Aquí hablaremos sobre...
Obligados a generar de forma electrónica el documento soporte en compras a no obligados a facturar.
Información y contenido del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
Implementación de la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte.
Generación electrónica del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
Transmisión del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
Validación.
El 30 de diciembre de 2021 la Dian expidió la Resolución 000167 para reglamentar el documento soporte en compras a no obligados a facturar o expedir documento equivalente.
Dicha resolución dispuso que el documento en mención será electrónico a partir de mayo de 2022.
El documento soporte en compras a no obligados a facturar es el término acuñado a la anterior cuenta de cobro, introducido al lenguaje de facturación electrónica con la Resolución 000042 de 2020. Este es un documento físico o electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA, derivado de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente.
Dicho documento deberá generarlo el adquiriente de los bienes o servicios para su posterior transmisión a la Dian y obtener la respectiva validación, o bien para su conservación y exhibición en caso de que la autoridad tributaria lo requiera.
“la Dian expidió la Resolución 000167, mediante la cual implementa en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en compras a no obligados a facturar, para su transmisión electrónica, expidiendo además su anexo técnico”
Ahora bien, el 30 de diciembre de 2021 la Dian expidió la Resolución 000167, mediante la cual implementa en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en compras a no obligados a facturar, para su transmisión electrónica, expidiendo además su anexo técnico.
A continuación, abordaremos los aspectos más relevantes sobre la reglamentación del documento soporte en mención. Veamos:
Obligados a generar de forma electrónica el documento soporte en compras a no obligados a facturar
El artículo 3 de la Resolución 000167 de 2021 señala que los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte en compras a no obligados a facturar son los adquirientes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y responsables del IVA, que realizan operaciones de compras de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieran soportar los costos y deducciones en la declaración de renta e IVA.
Información y contenido del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
El documento soporte en compras a no obligados a facturar deberá cumplir con los requisitos previstos en el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016:
Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el RUT, el NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
Contener los apellidos y nombres o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
Llevar el número que corresponde a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la Dian.
Tener la descripción específica del bien y/o servicio.
Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del IVA cuando haya lugar a ello.
Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Dian.
Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Dian.
El código único de documento soporte en adquisición efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente –CUDS–.
Implementación de la generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte.
“la generación y transmisión en forma electrónica del documento soporte en compras a no obligados a facturar deberá efectuarse a más tardar el 2 de mayo de 2022”.
El artículo 6 de la Resolución 000167 de 2021 precisa que la generación y transmisión en forma electrónica del documento soporte en compras a no obligados a facturar deberá efectuarse a más tardar el 2 de mayo de 2022 (ver nuestro editorial Documento soporte en compras a no obligados a facturar será electrónico a partir de mayo 2 de 2022).
Generación electrónica del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
La generación consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte en compras a no obligados a expedir factura o documento equivalente, el cual deberá cumplir los requisitos antes mencionados. Esto para su transmisión a la Dian y obtener la respectiva validación.
El documento y sus respectivas notas de ajuste deberán elaborarse cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en el Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Transmisión del documento soporte en compras a no obligados a facturar.
La transmisión para la validación del documento soporte es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad a su generación. Consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte en compras a no obligados a facturar y las respectivas notas de ajuste, así: En el momento en el que se lleve a cabo una operación en la que se adquieren bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
A más tardar el último día hábil de la semana en que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente realizadas con un mismo proveedor en las que se adquirieron bienes y/o servicios a no obligados a facturar.
Impedimento de la transmisión.
Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para su validación, el adquiriente deberá transmitir el documento soporte y las respectivas notas de ajuste en un plazo máximo de 48 horas. Estas horas se cuentan a partir del día siguiente a aquel en el que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación donde se encuentra la funcionalidad del documento en compras a no obligados a facturar.
Validación.
Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte en compras a no obligados a facturar y las notas de ajuste, cuando sea el caso, de todas y cada una de las operaciones realizadas, la Dian generará un documento que contiene la verificación de las reglas de validación de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos que se deben cumplir, el cual tendrá la leyenda “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian”.
Cuando los documentos soporte cumplan con las reglas de validación, la Dian los registrará en sus bases de datos con la leyenda “Documento validado por la Dian”, y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, el cual se remitirá al adquiriente para su correspondiente conservación y fines pertinentes.
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