En la actualidad, el comité de auditoría ha tomado mayor relevancia dentro del componente estratégico de las organizaciones, pues también ha dejado de ser un ente de uso exclusivo y obligatorio para las empresas financieras que cotizan en bolsa. Por esta razón en este artículo nos proponemos conocer a profundidad qué es el comité de auditoría, cuál es su papel, objetivo, entorno de ejecución y alcance de sus funciones de supervisión, los procesos que involucra y su modo de operación. Asimismo, queremos aclarar el rol de dicho comité y cómo este convive junto con el comité de calidad. Comencemos por entender:
¿Qué es un comité de auditoría?
El comité de auditoría es un órgano gestor independiente a la gerencia general, conformado por al menos tres miembros los cuales son elegidos por la Junta Directiva y/o el Consejo. Su objetivo es contribuir de manera profesional y con un alto sentido de responsabilidad y ética al cumplimiento de objetivos estratégicos de la organización, y asegurar que las prácticas de negocio se den de acuerdo con las políticas establecidas por la junta directiva.
¿Por qué es importante? He aquí 4 razones:Porque constituye un foro de análisis independiente que permite a los directivos conocer otro punto de vista de lo que sucede y reaccionar en consecuencia.
Porque gracias a sus aportes, se puede transformar un enfoque tradicional de auditoría a una actividad de consultoría de alto valor agregado, aprovechando la experiencia y conocimiento de sus miembros.
Porque su existencia da más confiabilidad a nuevos inversionistas y confianza de acreedores y terceros.
Porque se convierte en un motor adicional de la mejora continua de los procesos, como complemento a los aportes que el comité de calidad realiza a través de su ejercicio periódico de auditorías internas. Si el lector hace parte de una entidad pública, le recomiendo leer “6 tips excepcionales de gestión de calidad en administración pública"
¿Cuáles son las principales responsabilidades del Comité de Auditoría?
La responsabilidad primaria del comité de auditoría es respecto de los directivos, a quienes debe asistir en el desarrollo de sus responsabilidades en cuatro áreas principales:
¿Qué beneficios se manifiestan en las empresas que cuentan con un Comité de Auditoría?
Entre tantos, podemos resaltar los siguientes:Se logra un mayor valor de la empresa al atraer inversionistas que buscan invertir en negocios que cuenten con estructuras y prácticas de buen gobierno corporativo dando, de esta manera, seguridad a su inversión.
Contribución al logro de objetivos estratégicos de la organización.
Mejora continua en las distintas áreas del negocio.
A nivel directivo se logra una adecuada comunicación y seguimiento sobre temas de relevancia que interesan a la organización al mantenerse debidamente informado a través del comité de auditoría.
Ahora, cuando una empresa implanta un sistema de gestión de calidad basado en normas ISO, debe formar y disponer, además, de un comité de calidad. ¿En qué consiste? ¿Qué funciones tiene?
El comité de calidad es un órgano gestor de la Calidad que debe ser la referencia en los temas de Calidad para todos, analizar la información asociada al grado de satisfacción de los clientes que reciba, y proponer las acciones necesarias para optimizar el funcionamiento de la organización dentro del espíritu de la mejora continua.
Sus funciones están estrechamente relacionadas con las del comité de auditoría, razón por la cual en el siguiente cuadro las mostramos de forma paralela para ayudar en su comparación:
¿Qué funciones y responsabilidades tienen los miembros de cada Comité?
Comité de Auditoría
Comité de Calidad
Supervisión de la Dirección y de la auditoría interna
Informar a la Dirección del funcionamiento del Sistema implantado, así como de cualquier necesidad de mejora que pudiera contemplarse.
Prevenir la aparición de no conformidades del Sistema de la Calidad, mediante el análisis y exploración de la información según la norma ISO implantada.
Requerir al auditor interno un reporte anual de puntos significativos.
Comunicar por los canales que entienda más adecuados la información relativa a las conclusiones obtenidas en las reuniones del Comité.
Implantar un proceso de control que sustente su entendimiento y monitoreo.
Es responsable de prestar el apoyo operativo para la implantación y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad.
Coordinar los planes anuales de auditorías con el fin de evitar que se traslapen estas actividades en el mismo proceso.
Impulsar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, comprobando que cada persona dispone de los recursos que necesita y que realiza las actividades según lo prescrito.
Dirigir y efectuar el seguimiento de las acciones correctivas, preventivas, de las no conformidades y demás hallazgos que se produzcan.
Gestionar y realizar el seguimiento de los procesos de certificación del Sistema de Gestión de la Calidad, cuando se decida abordarlos.
Proponer a todos los niveles el conocimiento de los requisitos de los clientes y su grado de satisfacción respecto al cumplimiento.
Mantener una supervisión independiente y objetiva.
Examinar cualquier incidencia que suponga mermas en los niveles de Calidad de los servicios prestados por la empresa.
Reconocer que la dinámica de cada compañía es única, no hay un solo modelo para todos.
Representar a la empresa en los procesos de auditorías externas.
Continuamente reforzar y hacer saber a los directivos, como representante que es de los accionistas, la trascendencia e importancia de la opinión y comentarios del auditor externo.
Supervisar los procesos de seguimiento y renovación de acreditaciones emitidas por Organismos competentes, en las Unidades de la empresa que las posean.
Lo anterior pone en evidencia la importancia para las organizaciones de contar con estructuras y mejores prácticas de sus comités, así como el reconocer los beneficios que implica el contar con dos comités preparados para contribuir al cumplimiento de los objetivos estratégicos de cada organización.
Aspectos en común
Hay varios aspectos que podemos señalar y que tienen en común, tanto el comité de auditoría como el comité de calidad, los cuales vamos a detallar a continuación:
Evaluación
Una buena práctica es evaluar cada uno de los comités. Toda evaluación del desempeño y las consiguientes acciones de fortalecimiento del comité de auditoría y de calidad, deberían considerar como mínimo los 5 aspectos siguientes:Composición y calidad.
Comprensión del negocio y de sus riesgos.
Procesos y procedimientos.
Comunicaciones e información.
Controles internos para elaborar informes que apoyen la toma de decisiones.
Principios de Auditoría
Un aspecto que también tienen en común ambos comités, son los principios de la auditoría.
Estos principios deberían ayudar a hacer de la auditoría una herramienta efectiva y confiable para el soporte de las políticas de gestión y controles, al proporcionar información sobre la cual una organización pueda actuar con el fin de mejorar su desempeño. La adherencia a estos principios es un prerrequisito para brindar conclusiones de auditoría que sean relevantes y suficientes para permitir que los auditores que están trabajando independientemente unos de otros, lleguen a conclusiones equivalentes en circunstancias similares.
Estos principios son:
Integridad: El soporte del profesionalismo del auditor.Auditores e individuos que formalizan un programa de auditoría deberían:
Desempeñar su trabajo éticamente, con honestidad y responsabilidad
Solo emprender labores de auditoría si son competentes para hacerlo
Ser sensible a cualquier influencia que pueda llegar a ser ejercida sobre su juicio mientras se lleva a cabo una auditoría.
Imparcialidad: La obligación de notificar con veracidad y exactitud
Los hallazgos, conclusiones e informes de auditoría deberían reflejar con veracidad y exactitud las actividades de auditoría.
Se deberían reportar dificultades significativas encontradas durante la auditoría y las opiniones diferentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. La comunicación debería ser veraz, exacta, objetiva, oportuna, clara y completa.
Un factor importante dentro de la ejecución de la auditoría con el debido cuidado profesional es tener la habilidad de realizar juicios racionales en todas las situaciones de auditoría.
Para organizaciones pequeñas, puede ser difícil que los auditores internos sean completamente independientes de la actividad auditada, pero todo esfuerzo debería realizarse para remover el sesgo y promover la objetividad de manera independiente y sistemática.
Confidencialidad: Seguridad de la información
Los auditores deberían proceder con reserva en el uso y protección de la información adquirida durante el curso de sus deberes. La información de la auditoría no debe ser utilizada inapropiadamente para beneficio personal del auditor o el cliente de auditoría, o para perjudicar de alguna manera los intereses legítimos del auditado. Este concepto incluye el manejo adecuado de información confidencial o sensible.
Enfoque basado en la evidencia
El método racional para lograr conclusiones de auditoría confiables y reproducibles es un proceso sistemático de auditoría. La evidencia de auditoría debería ser verificable. En general se basará en muestras de la información disponible, ya que la auditoría se lleva a cabo en un periodo de tiempo definido y con recursos limitados. Un método apropiado de muestreo debería ser aplicado, ya que está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría.
Enfoque basado en el riesgo: Un enfoque de auditoría que considere riesgos y oportunidades.
El enfoque basado en el riesgo debería afectar sustantivamente la planificación, realización y reporte de las auditorías para asegurar que están enfocadas en asuntos que son significativos para el cliente de la auditoría, y para lograr los objetivos del programa de auditoría.
Gestión de Resultados de la Auditoría
La persona responsable de gestionar el programa de auditoría debería asegurar que las siguientes actividades son realizadas: Evaluación del logro de los objetivos para cada auditoría dentro del programa
Revisión y aprobación de los reportes de auditoría en lo pertinente al cumplimiento del alcance y objetivos de la auditoría
Revisión de la eficacia de las acciones tomadas para direccionar los hallazgos de la auditoría
Distribución de los reportes de auditoría a las partes interesadas relevantes
Determinación de la necesidad de una auditoría de seguimiento
Conclusiones
Hemos visto a lo largo de este artículo, la relevancia estratégica de ambos comités (auditoría y calidad), sus funciones como órganos de control que trabajan en pro de la mejora continua de los procesos, líderes y de las organizaciones; aspectos vitales cuando se va a emprender el camino hacia la adopción de las normas ISO.
Recuerde que cada sistema de gestión es único ya que se adapta a las necesidades de cada organización, y las auditorías permiten mejorar la satisfacción del cliente identificando regularmente las mejoras a sus procesos.
En el mercado existen herramientas que facilitan la administración de la información, el involucramiento de los colaboradores en todos los niveles y la eliminación de actividades de bajo impacto como lo es la administración de los sistemas de gestión manualmente.
