Para soportar costos y gastos por compras a los no obligados a facturar, debe elaborarse un documento soporte con numeración autorizada por la Dian, según el artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y la Resolución Dian 000042 de 2020.
En la plataforma de autorización de numeración ya se encuentra la opción.
El artículo 771-2 del Estatuto Tributario –ET– establece que, para soportar los costos y gastos por adquisiciones realizadas a personas jurídicas y naturales no obligadas a facturar, se tendrá que utilizar el soporte especial que sea definido por el Gobierno.
El artículo 2 del Decreto 1001 de abril 8 de 1997 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016) había definido los 8 tipos de personas naturales y jurídicas que no estaban obligadas a facturar.
Además, los artículos 18 del Decreto 1001 de 1997 y 3 del Decreto 522 de marzo de 2003 (este último recopilado en el artículo 1.6.1.4.40 del DUT 1625 de 2016) habían definido las características del documento equivalente que los compradores debían elaborar cuando se hicieran las compras o pagos a los no obligados a facturar.
Documentos soporte luego del Decreto 358 de 2020
Sin embargo, luego de los cambios realizados por el Decreto 358 de marzo 5 de 2020, ahora el listado de los 8 tipos de personas naturales y jurídicas no obligadas a facturar se encuentra en la nueva versión del artículo 1.6.1.4.3 del DUT 1625 de 2016.
“dicho documento debería empezar a contar por primera vez con una numeración autorizada”
Las características del documento soporte por las compras realizadas a dichos terceros se encuentran establecidas en la nueva versión del artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016, destacándose como gran novedad que dicho documento debería empezar a contar por primera vez con una numeración autorizada. En efecto, en el numeral 5 de dicha norma se lee lo siguiente:
“Artículo 1.6.1.4.12. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
(…)
Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –Dian–, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico”.
(Los subrayados son nuestros).
Reglamentación se hizo con la Resolución 000042 de 2020
El proceso de solicitud de autorización de numeración para el documento soporte anteriormente mencionado quedó reglamentado con los artículos 38, 39, 40, 45, 46 y 55 de la Resolución Dian 000042 de mayo 5 de 2020.
Dichas normas (con las cuales quedaron reemplazadas y derogadas las anteriores normas de la Resolución Dian 000055 de julio de 2016 que regía los procesos de autorización, habilitación, inhabilitación y cancelación de la numeración de las facturas de venta y los documentos equivalentes; ver artículo 96 de la Resolución Dian 000042 de 2020) confirman que en efecto el “documento soporte en adquisiciones efectuadas a los no obligados a facturar” tendrá que contar con numeración autorizada por la Dian, la cual se deberá solicitar cuando la Dian habilite el servicio especial para dicho propósito.
Al respecto, el parágrafo del artículo 40 de la Resolución 000042 de mayo de 2020 dispone lo siguiente:
“Parágrafo. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria”.
Dian ya habilitó opción para solicitar la autorización
Por tanto, al entrar al servicio informático de numeración de facturación del portal de la Dian, se puede comprobar que la entidad ya tiene diseñada la opción para solicitar la autorización de numeración al mencionado “documento soporte” (ver captura de pantalla).
En consecuencia, quienes requieran elaborar el mencionado “documento soporte” deben empezar a solicitar oportunamente la mencionada autorización de numeración.
Al mismo tiempo, si quien elabora ese “documento soporte” es alguien obligado a facturar electrónicamente, deberá irse preparando para cuando la Dian expida las instrucciones especiales con las cuales se indique la forma en que dicho “documento soporte” debe ser transmitido virtualmente a la Dian (ver artículo 1.6.1.4.12 del DUT 1625 de 2016 y el artículo 55 de la Resolución 000042 de mayo de 2020).
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