y equipo;
f. de cancelación de pasivos existentes y de obtención de nuevas fuentes de financiación;
g. por supuesto que el de flujos de efectivo; y
h. de todos los estados financieros, si es posible, pero por lo menos el del resultado integral y del estado de situación financiera (antes denominado balance general).
¿Cómo deben elaborarse los presupuestos?
En el orden en que aquí los he citado, deberían comenzar a prepararse. Los directivos y administradores de la empresa deben definir el volumen (en unidades) de ventas de bienes y servicios que esperan, teniendo en cuenta aspectos como:
Situación política y económica del país (actualmente, deberían tenerse en cuenta los efectos de los tratados de libre comercio que Colombia ha suscrito con varios países).
Cambios generados a causa de la pandemina del coronavirus.
Proyectos de ley en estudio y nueva normativa legal que incidiría en la venta de bienes y servicios para el siguiente año, como las tarifas de impuestos.
Capacidad adquisitiva y gustos de los posibles clientes.
Necesidades del país.
Capacidad de la empresa para mantener o incrementar los volúmenes de ventas.
Otras variables que parezcan importantes.
Insisto en que el presupuesto de unidades de bienes y servicios a vender es la base fundamental de todos los demás presupuestos. De este presupuesto dependen todos los demás que se requieran. No es aconsejable hacerlo por intuición o por deseos o caprichos de quienes dirigen la empresa. ¡No! Siempre deben fundamentarse en lo anotado en el párrafo anterior y en posibilidades razonables para el nuevo año.
Casi todos anhelan que en el siguiente año se superen las ventas del que se está terminando. Pero en ocasiones la realidad (emergencia sanitaria por el coronavirus, situación política y económica del país, competencia, necesidades y gustos de los clientes, etc.) hacen que sea conveniente disminuirlas.
Costumbres como incrementar todos los rubros en determinado porcentaje (por ejemplo, el índice de inflación proyectado por el Gobierno) no se deben seguir aplicando si se esperan preparar presupuestos útiles. Es posible que este índice sirva para calcular el costo de los diferentes materiales, bienes y servicios que se han de requerir durante los siguientes doce meses, pero no debe aplicarse en forma generalizada y simplista.
Todos los presupuestos que se preparen son interdependientes entre sí. Al revisarse, normalmente exigen ajustes y correcciones. Posiblemente, un rubro que en alguno de ellos se ajuste incide en la necesidad de hacer ajustes en otro u otros de los demás presupuestos.
Por ello, es conveniente prepararlos mediante hojas electrónicas que automáticamente realicen las modificaciones en las partidas interrelacionadas con otra u otras. Por ejemplo, al aumentarse la cantidad de unidades a vender, automáticamente se debe aumentar la cantidad a producir, el costo de materia prima y de mano de obra directa, la suma de los ingresos y el valor de los egresos.
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