Por medio de la Resolución 022 del pasado 20 de febrero se expidió el nuevo certificado de ingresos y retenciones (CIR), formulario 220, en el cual se observan novedades frente al expedido para años anteriores. Queremos destacar el renglón 59 “Ingreso laboral promedio de los últimos seis meses anteriores (numeral 4 art. 206 E.T.)”.
Conforme al ET, las cesantías e intereses a las cesantías son exentas cuando sean recibidas por trabajadores cuyo ingreso mensual promedio en los seis últimos meses de vinculación laboral no exceda de 350 UVT. Cuando el salario mensual promedio exceda de este tope, las cesantías están parcialmente exentas según la tabla que consagra el numeral 4 del artículo 206 del ET.
Dado que la exención y el gravamen a las cesantías y a los intereses sobre cesantías depende del ingreso promedio de los seis últimos meses de vinculación, en esta oportunidad la DIAN ha querido incluir en el CIR un renglón especial para informar ese dato, de lo cual surge la pregunta: ¿qué significa seis últimos meses de vinculación laboral?
El formulario 220 entrega instrucciones (incompletas) al respecto; no obstante, vale la pena reflexionar sobre el asunto. Veamos:
Uno, la intención de certificar el dato es para facilitar el cumplimiento tributario del empleado ya que, al momento de elaborar su declaración, el trabajador requiere establecer ese ingreso promedio para declarar la exención pertinente. No es este un dato que se expida en beneficio directo de la autoridad tributaria porque este mismo dato se viene reportando en el formato 2276 de la información exógena nacional. Más bien, lo que observamos en este caso es que el valor a reportar en el medio magnético tendrá que ser el mismo que se reporte en el CIR.
Dos, la exención cobija tanto a cesantías como a intereses sobre cesantías. Las instrucciones del formulario aluden solamente a las cesantías, dejando por fuera los intereses. Como los intereses se pagan a más tardar en enero 31 de cada año, y también cuando el empleado se retira, se haría indispensable el dato de ingreso promedio de los seis últimos meses de vinculación. Encontramos aquí una primera deficiencia y conclusión: el promedio a reportar dice relación solamente con las cesantías. No hay espacio en el CIR para informar el ingreso promedio para el caso de los intereses.
Tres, la exención que se comenta depende del momento en que se realiza el ingreso por el trabajador. Encontramos los siguientes supuestos:
(i) El trabajador resultó beneficiario de consignación de cesantías en febrero 14 y está vinculado a la empresa a diciembre 31 de 2023. En este caso, dicen las instrucciones, el promedio a reportar será el de los seis meses anteriores a la fecha de traslado de cesantías al fondo de cesantías (ejemplo: agosto 14 de 2022 a febrero 14 de 2023). Con todo, las instrucciones resultan un tanto precarias e imprecisas porque indican que “tomará en consideración los seis meses del año inmediatamente anterior del momento en que las cesantías se consignan (…)” Este texto instructivo seguramente significará seis meses anteriores a la fecha de consignación. Sin embargo, la DIAN interpreta por medio de las instrucciones que esos seis meses son anteriores a la fecha de pago (consignación en el fondo) y realmente, lo que dice el ET es que se deben tomar los seis últimos meses de vinculación laboral. Si el empleado está vinculado a diciembre 31 de 2023, la tributación a la cesantía depende del ingreso promedio de los seis últimos meses de vinculación; por tanto, si el empleado está activo al cierre de año, el periodo de seis meses contará desde julio 1 a diciembre 31. Este es el promedio que verdaderamente debería reportarse y no el señalado en las instrucciones del formulario.
(ii) El trabajador no resultó beneficiario de consignación de cesantías en febrero 14 y está vinculado a la empresa a diciembre 31 de 2023. Es el caso, p.ej., de un empleado que ingresó en junio 15 de 2023. En este supuesto no se debe reportar dato alguno.
(iii) El trabajador se retiró de la empresa. Se deberá reportar, según las instrucciones del formulario, los seis últimos meses de vinculación. Si el empleado se retiró en noviembre 10, tendrá que reportarse el promedio de mayo 10 a noviembre 10. Es de suponer, a la luz interpretativa de las instrucciones, que si el empleado se retiró, pero también fue beneficiario de consignación de cesantías en febrero 14 de 2023, solamente se reportará el ingreso promedio de los seis meses últimos de vinculación laboral (mayo a noviembre).
(iv) El trabajador no resultó beneficiario de consignación de cesantías en febrero 14 y no está vinculado a la empresa a diciembre 31 de 2023. Es el caso de un empleado que entró a trabajar en marzo 1 de 2023 y se retiró en mayo 30. Obviamente, se deberá reportar el ingreso promedio de los dos meses de vinculación.
(v) El trabajador cambió de retribución ordinaria a integral. Habrá de reportarse el promedio de los seis meses anteriores a la fecha de cambio de retribución. En este supuesto, lo mismo que en el romanito (iii) puede ser que el trabajador haya sido beneficiario de consignación de cesantías en febrero 14 de 2023 y que se haya cambiado de forma de retribución en octubre. El dato a reportar será solamente el de cambio de retribución por ser posterior.
(vi) Otros supuestos. Los cinco supuestos descritos anteriormente permiten encontrar la respuesta al interrogante que hemos planteado para otros posibles supuestos, como por ejemplo, retiro y reingreso del empleado, condena judicial con orden de reincorporación, pago de ajustes a cesantías ordenados por sentencia, entre muchos otros.
De manera intencional no hemos incluido la situación de los empleados que gozan del régimen de cesantía tradicional, es decir, régimen de retroactividad, para quienes existe un tratamiento especial que depende de la consolidación.
En consecuencia, como segunda conclusión, la DIAN ha decidido incluir un dato que aparenta ser útil, pero por los supuestos desarrollados, la utilidad informativa queda en entredicho y, más bien, todo hace indicar que será más el complique operativo para encontrar el dato y certificarlo, lo que en todo caso deja descubierto el tema de los intereses a las cesantías. Lo que sí es cierto es que tendrá que haber afinidad de información entre el formato de medios magnéticos y el nuevo renglón informativo del CIR. ¿Aló?
