Ubicación física de los inventarios no determina el control

Frecuentemente se vincula la ubicación física de los activos a la definición de “control”. En este artículo evaluaremos un caso particular en el cual es necesario aplicar la definición de “riesgos y beneficios” para determinar en qué momento debería reconocer la compra y venta de inventarios. 

La sección 2 del Estándar para Pymes, denominada “Conceptos y principios fundamentales”, establece la definición y los criterios que debe cumplir un elemento para ser reconocido como activo. La definición estipula que un activo es un recurso “controlado” por la entidad, producto de hechos pasados, del cual se espera, en el futuro, obtener beneficios económicos. Además de la definición, un elemento debe cumplir con los “criterios de reconocimiento”, que son básicamente dos: que el activo se pueda medir fiablemente y que los beneficios económicos futuros fluyan hacia la entidad. 

El inventario es uno de los activos que nos sirve para comprender la aplicación de la definición anterior y los criterios de reconocimiento, pues requiere de la realización de juicios para determinar el momento adecuado, reconocer la adquisición de mercancía y dar de baja los productos vendidos. 

Caso de análisis 

El siguiente caso de análisis trata de un establecimiento dedicado a la comercialización de vehículos, el cual realiza diferentes tipos de transacciones, entre ellas: 

a. Venta de vehículos nuevos. 

b. Venta de vehículos usados. 

c. Recibo de vehículos usados en parte de pago. 

d. Recibo de vehículos usados en consignación. 

Como parte de estas operaciones, la gerencia está interesada en saber qué vehículos debe reportar como “inventarios” en sus estados financieros, y qué tratamiento debe darles a los vehículos que no se reconozcan como inventarios. 

Para resolver esta pregunta, es necesario establecer cuáles son los riesgos y ventajas asociadas a los inventarios, aspectos que se deben analizar para determinar la medida en la cual tales riesgos y ventajas están en cabeza de la entidad o de un tercero. 

Los principales riesgos y ventajas asociadas a los inventarios son: 

Riesgos: pérdida por daños, robos, obsolescencia, disminuciones en el precio de venta estimado, cambios en las tendencias de los consumidores. 

Ventajas: incrementos en los precios de venta, disponibilidad para utilizar el activo bajo cualquier propósito. 

De acuerdo con lo anterior, la entidad debe reconocer en sus estados financieros todos los vehículos sobre los cuales ostente la mayor parte de los riesgos y ventajas: 

Vehículos nuevos: si la entidad está obligada a pagar los vehículos a su proveedor, no existe un acuerdo de consignación o de retoma en caso de que no se vendan y además el precio y el plazo de pago ya han sido pactados, debe reconocer estos vehículos en sus estados financieros. 

Vehículos recibidos en parte de pago de los nuevos: si el vehículo fue recibido por un precio pactado con el cliente y la transacción generó la extinción de cualquier cuenta por cobrar al mismo, la entidad debe reconocer estos vehículos como inventario. Por el contrario, si el vehículo se recibió para ser vendido, pero el dueño original debe aprobar la venta (por ejemplo su precio final) y la cuenta por cobrar no se ha extinguido, estos vehículos no deben presentarse como parte del inventario. 

Vehículos recibidos en consignación: estos vehículos no forman parte del inventario de la entidad, por lo cual deben excluirse de los estados financieros. La razón es que la entidad aún no mantiene los riesgos y ventajas significativas asociadas a la propiedad del activo, puesto que únicamente los conserva para venderlos en nombre del dueño original. Por estos vehículos no suele hacerse ningún pago a sus dueños originales hasta tanto no hayan sido vendidos a un tercero. Esta es una de las razones por las cuales no se reconocen como inventario. 

Tratamiento contable 

“se recomienda que los que no vayan a ser reconocidos en los estados financieros se asignen a una bodega especial en el software administrativo”

Debido a que la entidad debe llevar un control administrativo eficiente sobre cada uno de los vehículos de su inventario, se recomienda que los que no vayan a ser reconocidos en los estados financieros se asignen a una bodega especial en el software administrativo, de tal forma que puedan separarse fácilmente de los vehículos que sí se van a reconocer en los estados financieros

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