El documento soporte de pago de nómina electrónica es un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta, al igual que de impuestos descontables en la declaración del IVA.
Aquí te contamos todo lo que debes saber al respecto.
Desde su implementación dentro del sistema de facturación electrónica, el documento soporte de pago de nómina electrónica se ha constituido como un requisito para la solicitud de costos y deducciones en la declaración de renta e impuestos descontables en la declaración del IVA, según sea el caso; y se deriva de los pagos o abonos en cuenta por concepto de una relación laboral o legal y reglamentaria, y de los pagos a pensionados a cargo del empleador obligado a implementarla.
No olvides que…
El 11 de febrero de 2021 fue expedida la Resolución 000013, mediante la cual se implementó dentro del sistema de facturación electrónica (ver artículo 90 de la Resolución 000042 de 2020) el documento que servirá como soporte de pago de la nómina electrónica, adoptando, además, el anexo técnico para su implementación.
Tanto el documento soporte de pago de nómina electrónica como las notas de ajuste que se deriven se deberán generar y transmitir a la Dian de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por el sujeto obligado (ver artículo 2 de la Resolución 000013 de 2021).
Obligatoriedad de la nómina electrónica
La obligatoriedad de este documento soporte aplica para cada sujeto obligado en los términos del calendario de implementación previsto en el artículo 6 de la Resolución 000013 de 2021, modificado por las resoluciones 000037 y 000063 de 2021, y el plazo especial dispuesto en las resoluciones 000151 de 2021 y 000028 de 2022.
En los documentos soporte en mención, los valores por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo laborado determinado, tales como prestaciones sociales, entre otros, deberán incluirse por el total reconocido (por el pago o el abono en cuenta, lo que suceda primero) en el período gravable que se pretende imputar.
Lo anterior, toda vez que la finalidad de la nómina electrónica es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto de renta e impuestos descontables en IVA de los pagos derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como los pagos a pensionados a cargo del empleador.
Periodicidad del documento soporte
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá generarse de forma mensual, independientemente de que el obligado realice pagos en períodos diferentes.
Por tanto, quien se encuentre obligado a generar dicho documento deberá acumular la información acerca de los conceptos relacionados con las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.
Así, la transmisión del documento soporte deberá efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago (ver artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021).
Es importante no perder de vista que, dado que la norma no aclara la calidad de los días para la transmisión, deben entenderse como días hábiles de conformidad con lo establecido en el artículo 62 de la Ley 4 de 1913.
Obligados a generar y transmitir el documento soporte
De acuerdo con el artículo 4 de la Resolución 000013 de 2021, se encuentran obligados a generar y transmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y por pagos a pensionados que requieran soportar los costos y deducciones e impuestos descontables.
Ahora bien, de acuerdo con lo anterior, son muchos los empleadores a los cuales no les correspondería esta tarea; entre ellos figuran:
Información que debe contener el nuevo documento soporte
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:
Denominación expresa de que es un documento soporte de pago de nómina electrónica.
Apellidos y nombre, o razón social y NIT, de quien se encuentre obligado a generarlo.
Apellidos y nombre y número de identificación del beneficiario del pago.
El código único de documento soporte de nómina electrónica –Cune–.
Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto obligado a generar tal documento.
Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
El valor total de diferencia, que corresponde a la distinción del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido.
Contenido del anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica, establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.
El medio de pago utilizado para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
Fecha y hora de generación.
La firma digital de quien genere el soporte, como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
Apellidos y nombre, o razón social y NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Calendario de implementación permanente
Los nuevos sujetos que deban generar el documento soporte y las respectivas notas de ajuste, que adquieran esta obligación después de la entrada en vigor de la Resolución 000013 de 2021, tendrán un plazo de dos (2) meses, contados a partir de la realización de los pagos derivados de la vinculación laboral, para llevar a cabo el procedimiento de habilitación y proceder con la transmisión de dicho soporte a la administración tributaria.
No olvides que…
De acuerdo con el artículo 1 de la Resolución 000028 de 2022, los sujetos no obligados a expedir factura electrónica que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria (o que tengan pensionados a cargo) que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto de renta debieron realizar la primera generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, y sus notas de ajuste, correspondiente al mes de junio de 2022 dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de julio del mismo año.
Plazo para transmitir las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica
En el caso de la transmisión de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se debe considerar que estas se definen en el numeral 12 del artículo 1 de la Resolución 000013 de 2021 como documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes a la nómina electrónica por errores aritméticos o de contenidos.
Considerando que el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021 dispuso que “la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste debe efectuarse dentro de los 10 primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago”, sin distinguir la transmisión para cada uno de los documentos y, específicamente, sin que se pueda cumplir la finalidad de las notas de ajuste, la Dian aclara que, al tratarse de la posibilidad de corregir un error aritmético o de contenido, dichas correcciones pueden realizarse con posterioridad al mes del cual corresponde el pago o abono en cuenta.
Lo anterior, dado que, de lo contrario, no se cumpliría la finalidad de las notas de ajuste: realizar correcciones una vez validado el documento soporte de pago de nómina electrónica previamente transmitido a la Dian.
Por tanto, la limitación temporal que se impone al empleador obligado a transmitir la nómina electrónica para la validación del documento soporte dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago aplica para el documento soporte de pago de nómina electrónica originario y no para sus notas de ajuste.
Así, deberá atenderse lo explicado por la Dian en el Oficio 914809 de 2021, en el cual se planteó que, toda vez que las notas de ajuste son documentos electrónicos que permiten realizar correcciones al documento soporte de pago de nómina electrónica, una vez el sujeto obligado conozca el error, deberá dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente generar y transmitir para validación la nota de ajuste correspondiente.
Ten en cuenta que…
Al momento de presentar la declaración de renta, el contribuyente deberá contar con los documentos soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables que se pretendan imputar en dicha declaración, los que, a su vez, deben ser congruentes para soportar los valores de las operaciones económicas que se pretendan declarar.
Dichos soportes deberán conservarse por un período mínimo de cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración, expedición o recibo, tal como lo establece el artículo 632 del ET. Es el mismo período durante el cual deberá conservarse el documento soporte de pago de nómina electrónica, tal como lo señala el artículo 23 de la Resolución 000013 de 2021:
Artículo 23. Conservación. Los documentos soportes de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al documento soporte de pago de nómina electrónica, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.
Detalles sobre la habilitación en el sistema informático de la Dian
De acuerdo con el artículo 9 de la Resolución 000013 de 2021, la habilitación es el procedimiento desarrollado en el servicio informático del sistema de facturación en el que se encuentra la funcionalidad de documento soporte de pago de nómina electrónica.
Dicho procedimiento debe realizarse antes de la fecha máxima para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina y sus respectivas notas de ajuste, cuando sea el caso.
Para ello se deberán cumplir las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos que te contamos a detalle en nuestro análisis Nómina electrónica: detalles sobre la habilitación en el sistema informático de la Dian.
En el siguiente video podrás estudiar de primera mano, con el Dr. Hassan Mohamed Taleb, los pasos que deben seguirse para realizar la habilitación en el sistema informático de la Dian:
Al respecto, es importante señalar que, a diferencia de la facturación electrónica, la nómina electrónica no requiere autorización de numeración, dado que la numeración de esta es interna y es designada para emitir este comprobante; este tema es analizado en el siguiente video por el Dr. Diego Guevara:
Generación del documento soporte y las notas de ajuste
La generación del documento soporte es un procedimiento desarrollado una vez sea cumplido el proceso de habilitación. Consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte de pago de nómina electrónica y las respectivas notas de ajuste. Los documentos deberán generarse de manera independiente por cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados por parte del sujeto obligado a implementarlos para posteriormente ser transmitidos a la Dian para su validación.
El documento soporte de pago de nómina electrónica deberá contener como mínimo la siguiente información:Denominación expresa de que es un documento soporte de pago de nómina electrónica.
Apellidos y nombre, o razón social y NIT, del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
Apellidos, nombre y número de identificación del beneficiario del pago.
El Cune.
Número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
Contenido y valores de los conceptos que correspondan al valor devengado de nómina, esto conforme a lo establecido en el anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica.
Contenido y valores de los conceptos que correspondan a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica.
El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
El contenido del anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 de 2021.
El medio de pago utilizado para la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
Fecha y hora de generación.
La firma digital del sujeto obligado a expedir el documento soporte de pago de nómina electrónica de conformidad con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Dian, esto al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
Apellidos y nombre, o razón social y NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.
Nota: la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste se deben elaborar cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad con el anexo técnico.
Notas de ajuste de nómina
Las notas de ajuste de nómina son los documentos mediante los cuales se realizan las respectivas correcciones a la nómina transmitida a la Dian. De esta manera, puede reemplazarse o eliminarse el documento de soporte de pago de nómina electrónica que requiera ajuste.
En el siguiente video el Dr. Diego Guevara analiza detalladamente la situación que se genera cuando hay lugar a una corrección en el documento soporte de nómina electrónica y responde a las preguntas por cómo podrán corregirse, cuál es el plazo para efectuar dichas correcciones y si las correcciones dan origen a algún tipo de sanción?:
Ahora bien, de acuerdo con el artículo 17 de la Resolución 000013 de 2021, cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se deberán generar y transmitir para validación, y deberán contener la siguiente información:Denominación expresa de que es una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
El número y la fecha utilizada para la generación del Cune del documento soporte de pago de nómina electrónica, al cual hace referencia la nota de ajuste según el caso.
Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, esto conforme a lo establecido en el anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica.
Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica.
El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
El Cune.
El tipo de nota de ajuste.
La fecha y hora de generación.
Los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del sujeto que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica.
Los apellidos y nombre, o razón social y NIT, del beneficiario del pago.
La firma digital del sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de pago de nómina electrónica, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Dian, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
El Cune del documento de nómina electrónica que se reemplaza.
Nota: para aquellos eventos donde se haya transmitido un documento por error, no se tendrán en cuenta los numerales 4, 5, 6 y 11 antes señalados.
Código único del documento soporte de pago de nómina electrónica –Cune–
En el proceso de generación del documento soporte, el sistema genera el código único de documento soporte de pago de nómina electrónica –Cune–. Corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento de nómina electrónica. El procedimiento para el cálculo e implementación del Cune y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el respectivo anexo técnico.
Igualmente, con este proceso se generará el Cune correspondiente a las notas de ajustes del documento soporte en mención.
Transmisión del documento soporte para validación por parte de la Dian
El proceso de transmisión del documento soporte es realizado una vez se genera la información relativa a la nómina electrónica, así como las notas de ajuste, según sea el caso.
Lo anterior consiste en transmitir a la Dian uno a uno los documentos soporte de pago de nómina electrónica y sus respectivas notas, de todos y cada uno de los beneficios de los pagos realizados por los contribuyentes obligados a implementar este documento, con el cumplimiento de la totalidad de los requisitos exigidos.
Inconvenientes tecnológicos
Si al momento de la transmisión de la información se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan continuar con el proceso para la respectiva validación por parte de la administración tributaria, el sujeto obligado a remitir esta información deberá transmitir el documento soporte de pago de nómina y las notas de ajuste en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente a aquel en el cual se restablezca el servicio informático del sistema de facturación (ver artículo 13 de la Resolución 000013 de 2021).
El impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Dian se configurará con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación de nómina electrónica (ver página 119 del anexo técnico Documento soporte de pago de nómina electrónica – versión 1.0).
Nota: la validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste al documento soporte se realizará una vez sean transmitidos en el plazo indicado, y así se entenderá cumplido el plazo para el cumplimiento periódico de la transmisión del documento soporte de pago de nómina, establecido en el artículo 8 de la Resolución 000013 de 2021.
No transmitir la nómina electrónica puede acarrear sanción
Es preciso considerar que, si bien inicialmente la norma no contemplaba una sanción específica en caso de que no se cumpliera con la transmisión de la nómina electrónica en las fechas correspondientes para cada grupo, la Ley 2155 de 2021 modificó el artículo 616-1 del ET y en su inciso tercero estableció que no transmitir en debida forma los documentos del sistema de facturación (tal como es el caso del documento soporte de pago de nómina electrónica) dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del ET.
Así mismo, la expedición de los documentos sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción del artículo 652 del ET, y no expedir los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del ET.
Por tanto, en caso de incumplirse la obligación de transmitir a la Dian la nómina electrónica, además de no poder imputarse dentro de la declaración de renta el costo de la nómina no transmitida, también será imputable la sanción del artículo 651 del ET:
Artículo 651. Sanción por no enviar información o enviarla con errores. Las personas y entidades obligadas a suministrar información tributaria, así como aquellas a quienes se les haya solicitado informaciones o pruebas, que no la suministren, que no la suministren dentro del plazo establecido para ello o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en la siguiente sanción:
a. Una multa que no supere quince mil (15.000) UVT, la cual será fijada teniendo en cuenta los siguientes criterios:
b. El cinco por ciento (5 %) de las sumas respecto de las cuales no se suministró la información exigida;
c. El cuatro por ciento (4 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró en forma errónea;
d. El tres por ciento (3 %) de las sumas respecto de las cuales se suministró de forma extemporánea;
e. Cuando no sea posible establecer la base para tasarla o la información no tuviere cuantía, del medio por ciento (0,5 %) de los ingresos netos. Si no existieren ingresos, del medio por ciento (0,5 %) del patrimonio bruto del contribuyente o declarante, correspondiente al año inmediatamente anterior o última declaración del impuesto sobre la renta o de ingresos y patrimonio.
Validación del documento soporte de pago de nómina
Después de la generación y transmisión de la información del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste para cada uno de los beneficiarios de los pagos, la Dian generará un documento electrónico que contendrá la verificación de las reglas de validación de estos documentos. Esto de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos que deberán cumplirse (ver artículos 5 y 17 de la Resolución 000013 de 2021). Dicho documento electrónico tendrá la marca “Documento validado por la Dian” o “Documento rechazado por la Dian”, dependiendo de si la información suministrada cumple las condiciones para su generación, transmisión y validación previstas en el anexo técnico del documento soporte de nómina electrónica.
Una vez el documento soporte y las notas de ajuste cumplan las reglas de validación, la Dian registrará en sus bases de datos el documento electrónico con la marca “Documento validado por la Dian”, y procederá a generar, firmar, almacenar y remitir un mensaje de validación, el cual se enviará al empleador obligado a implementar el documento soporte para su conservación.
Si el documento soporte y las notas de ajuste no cumplen los requisitos para su validación, la Dian remitirá un mensaje con la marca “Documento rechazado por la Dian”, en el cual se indicarán las causas por las que la validación falló; por tanto, el documento no estará validado. En este caso, se deberá solicitar nuevamente la verificación repitiendo el procedimiento correctamente hasta que se asigne el valor de “Documento validado por la Dian”.
Nota: los documentos soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se generen, transmitan y validen deberán conservarse por un período mínimo de cinco (5) años, de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del ET y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 (modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016), garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.
Ten en cuenta que…
La validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste tienen como alcance la verificación de la información y contenido establecidos en los artículos 5 y 17 de la Resolución 000013 de 2021, conforme a lo indicado en el anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica.
La responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación corresponde al sujeto obligado a implementar el documento; así mismo, será responsabilidad del sujeto obligado verificar que se cumplan las demás disposiciones que exigen requisitos para los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria, y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, de acuerdo con lo indicado en el ET y sus normas reglamentarias. Esto sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia conferidas a la Dian.
