Aquí hablaremos sobre...
Entrega del cargo de contador externo.
¿Puede el contador público retener documentos de su cliente?.
Renuncia del contador público.
Debe realizarse la entrega del cargo de contador al finalizarse el contrato con la organización. Te contamos la forma adecuada según el CTCP para llevar a cabo esta entrega, y así realizar este proceso de manera satisfactoria.
También ofrecemos un modelo de informe de entrega del cargo.
La vinculación de un contador público que preste sus servicios a una entidad debe estar suscrita en un contrato laboral o de prestación de servicios. Este contrato debe incluir los derechos y deberes de cada una de las partes (Concepto 0026 del 1 de enero de 2021, CTCP).
Al respecto, el CTCP señala aspectos que debe tener en cuenta el contador en el momento en que finalice su contrato, veamos:
Entrega del cargo de contador externo.
A continuación, daremos respuesta a la siguiente inquietud: ¿Cómo debe un contador externo realizar la entrega de su cargo al finalizar un contrato?
Como se mencionó, los términos de la relación que el contador externo establezca con el usuario de sus servicios deben quedar pactados en el contrato que suscriban ambas partes, en el cual se definen las funciones y compromisos del contador con dicho cliente. Entre esas funciones, el contador externo puede tener a su cargo desde la elaboración y presentación de los estados financieros y las declaraciones tributarias, hasta la contabilización y registro de los documentos contables.
En vista de lo anterior, al ser el contador quien tiene a su cargo muchos de los procesos contables de la entidad, y conocer de primera mano su grado de cumplimiento, es conveniente que al finalizar la relación con el usuario de sus servicios el contador informe el estado en el cual se encuentran todos los procesos a su cargo y las obligaciones contables y fiscales que debe cumplir la entidad. Así lo determinó el Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP– en el Concepto 678 de 2018, en el que recomendó que ante estas situaciones el contador debería elaborar un informe dirigido a la gerencia de la entidad en el cual se incluirían, entre otros, los siguientes puntos:
Estado actual de la contabilidad, incluyendo las transacciones pendientes por reconocerse en el sistema contable.
Informe de notas de contabilidad y demás comprobantes contables pendientes por realizarse como, por ejemplo, ajustes por depreciación, por deterioro de cuentas por cobrar, ajustes de valor razonable, entre otros.
El detalle de los impuestos no liquidados que se encuentren pendientes por cumplir con sus obligaciones formales.
Entrega de la documentación, soportes contables y libros de la contabilidad, en poder del contador externo relacionada con la entidad.
Las demás que considere pertinentes el profesional que externamente lleva la contabilidad.
Los puntos señalados en el concepto del CTCP son una guía beneficiosa que el contador debe observar, no solo porque facilitan el proceso de empalme con la persona que retoma el cargo, sino también porque de esta forma el contador deja constancia del cumplimiento de sus compromisos durante el tiempo del contrato.
¿Puede el contador público retener documentos de su cliente?.
Un punto importante de la entrega del cargo del contador que no debe perderse de vista es la obligación de entregar la documentación, soportes contables y libros de contabilidad en su poder cuando estos tengan relación con la entidad.
La información contable, como los comprobantes, soportes y libros contables, son propiedad de la entidad. En ese sentido, el contador público no tiene la potestad de retener esa información ni de utilizarla como un mecanismo para ejercer presión para que la entidad le pague los honorarios que le adeude.
En el siguiente video el Dr. Germán Torres, contador público y director académico de Actualícese, aborda las problemáticas derivadas de la retención de documentación:
Renuncia del contador público
Mediante el Concepto 0026 del 1 de enero de 2021, el CTCP indica además consideraciones sobre la renuncia del contador pública:
Los contadores públicos como miembros partícipes de la sociedad son generadores de confianza, por tanto, independientemente de la decisión de renuncia a la entidad, es importante que consideren que este proceso presenta una responsabilidad para el profesional en caso de materializarse algún riesgo para la compañía, con base en lo establecido en el artículo 45 de la Ley 43 de 1990.
Por lo anterior, debe entenderse que el contador que ha renunciado también posee las obligaciones que reposan sobre el contrato celebrado con la entidad contratante, por tanto, elaborar un acta de entrega en la que se consignen las actividades terminadas y las pendientes incentiva a una adecuada transición entre su renuncia y el nuevo contador.
