Cuándo debe realizarse un cierre contable?

El proceso de cierre contable ha generado ciertas inquietudes desde la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos. 

A continuación, le explicamos cómo cambia el proceso de cierre con la aplicación de los Estándares Internacionales, y cuándo debe efectuarlo. 

Desde la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos, el proceso de cierre contable ha generado ciertas inquietudes, sobre todo cuando se acerca el último trimestre de cada año. A continuación, le contamos algunas premisas al respecto. 

¿Cuál es el manejo brindado al cierre contable bajo Estándares Internacionales? 

Es primer lugar, es necesario mencionar que el cierre contable, entendido como un proceso operativo de la entidad, no es un tema de presentación y revelación de información financiera. 

En ese sentido, el proceso como tal sigue siendo el mismo que debía aplicar antes de la entrada en vigor de los marcos técnicos normativos actuales, aplicables a las entidades de los grupos 1, 2 y 3 de convergencia. 

En el siguiente video le explicamos en qué consiste el proceso del cierre contable: 

Los Estándares Internacionales no abarcan en sus requerimientos directrices relativas al cierre contable. Por tanto, hacia el final de cada ejercicio deberá continuar realizando los procedimientos que hacía antes de la convergencia. 

Entre dichos procesos podemos citar los siguientes: 

Cancelar las cuentas de ingresos, costos y gastos contra el patrimonio, para determinar el resultado del ejercicio. 

Efectuar el inventario, la conciliación bancaria, el cálculo de las depreciaciones y pérdidas asociadas a los activos y, en general, todas las actividades tendientes a la revisión de cada una de las partidas de los estados financieros. 

Ahora bien, lo que debe tener en cuenta con los nuevos marcos técnicos normativos es que cambia el reconocimiento y medición de muchas de las partidas de los estados financieros. 

No obstante, esta es una situación que no debería atender únicamente hacia el final del ejercicio contable, sino durante todo el proceso de reconocimiento (incluso desde la elaboración de políticas contables). 

En el siguiente video nuestro conferencista, Juan David Maya, le explica con mayor profundidad este tema: 

¿Cuándo debe efectuarse el cierre contable? 

El proceso de cierre contable debe realizarlo una vez finalizado el ejercicio. Sin embargo, es necesario que se prepare con antelación para ello. 

En consecuencia, no debería iniciar las revisiones de las cuentas y demás procedimientos cuando ya hayan pasado uno, dos o tres meses después del cierre del ejercicio, puesto que de esa forma no estaría cumpliendo el principio de oportunidad. 

Recuerde que el principio de oportunidad señala que los preparadores de información financiera deben entregar a tiempo los estados financieros, de manera que estos tengan la capacidad de influir en las decisiones de los usuarios interesados. 

Teniendo lo anterior en mente, es sencillo darse cuenta de que entre más tarde en preparar la información, menor será su utilidad. 

Pongamos un ejemplo: 

Si termina de elaborar los estados financieros de la entidad en la que labora dos o tres meses después del final del ejercicio contable, seguramente los socios ya habrán empezado a ejecutar nuevas operaciones y proyectos, o habrán llegado nuevos inversionistas a la compañía. 

Ahora, imagine que en los estados financieros usted informa del fallo de un litigio en contra de la entidad. Esto podría ser determinante para un inversionista que seguramente pensará que no debió haber puesto sus recursos en la entidad. 

Como esta, muchas situaciones se conocen a través de los estados financieros, siendo la preparación del cierre un proceso vital para la elaboración de los mismos. 

El cierre contable es un insumo para muchos procesos de la entidad, entre ellos, para la preparación de declaraciones tributarias. En el siguiente video, Juan David Maya explica cómo debe prepararse una entidad para cumplir con dichas obligaciones: 

Consulte nuestro análisis Prepárese desde ya para el cierre contable 2019 con estas recomendaciones.

Entonces, ¿por qué se piensa que el cierre contable se puede hacer hasta los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio? 

Por varias razones que explicamos a continuación: 

La primera es porque el artículo 422 del Código de Comercio expone que las reuniones ordinarias de asamblea general deben efectuarse al menos una vez al año, dentro de los tres meses posteriores al vencimiento de cada ejercicio. 

En la asamblea los accionistas se deben evaluar y aprobar los estados financieros y, por tanto, este se entiende como el plazo máximo para que la administración elabore dichos informes. 

La segunda razón es porque las superintendencias conceden un plazo de entre dos y tres meses para que la entidad reportante haga entrega de sus estados financieros. 

Por ejemplo, la Supersociedades dispuso que las sociedades deberán reportar su información financiera del año 2019 entre el 30 de marzo y el 4 de mayo de 2020 (ver Circular Externa 201-000008 de 22-11-2019). 

Por las dos razones mencionadas se ha corrido la voz de que el cierre contable se puede extender hasta marzo, situación que no es pertinente, de acuerdo con lo que mencionamos en anteriores líneas. 

Este y otros temas relacionados los hemos abordado detalladamente para usted en nuestro análisis Estados financieros: todo lo que debe saber para su cierre contable 2019. ¡No deje de leerlo!

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