“ mi consulta: Puede cuestionar el revisor fiscal al contador en un edificio con las siguientes oraciones:
a. Con gran extrañeza me asalta la duda que la contadora diga que no tiene las claves de acceso a la DIAN.
b. Buenas tardes don Luis, no es necesario que se acerque a la DIAN, la señora Constanza puede ingresar a la página de la DIAN y crear su usuario para firmar las declaraciones.
c. Sino que debe ser de conocimiento de ella que el cambio de representante legal en el RUT del conjunto en la DIAN es un proceso muy sencillo, simplemente se hace entrando a la página actualizando el nombre del nuevo administrador y firmando con las claves que se supone maneja contabilidad, este proceso se debió haber hecho inmediatamente a la contratación del señor Luis, y no esperar a que en última hora realizar este cambio cuando en estos momentos el administrador saliente ya debió haber cambiado sus claves.
En el edificio la administradora se retiró el 30 de diciembre y hay un nuevo administrador desde el 2 de enero de 2023. No hubo empalme. Es mi obligación como contadora actualizar el RUT del edificio con el nuevo representante Legal. Aun cuando yo no manejo las claves del administrador”.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:
Es preciso aclarar que el CTCP es un organismo de carácter consultivo respecto de temas en materia técnico contable, tal como se expuso al inicio del presente documento. Por lo tanto, el CTCP no tiene la competencia para pronunciarse acerca del procedimiento del manejo de las claves de la DIAN o del procedimiento de actualización del RUT al interior de una propiedad horizontal.
Inicialmente, sobre las observaciones del revisor fiscal, mediante el concepto 2022-00291 emitido por el CTCP, con relación a las sugerencias y recomendaciones del Revisor Fiscal, se manifestó:
“Es importante tener claro que las actuaciones del revisor fiscal deben estar enmarcadas dentro de las funciones establecidas en el artículo 207 del Código de Comercio y los estatutos de la Sociedad. Sobre las sugerencias, comentarios y recomendaciones impartidas por el revisor fiscal, este Consejo se ha manifestado en varias consultas, las cuales citamos a continuación:
Revisoría Fiscal – impartir instrucciones (2020-0781)
Respecto a la pregunta relacionada con ¿el Revisor Fiscal se estaría extralimitando en sus funciones al pretender impartir órdenes escritas a la administración?, debe considerarse lo siguiente:La función relacionada con impartir instrucciones se encuentra establecida en el numeral sexto y cuarto del artículo 207 del Código de Comercio2;Mediante concepto del CTCP 1997-0125 “Se debe insistir en el doble propósito de las instrucciones. De un lado han de utilizarse para corregir cuando se ha detectado una irregularidad (violación de una norma). Pero también debe impartirse instrucción con el fin de mejorar los procedimientos de control aunque no haya ocurrido una irregularidad3”;
Daniel Sarmiento Pavas en el documento “La Revisoría Fiscal: ¿Control de fiscalización o auditoría? ¿o las dos?4” respecto de impartir instrucciones menciona que “A pesar de que muchos han tratado de justificar el término “impartir instrucciones” como una labor inherente a la revisoría fiscal, la verdad es que una instrucción impartida tiene dos características: se da antes de que se ejecute y se imparte con el ánimo de que se obedezca”;
Jesús María Peña Bermúdez en su libro “Revisoría Fiscal una garantía para la empresa, la sociedad y el Estado” tercera edición de ECOE Ediciones menciona que “La frase impartir instrucciones debe entenderse como la capacidad otorgada por la Ley para que dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar, enseñar y participar a la administración sobre sus sugerencias, le dé su criterio para el adecuado manejo y conservación que se le ha señalado, pero siendo los administradores quienes tienen la obligación de realizarlos y salvaguardarlos así como decidir si acogen o no la recomendación (instrucción) que imparta el revisor fiscal ”.Mediante concepto 2014-0668 el CTCP manifestó que “las instrucciones constituyen indicaciones sobre la forma de hacer las cosas que se requieren, para lo cual, conviene que éste tenga una comunicación fluida con los diversos órganos sociales y demás funcionarios (…), a fin de facilitar la aplicación oportuna de sus instrucciones. Sin embargo, impartir instrucciones no significapor tanto dar órdenes a la administración. Por el contrario, significa enseñar soluciones para corregir irregularidades”. Posteriormente menciona el mismo concepto que “los revisores fiscales están facultados para impartir instrucciones en el desarrollo propio de su gestión, pero no tienen la potestad de realizar actividades o tomar decisiones, que le son propias al administrador;”
La Orientación Profesional del CTCP sobre revisoría fiscal del año 2008 menciona que “En desarrollo de esta función, el Revisor Fiscal también debe impartir las instrucciones necesarias para que se apliquen los correctivos que sean necesarios, facultad que debe entenderse como la capacidad otorgada por la Ley para que, dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar y participar a la administración de su criterio respecto de las tareas que se le han asignado, sin que por ello pueda perderse de vista, que la responsabilidad de llevar la contabilidad y los libros de actas se encuentra en cabeza de los administradores.
Las instrucciones constituyen indicaciones sobre la forma de hacer las cosas que se requieren, surgen del conocimiento y análisis que se ha confiado al Revisor Fiscal, para lo cual, conviene que éste tenga una comunicación fluida con los diversos órganos sociales y los demás funcionarios de la empresa, a fin de facilitar la aplicación oportuna de sus instrucciones. Impartir instrucciones no significa por tanto dar órdenes a la administración, por el contrario, significa, enseñar soluciones para corregir irregularidades.
Por ello, en el evento de detectarse alguna violación a la normatividad legal, estatutaria, contable o de inobservancia de las órdenes impartidas por los órganos de la empresa, como por ejemplo: no aplicación de principios o normas de contabilidad, atraso de la misma o de los libros de actas, o realización de actividades no contempladas en el objeto social que pudieren constituir una irregularidad, el Revisor Fiscal debe informarlo entonces, e impartir las instrucciones respectivas a los órganos de la administración correspondientes”. En el documento “Comentarios a la orientación profesional sobre revisoría fiscal ” del año 2008 presentado por varias firmas de auditoría se menciona “con respecto a la obligación de impartir instrucciones, esta función se debe entender en el sentido de advertir, informar o impartir sugerencias o recomendaciones de tal forma que se logre un aplicación consistente, armónica y sistemática de todo el régimen legal aplicable al ejercicio de la revisoría Fiscal ”; en el mismo documento de menciona los siguiente “De acuerdo con lo anterior, es importante en primer término precisar que en relación con el impartir instrucciones, si bien la norma legal así lo consagra, este término de dar instrucciones implica una coadministración de la sociedad, lo cual sin lugar a ninguna duda le resta independencia a la actividad de la Revisoría fiscal y en ese sentido, tales instrucciones deberían entenderse como advertir, informar o impartir recomendaciones o sugerencias, y con ello se protegería la independencia de la revisoría fiscal. Así, el “impartir instrucciones” debe ser interpretado de forma armónica teniendo en cuenta lo dispuesto por el Código de Comercio, la Ley 222 de 1995 y la Ley 43 de 1990.
De acuerdo con lo anterior, es procedente realizarse los siguientes interrogantes:
¿Con qué independencia se puede emitir una opinión sobre actuaciones realizadas a partir de instrucciones dadas por la misma revisoría fiscal? ¿Podría cuestionar la revisoría fiscal los resultados surgidos por una instrucción dada por sí misma?”;
En general se puede afirmar que las funciones de impartir instrucciones incluidas en los numerales 4) y 6) del artículo 207 del Código de Comercio, se entenderán como la facultad del revisor fiscal para comunicar recomendaciones a la entidad a la que preste sus servicios. Tal facultad no implicará injerencia alguna del revisor fiscal en las decisiones administrativas o financieras que tome la administración de la entidad.
Con la entrada en vigor en Colombia de la Normas de Aseguramiento de la Información, la función de impartir instrucciones debe entenderse como las comunicaciones con los responsables de gobierno de la entidad. Las Normas Internacionales de Auditoria (anexo 4 del DUR 2420 de 2015) tratan en la NIA 260 las comunicaciones con los responsables del gobierno de la entidad5 y la NIA 265 sobre las comunicaciones de las deficiencias en el control interno a los responsables del gobierno y a la dirección de la entidad”.
Ahora, en relación al empalme entre administradores de una propiedad horizontal, en el concepto 2022-01596, este consejo manifestó:
“El empalme entre administradores saliente y entrante, no se considera un tema de carácter técnico contable que esté dentro del alcance de las funciones de este Consejo. Sin embargo, es importante aclarar que el numeral 5 del artículo 51 de la ley 675 de 2001, en cuanto a las funciones del administrador, establece:
ARTÍCULO 51. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:
Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o conjunto.
Aunque no hay una normatividad que especifique los criterios que se deben cumplir en cuanto al empalme entre administrador saliente y entrante, sí debe tenerse en cuenta que la gestión que hace un administrador es sobre los bienes y recursos de la entidad, teniendo a su cargo la responsabilidad de la salvaguarda de los documentos y soportes que respaldan su gestión, dicho proceso debe inc luir la entrega de todos los soportes de las transacciones que integran la información financiera, estados financieros y reportes, los cuales pertenecen a la copropiedad y son responsabilidad de la administración. ”
De acuerdo a lo anterior, la claves que tiene el administrador en cumplimiento de sus funciones, también deben ser entregadas al momento de su salida.
En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.
