Documentación del sistema de control de calidad de la firma de auditoría

La documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad y de la adecuada ejecución de los encargos es uno de los requerimientos de la NICC 1 que deben observar las firmas de auditoría y los contadores públicos independientes. Conozca los aspectos para tener en cuenta. 

Las políticas y procedimientos sobre documentación son de gran relevancia para la firma de auditoría o el contador público independiente, puesto que contienen los soportes del cumplimiento de las disposiciones legales que deben observarse tanto a nivel general al interior de la firma de auditoría como a nivel especifico en la realización de cada uno de los encargos. 

“Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores realiza inspecciones sobre esta documentación”

Es necesario que la firma de auditoría o el profesional independiente estén atentos a estos requerimientos, puesto que la Junta Central de Contadores realiza inspecciones sobre esta documentación para verificar, entre otros aspectos, la observancia de las exigencias de ética y calidad en la ejecución de los encargos y su adecuada planeación, exigencias que son indispensables para brindar servicios de calidad que contribuyan al interés público. 

En la NICC 1 las políticas y procedimientos sobre documentación se encuentran divididos en dos secciones: 

Los que se refieren a la documentación del funcionamiento de los elementos del sistema de control de calidad de la firma. 

Los que se refieren a la documentación del encargo, es decir, los denominados papeles de trabajo. 

En la primera parte de esta publicación nos referiremos a la documentación del funcionamiento del sistema de control de calidad de la firma. 

Documentación 

Los párrafos 17, del 57 al 59 y A2, A3 y del A73 al A75 requieren que la firma establezca los procedimientos y políticas necesarios para que se documente el funcionamiento adecuado de cada uno de los elementos del sistema de control de calidad implementado, a saber: 

Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría. 

Requerimientos de ética aplicables. 

Aceptación y continuidad de las relaciones con clientes y de encargos específicos. 

Recursos humanos. 

Realización de los encargos. 

Seguimiento. 

Aspectos para tener en cuenta 

Dimensión y naturaleza de los encargos: dependiendo de estos aspectos la NICC 1 permite que la firma o el contador público independiente establezcan un menor nivel de formalidad e intensidad de la documentación, que según el tipo de archivo del que se trate pueda incluir por ejemplo comunicaciones manuscritas, listas de verificación manuales o comunicaciones orales. 

Estandarizar la documentación: una de las estrategias que puede adoptar la firma o el profesional independiente es elaborar cuestionarios, listas de verificación, comunicaciones, cartas y memorandos estandarizados, de manera que se aseguren de que no se queda ningún requerimiento sin atender. 

Es conveniente que cada uno de estos documentos tenga un código que lo identifique y que se estipule quién es el responsable de su elaboración y actualización, así como su última fecha de modificación. 

Organización y clasificación de los archivos: debe buscarse que se facilite la consulta de los documentos, proporcionando una referencia única para cada cual, incluyendo tanto la clasificación de los archivos electrónicos como la de los físicos. 

Tiempo de conservación: debe ser suficiente para permitir que se realice el proceso de seguimiento al cumplimiento del sistema, el cual estará a cargo del responsable que haya designado la firma. Generalmente este tiempo se establece en cinco años. 

Listado de documentación 

Es conveniente que la firma o el profesional independiente cuenten con la siguiente documentación: 

Manual de control de calidad (consulte nuestro editorial ¿Qué debe contener el manual de control de calidad de la firma de auditoría?). 

Código de ética, que debe ser elaborado por la firma o el profesional independiente, teniendo en cuenta los requerimientos de los códigos de ética del IESBA (compilados en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015) y de la Ley 43 de 1990. 

Carta mediante la cual pueda verificarse que la firma entregó una copia del manual de control de calidad a cada empleado. Es importante que en ella se incluya el mensaje de responsabilidad de cada empleado respecto a la calidad (párrafo A3 de la NICC 1). 

Carta mediante la cual se entregue copia del código de ética de la firma a cada empleado. 

Políticas de selección, capacitación y entrenamiento del personal. 

Políticas de procesos disciplinarios de la firma. 

Documentación de las entrevistas y los procesos de reclutamiento. 

Procesos de evaluación de desempeño de los empleados. 

Políticas para revisión de encargos. 

Políticas de convenios con otras firmas en lo referente a la ejecución, revisión o seguimiento de los encargos. 

Declaraciones de independencia de los empleados y socios del encargo, que deben obtenerse cada año. 

Políticas de atención de quejas y reclamos. 

Documentación del seguimiento de las quejas y reclamos. 

Documentación de los programas de seguimiento, que incluya los registros de la inspección realizada a los archivos del encargo y las entrevistas practicadas para corroborar que la firma haya cumplido con las políticas y procedimientos del control de calidad. Además, es preciso adjuntar un informe en el que se haga un resumen de los resultados y conclusiones alcanzados en el programa de seguimiento, y se indiquen las recomendaciones pertinentes.

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