Liquidación de la nómina

Mensualmente o quincenalmente o según sea el periodo de pago acordado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y los que debe descontarle o deducirle.

Tabla de contenido

• Conceptos que se deben liquidar en una nómina.
  • Devengado.
  • Deducciones.
  • Provisiones o apropiaciones.
• Ejemplo de una liquidación de nómina.
  • Liquidación de la seguridad social a cargo del empleador. 
  • Liquidación de la prestaciones sociales. 
  • Liquidación de la aportes parafiscales. 
  • Determinación del neto a pagar al empleado. 
• Ejemplo de liquidación en Excel.

Conceptos que se deben liquidar en una nómina.

Al liquidar una nómina se deben considerar una serie de conceptos que a continuación señalamos.

Devengado.

El devengado es lo que el empleado gana en un mes o periodo a liquidar y el trabajador puede ganar dinero por los siguientes conceptos:

1. Salario como tal.
2. Comisiones.
3. Horas extras.
4. Recargos nocturnos.
5. Recargos dominicales y festivo.
6. Auxilio de transporte.
7. Viáticos.

Se deben liquidar y sumar todos esos conceptos para determinar la totalidad de lo que el trabajador se ganó en ese mes o quincena, y a partir de allí se calculan los demás conceptos.

Deducciones.

Las deducciones son los conceptos que el trabajador adeuda o que debe pagar, y que son descontadas del total devengado por el empleador.

Entre los conceptos que se le deben descontar o deducir al trabajador tenemos los siguientes:

• Seguridad social a cargo del trabajador.
  1. Aportes a salud (4%)
  2. Aportes a pensión (4%)
• Libranzas.
• Embargos judiciales.
• Cuotas sindicatos.
• Créditos o deudas con el empleador.

El trabajador recibirá la diferencia entre lo que gana y lo que le descuenta, que se conoce en la nómina como neto a pagar.

Provisiones o apropiaciones.

El empleador además del salario, horas extras, recargos, etc., debe asumir ciertas cargas prestacionales. parafiscales y de seguridad social que podemos resumir de la siguiente forma:

• Prestaciones sociales.
  • Prima de servicios.
  • Auxilio de cesantías.
  • Intereses sobre cesantías.
  • Provisión para vacaciones.
• Seguridad social.
  • Aportes a pensión.
  • Aportes a salud.
  • Riesgos laborales.
• Aportes parafiscales.
  • Sena.
  • Cajas de compensación familiar.
  • ICBF.

Téngase en cuenta que algunos empleadores no deben pagar aportes al Sena, al ICBF ni a salud, tema que se aborda con más detalle en el siguiente artículo:

Exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales

Básicamente es lo que se debe liquidar en una nómina, independientemente de si es quincenal o mensual.

Algunos conceptos se pagan mensualmente otros semestralmente como la prima de servicios, y otros anualmente con las cesantías, pero en todo caso se recomienda provisionarlos en cada periodo de pago en la parte proporcional que corresponda.

Ejemplo de una liquidación de nómina.

Para ilustrar un poco lo aquí expuesto desarrollaremos en siguiente ejemplo con datos muy básico que faciliten la comprensión, utilizando valores vigentes para el año 2019.

Concepto	Valor
Salario básico	1.000.000
Comisiones	100.000
Horas extras	50.000
Auxilio de transporte	97.032 (2019)
Total devengado	$1.247.032

Liquidación. 

La liquidación de la nómina se hace por parte, agrupando los conceptos que son relacionados, y tal vez le resulte útil consular el artículo que hemos llamado partes de la nómina.

A continuación se liquidan los conceptos que están a cargo del empleado, es decir, los pagos que corren por su cuenta y que deben ser descontados de su nómina.

Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)

Concepto	Valor
Salud (4%)	1.150.000 * 0.04 = 46.000
Pensión (4%)	1.150.000 * 0.04 = 46.000

Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte.

Aparte de los conceptos anteriores, a los trabajadores que tengan libranzas y otro tipo de obligaciones, se les debe hacer la respectiva liquidación.

Liquidación de la seguridad social a cargo del empleador. 

Luego continuamos con los aportes a seguridad social que están a cargo del empleador. Tenga en cuenta que en algunos casos no se pagan los aportes a seguridad social.

Concepto	Valor
Salud (8.5%)	1.150.000* 0.085 = 97.750
Pensión (12%)	1.150.000 * 0.12= 138.000
Riesgos laborales (Según tabla)	1.150.000*.00522 = 6.003

Aportes a seguridad social

Liquidación de la prestaciones sociales. 

Seguidamente se liquidan los conceptos que hacen pare de las prestaciones sociales.

Concepto	Valor
Prima de servicios	1.247.032 * 0.0833 = 103.915
Cesantías	1.247.032 * 0.0833 = 103.915
Intereses sobre las cesantías	103.143 * 0.12 = 12.470
Vacaciones	1.000.000 * 0.0417 = 41.700 (Ver nota 6)

Prestaciones sociales

Notas aclaratorias:

1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.
3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras.
4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario.
5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.
6. Para el cálculo de las vacaciones hemos excluido las comisiones porque solo tenemos los datos de un mes, pero si estas hacen parte del salario en todos los meses, entonces estamos ante un salario variable y en tal caso debemos promediar el salario incluyendo las comisiones. Consulte: ¿Para calcular las vacaciones cuándo hay que promediar el salario?

Liquidación de la aportes parafiscales. 

Los aportes fiscales también se deben liquidar, aunque alguna empresas no están obligadas a pagarlos todos.

Concepto	Valor
Cajas de compensación familiar	1.150.000 * 0.04 = 46.000.
I.C.B.F. (3%).	1.150.000 * 0.03 = 34.500.
1.150.000 * 0.03 = 34.500.	1.150.000 * 0.02 = 23.000.

Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la esté obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe perder devisa que estos conceptos, en algunos casos desaparecieron.

Aportes parafiscales

Determinación del neto a pagar al empleado. 

Para determinar el valor neto que se debe pagar al trabajador, es preciso sumar todo lo que ha ganado por cada uno de los conceptos, y luego restar las deducciones de nómina, que en el ejemplo aquí trabajado corresponde únicamente a los aportes a salud y pensión.

Total devengado 1.247.032

(-) Salud 46.000

(-) Pensión 46.000

Neto pagado $1.155.032.

Ejemplo de liquidación en Excel.

Para hacer más sencillo todo el proceso en el siguiente artículo encuentra una plantilla en Excel en la que se puede liquidar una nómina sencilla.

Formato en Excel para liquidar la nómina

Sólo se requiere ingresar los datos y el formato hará los cálculos automáticamente, y el archivo se encuentra sin clave para que pueda ajustarlo a sus necesidades o comprender cómo funciona o cómo hace los cálculos.

Liquidación quincenal de la nómina

El procedimiento para liquidar la nómina ya se de forma mensual, quincenal o semanal es básicamente el mismo, teniendo en cuenta algunas consideraciones y precisiones especiales.

Tabla de contenido

• Salario en la nómina quincenal.
  • Cuando la quincena no es de 15 días.
  • Cuando el trabajador no trabaja la quincena completa.
• Auxilio de transporte en la nómina quincenal.
• Prestaciones sociales en la nómina quincenal.
• Seguridad social en la nómina quincenal.
• Aportes parafiscales en la nómina quincenal.
• Faltar un día al trabajo no es lo mismo que pagar por días.

Salario en la nómina quincenal.

El mes tiene dos quincenas de modo que el salario mensual se divide en dos para determinar el salario quincenal.

Si el salario se pactó mensualmente en $1.000.000 cada quincena se liquida con ese valor. Si el salario se pactó mensualmente pero pagadero quincenalmente, se toma el salario mensual que se haya acordado y se divide entre dos.

Cuando la quincena no es de 15 días.

La quincena no siempre tiene 15 días, pues no todos los meses son de 30 días, de modo que hay quincenas de 13, 14 15 y 16 días. ¿Cómo se hace en esos casos?

Recordemos que para efectos laborales los meses se consideran de 30 días, así tengan más o menos días.

Para efectos laborales el mes se entiende de 30 días

En consecuencia, como la quincena el la mitad de un mes, esta siempre tendrá 15 días incluso en los meses que no tienen 30 días.

Así, cuando el mes tiene 31 días la segunda quincena será de 16 días, pero se pagará una quincena; cuando el mes tiene 29 o 28 días, en todo caso al trabajador se le una quincena completa.

En algunas quincenas el trabajador perderá pero en otras ganará, aunque como son más los meses que tienen 31  días que los que tienen menos de 30, se puede alegar que el trabajador termina perjudicado.

Meses de 30 días	Abril, junio, septiembre y noviembre.
Meses de 31 días	Enero, marzo, mayo, julio, agosto, octubre y diciembre.
Meses de 28 días	Febrero, excepto en años bisiestos que tiene 29.

Es evidente que si el mes laboral se entiende de 30 días, el año laboral será de 360 días, cuando en realidad tiene 365 días, de manera que el trabajador termina perdiendo esos 5 días, y 6 en años bisiestos.

Cuando el trabajador no trabaja la quincena completa.

Si ya hay dificultades cuando la quincena no tiene los 15 días, el asunto se complica un poco cuando el trabajador no labora la semana completa y se le deben descontar los días no trabajados a la quincena.

Cuando la quincena tiene 15 días no hay problema pues simplemente se descuentan los días no trabajados, pero si la quincena tiene 16, 14 o 13 días el asunto cambia.

Si partimos del hecho de que toda quincena es de 15 días y descontamos los días no trabajados de esos 15 día, el trabajador podría terminar perjudicado cuando la quincena es de 16 días, por lo siguiente:

Si el trabajador falta un día en la quincena de 16 días, se le descuenta un día a los 15 días, pagando solamente 14 días cuando en realidad trabajó 15. El trabajador va perdiendo un día, que en todo caso perdería así trabajara la quincena completa, pues se le pagarían 15 días aunque hubiera trabajado 16.

Si la quincena es de 13 días como la segunda de febrero y el trabajador falta al trabajo un día, se le pagan 14 días, ya que en todo caso la quincena es de 15 días, evento en el que el trabajador a pesar de trabajar 12 días se le pagan 14 (15 días menos el día que no trabajó).

Al asumir que la quincena siempre será de 15 días sin importar que sean más o menos, por coherencia los días no trabajados se deben descontar de la respectiva quincena, pues se debe dar el mismo tratamiento en todos los casos.

La otra alternativa es liquidar los días efectivamente trabajados, caso en el cual el trabajador sale beneficiado pero se requiere romper la regla del mes laboral de 30 días.

La regla general es que los días no trabajados se descuentan del mes o de la quincena, porque se parte del supuesto que un mes tiene 30 días y una quincena 15 días, aunque en la realidad el trabajador labore un día más o un día menos.

Cuando se pacta un salario mensual se asume que se debe trabajar el mes completo, ya sea de 28 días, 30 o 31. Igual sucede con la quincena: se sobre entiende que la quincena puede tener más o menos de 15 días, y en cualquier caso hay que trabar los que resulten para tener derecho al pago de 15 días.

En algunos casos se deben trabajar 16 días para tener derecho a cobrar 15, o con trabajar 13 es suficiente para tener derecho a que le paguen 15 días, y a partir de esa premisa se descuentan los días no laborados.

Auxilio de transporte en la nómina quincenal.

El auxilio de transporte se paga proporcionalmente al periodo de pago, de manera que en el pago quincenal se paga la mitad del auxilio de transporte mensual, como se hace con el salario.

Auxilio de transporte

Si el auxilio de transporte mensual es de $97.032 (2019), quincenalmente se debe pagar $48.516.

Si el trabajador falta uno o más días en la quincena se descuentan esos días de auxilio de transporte.

Por ejemplo, cuando falta dos días al trabajo se le pagarán 13 días en lugar de 15, y para ello el auxilio de transporte se divide en 30 y el resultado se multiplica por los 13 días.

Auxilio de transporte mensual	$97.032
Auxilio de transporte diario	$3.234,4
Días no trabajados	2
Días a pagar	13 (15 – 2)
Auxilio de transporte a pagar	$42.047.2

Para determinar el auxilio de transporte diario siempre se divide entre 30 así el mes tenga más o menso días, pues la regla del mes de 30 días se debe aplicar en todos los casos.

De otra parte, para determinar si el trabajador tiene derecho o no al auxilio de transporte, se debe hacer el cálculo mensual para saber si el salario mensual supera los dos salarios mínimos.

Prestaciones sociales en la nómina quincenal.

Las prestaciones sociales se pagan semestralmente o anualmente, de modo que en cada quincena se hace es la provisión correspondiente sobre los pagos salariales que se determinen.

Prestaciones sociales

Si el salario quincenal es de $1.000.000, sobre ese valor se aplica el porcentaje que corresponde:

• Prima de servicios: 8.33%.
• Cesantías: 8.33%
• Vacaciones: 4.17%

En realidad no cambia nada el asunto con respecto a la liquidación de la nómina mensual. La única variable que cambia es el monto del salario que sirve de pase para calcular la provisión respectiva.

Seguridad social en la nómina quincenal.

La seguridad social se paga mensualmente, de modo que cuando la nómina se liquida quincenalmente en la primera quincena se hace una provisión sobre los pagos salariales que se determinen, y en la segunda quincena se hace la consolidación para determinar lo que se debe pagar en ese mes por seguridad social.

Aportes a seguridad social

Algunos empleadores hacen liquidaciones parciales en las dos quincenas y luego hacen a consolidación mensual.

Aportes parafiscales en la nómina quincenal.

Al igual que la seguridad social, los aportes parafiscales se pagan mensualmente, de modo en liquidación quincenal se haca la provisión respectiva sobre los salarios liquidados en la respectiva quincena.

Exoneración de aportes a seguridad social y parafiscales

Recuerde que no se deben pagar todos los aportes parafiscales por algunos trabajadores.

Faltar un día al trabajo no es lo mismo que pagar por días.

Es importante precisar que cuando la nómina se liquida semanalmente, quincenalmente o cada mes, y el trabajador fata uno o varios días al trabajo, la liquidación no se hará como si fuera un trabajador que labora por días.

Liquidación de empleada del servicio doméstico que trabaja por días

Cuando se paga periódicamente y el trabajador falta uno día al trabajo, simplemente se día se descuenta de los 15 o 30 días como ya anotamos.

Cuando trabaja por días se liquida día a día y en cada día liquidado se debe tener en cuenta el descanso dominical remunerado de forma proporcional.

No es lo mismo contratar a un empleado por días y pagarle a $50.000 cada día, que contratar a un empleador mensualmente por $1.500.000 y descontarle los días en que no haya trabajado.

Así se puede acceder a los beneficios para las empresas de economía naranja

Las empresas tendrán hasta el 31 de diciembre de 2021 para constituirse. Se espera que se beneficien hasta 40.000 compañías 

Con el objetivo de que la denominada economía naranja se convierta en un motor de crecimiento y de empleo en el país, el presidente Iván Duque expidió un decreto mediante el cual se le concederá la exención del impuesto de renta durante siete años a las empresas de las industrias culturales creativas. 

En total, se podrán beneficiar de esta libertad tributaria hasta 40.000 empresas que pertenecen a 27 actividades diferentes entre las que están las de la fabricación de joyas, la fotografía, las artes plásticas, las obras teatrales, los espectáculos musicales, las bibliotecas o el turismo cultural, entre otros. (ver gráfico) 

Sin embargo, para aprovechar este cero impuesto de renta las empresas deben reunir una serie de requisitos entre los que está el de estar domiciliadas actualmente en Colombia. Además, las que no lo están tendrán plazo para constituirse hasta antes del 31 de diciembre de 2021. 

Igualmente, estas deberán tener como objeto social exclusivo el desarrollo de industrias de valor agregado y también deberán contar con unos ingresos brutos anuales inferiores a 80.000 UVT (unos $2.700 millones en 2019) y, en ningún caso, podrán contar con menos de tres empleados. “Se pretende que el emprendimiento pueda crecer, pero condicionado a un mínimo de inversión y de empleos”, afirmó el presidente Duque. 

LOS CONTRASTES

Felipe BuitragoViceministro de Creatividad y Economía Naranja

“Lo que se busca es estimular el crecimiento de las empresas que pertenecen a la economía naranja y crear empleos. Queremos que todo el trámite se realice de una manera digital”. 

Patricia Sáenz Managing Partner de Ewa Capital

“Aplaudo las diferentes iniciativas del Gobierno para impulsar la economía naranja: sin embargo, hay otros beneficios como el de los parafiscales que darían un mejor alivio”. 

Adicional a ello, las sociedades deberán tener un monto mínimo de inversión de 4.400 UVT (unos $150 millones) en un plazo máximo de tres años puesto que, de lo contrario, el decreto advierte que se perdería el beneficio a partir del tercer año, inclusive. 

En ese sentido, se establece que para obtener los beneficios las empresas deberán presentar su proyecto a partir del 1 de octubre ante un Comité de Economía Naranja que hará parte del Ministerio de Cultura. En este, se tendrá que justificar la viabilidad financiera y la conveniencia económica de la actividad y, posteriormente, el ministerio emitirá un acto de conformidad. 

“Las empresas interesadas podrán verificar su elegibilidad y los requisitos a partir de esa fecha en el portal www.economianaranja.gov.co. La idea es que digitalmente se evalúe la información y el Comité saque sus resoluciones con base a la evaluación. Lo que se busca es estimular el crecimiento y crear empleos en estas actividades”, indicó Felipe Buitrago, viceministro de Creatividad y Economía Naranja. 

A pesar de que este incentivo que se enmarca dentro de la política integral del Gobierno de economía naranja ha sido bien recibido entre los emprendedores, no es suficiente para impulsar estas actividades para algunos. Por ejemplo, Patricia Sáenz, managing partner del fondo de capital privado Ewa Capital, indicó que otros beneficios como la reducción de los parafiscales generan un efecto desde el día 1. “Este alivia el flujo de caja inmediato”, indicó.

https://www.larepublica.co/economia/asi-se-puede-acceder-a-los-beneficios-para-las-empresas-de-economia-naranja-2908497?utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=trendsnewsletter

Tratamiento tributario de los viáticos

Tratamiento tributario que se debe dar a los viáticos que la empresa o contribuyente paga a sus trabajadores, tanto si están vinculados con un contrato laboral o si lo están como independientes.

Tabla de contenido

• Tratamiento que debe dar el contribuyente que paga los viáticos.
  • Retención en la fuente en el pago de viáticos.
  • Retención en la fuente en viáticos pagados a trabajadores independientes.
  • Deducción de los viáticos en el impuesto a la renta.
  • Deducción de viáticos pagados a trabajadores independientes.
• Tratamiento tributario que debe dar el trabajador.

Tratamiento que debe dar el contribuyente que paga los viáticos.

El contribuyente que contrata el empleado o contratista es quien paga los viáticos y debe tener en cuenta algunas consideraciones sobre lo que se debe hacer frente a los impuestos.

Retención en la fuente en el pago de viáticos.

Dependiendo del tipo de viáticos que se paguen al trabajador puede o no existir la obligación de efectuar retención en la fuente por esos conceptos.

Si se trata de viáticos ocasionales no se debe efectuar retención en la fuente en los términos del artículo 1.2.4.7 de decreto 1625 de 2016:

«No está sometida a la retención en la fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.»

Los pagos que no están sometidos a retención en la fuente son:

1. Manutención (alimentación).
2. Alojamiento.
3. Transporte.

Además se requiere que esos pagos correspondan a gastos en que el trabajador incurra fuera de su sede habitual de trabajo, y además el trabajador debe soportar esos pagos y el contribuyente debe conservar esos soportes.

Cuando se trate de viáticos permanentes se debe efectuar retención en la fuente independientemente de si esos viáticos constituyen salario o no desde el punto de vista laboral, pues la norma sólo excluyó expresamente los viáticos ocasionales.

Cuando se deba practicar retención en la fuente se hará por el concepto de ingresos laborales.

Retención en la fuente por ingresos laborales

Si los pagos sujetos a retención no alcanzan la base mínima no se practica retención.

Retención en la fuente en viáticos pagados a trabajadores independientes.

Cuando los viáticos se pagan a un trabajador independiente vinculado con un contrato de prestación de servicios, se debe efectuar la retención en la fuente sobre cualquier tipo de viático que se pague.

La norma reglamentaria es clara en que no se efectúa retención en la fuente sobre viáticos ocasionales únicamente en pagos originados en una relación laboral, y al no considerar ese tratamiento en el contrato de servicios se debe efectuar la retención que corresponda.

La Dian en varias oportunidades se ha pronunciado al respecto como en el oficio 094075 de septiembre de 2008:

«Si para efectos de la prestación del servicio contratado el contratista requiere, entre otras actividades, desplazarse a diversos lugares, estos gastos de transporte no pueden ni catalogarse como viáticos -por que como se vio estos aluden a relación laboral- ni desligarse de la retribución del servicio mismo. No debe olvidarse que se está en presencia de una retribución, o lo que es lo mismo, lo que el contratante paga como contraprestación del servicio.

Pretender desagregar cada uno de estas actividades requeridas para la efectiva prestación del servicio y sobre ellas determinar el tratamiento tributario que se trate, equivaldría a netear el ingreso para efectos de la aplicación de la retención en la fuente, práctica que no es reconocida por nuestra legislación fiscal.»

Se aplicará retención en la fuente sobre la totalidad de lo que se pague al contratista, ya sea por servicios o por honorarios.

Deducción de los viáticos en el impuesto a la renta.

Los viáticos que pague el contribuyente a sus trabajadores serán deducibles en su impuesto a la renta en la medida en que conserve las facturar o soportes de dichos viáticos.

Si se trata de viáticos ocasionales el artículo 1.2.4.7 de decreto 1625 de 2016 expresamente señala que constituyen gasto para la empresa.

Respecto a los viáticos permanentes hacen parte de los pagos laborales y no hacen falta facturas o soportes distintos al desprendible de nómina en que se pagan esos viáticos.

Deducción de viáticos pagados a trabajadores independientes.

Los viáticos que se paguen a trabajadores independientes o a personas vinculada mediante un contrato distinto al laboral, no se pueden deducir del impuesto a la renta.

Esa ha sido la opinión de la Dian secundada por el Consejo de estado que en sentencia 18172 del 12 de marzo de 2009 de la sección cuarta afirmó:

«Cuando se trata de la prestación de servicios independientes en los que no existe relación laboral, el contratista recibe como contraprestación una remuneración que bien puede corresponder al concepto de honorarios, comisiones o servicios, dependiendo de la naturaleza y calificación del servicio prestado y si requiere desplazarse a diversos lugares, estos gastos de transporte corren por su cuenta y no pueden calificarse como viáticos, los que, como se vio, aluden a una relación laboral.

En ese contexto, el pago no cumple con los requisitos establecidos en el artículo 107 del Estatuto Tributario, causalidad, necesidad y proporcionalidad, por cuanto, no beneficia la actividad productora de renta.»

Lo anterior obliga a que el contribuyente incluya los viáticos del trabajador independiente dentro de sus honorarios debiendo efectuar la retención en la fuente sobre el valor total como ya se expuso, y debiéndose cobrar Iva sobre ellos en caso que el contratista sea responsable del Iva.

Tratamiento tributario que debe dar el trabajador.

El trabajador es quien recibe los pagos por viáticos, y estos pueden constituir un ingreso gravado con el impuesto a la renta o no dependiente del tipo de viáticos.

En el caso de los viáticos ocasionales por manutención, alojamiento y transporte, estos no constituyen ingreso para el trabajador pues no corresponden a una contraprestación del servicio sino un reembolso de gastos.

Al ser un reembolso de gastos no se cumple el principal requisito para que un pago se clasifique como ingreso tributario: ser susceptible de incrementar el patrimonio.

Señala el artículo 26 del estatuto tributario que para determinar la renta liquida se toman «todos los ingresos ordinarios y extraordinarios realizados en el año o período gravable, que sean susceptibles de producir un incremento neto del patrimonio en el momento de su percepción», lo que no sucede con los pagos por reembolso de gasto donde el patrimonio del trabajador no se incrementa.

Es por ello que estos ingresos no están sujetos a retención en la fuente, pues no constituyen ingreso para el trabajador.

En el caso de los viáticos permanentes sí se consideran ingresos gravados con el impuesto a la renta y se debe declarar como tal junto con los salarios que reciba.

En el impuesto a la renta es irrelevante si un pago ha sido considerado como no constitutivo de salario o no, de manera que es probable que un pago desde el punto de vista laboral no constituya salario pero sí ingreso gravado.

Lo anterior respecto a los trabajadores asalariados. En cuanto a los trabajadores independientes la totalidad de los pagos por viáticos constituyen ingreso gravado con el impuesto a la renta.

Eventualmente el trabajador independiente pueda declarar como deducción los pagos en que haya incurrido para generar sus ingresos (viáticos), y dependerá de cada caso en particular si procede o no la deducción de esos viáticos, y en tal caso debe tener los soportes correspondientes.